3. Les dossiers

La gestion des dossiers de Maarch Digital Flow couvre l'ensemble du cycle de vie d'un dossier, de sa création à sa clôture, en offrant un environnement structuré, sécurisé et entièrement traçable. Elle permet de créer et d'instruire des dossiers selon des modèles métier, de centraliser toutes les informations utiles (formulaires, relations, règles de gestion, historique, annotations), de piloter leur avancement au travers de transitions adaptées aux droits et au contexte métier, et de disposer d'outils facilitant leur exploitation (export des données, génération de fiches PDF, export des relations, changement de type, suppression ou partage de l'identifiant). Cette approche garantit une gestion homogène des dossiers, améliore la collaboration entre les utilisateurs et assure le respect des processus métier tout au long de leur traitement.

Créer un dossier

A partir de la barre d'outils située à gauche,

effectuer un clic sur le bouton de création

choisir "Dossier" dans le menu affiché

Choisir un type parmi ceux proposés :

Il est possible de filtrer la liste proposée en saisissant un ou plusieurs caractères dans la zone de saisie "Filtrer"

Les type proposés dépendent des droits associés à l'utilisateur.

Si seulement un seul type est autorisé, le formulaire du dossier est directement affiché.

La vue formulaire associé au nouveau dossier est alors affichée :

A ce stade, seul le formulaire d'attributs est présenté.

Il est possible de :

Annuler la création pour retourner à l'écran précédent de choix du type
Renseigner tout ou partie voire aucun des attributs demandés puis d'enregistrer

La vue détaillée du dossier est alors affichée :

Accéder aux dossiers

L'accès aux dossiers se fait par le volet du bureau.

Sélectionner la vue souhaitée dans la liste affichée

La liste des dossiers accessibles à l'utilisateur s'affiche sur la droite. Cette liste dépend du paramétrage de l'application (Vues disponibles)

Double cliquer sur une ligne pour afficher le dossier correspondant.

Il est possible d'ouvrir le dossier dans un nouvel onglet du navigateur en effectuant un clic droit sur la ligne.

Instruire un dossier

La fiche du dossier propose un certain nombre d'outils de gestion et donne accès à l'ensemble des informations du dossier via le regroupement d'informations dans des interfaces dédiées. Enfin, en fonction de règles propres à son instruction, la fiche du dossier permet de faire avancer un circuit de transition défini par le métier.

Les propriétés du dossier

Les outils du dossier

Changer le type de dossier

Selon l'état du cycle de vie, il est possible de changer le type du dossier :

Cliquer sur le bouton du type actuel.

Choisir un type parmi ceux proposés :

Il est possible de filtrer la liste proposée en saisissant un ou plusieurs caractères dans la zone de saisie "Filtrer"

En fonction du choix, un nouveau formulaire d'attributs correspondant au type choisi sera affiché.

Si l'utilisateur n'a accès qu'à un seul type de dossier, cette fonction est sans effet.

Exporter les données

Accéder au menu d'exportation du dossier :

Télécharger les données

Télécharge localement sous forme de fichier compressé contenant :

la fiche de circulation du dossier en PDF
les fichiers des documents liés via une relation dans leur format d'origine

Extrait exemple de fiche de circulation d'un dossier :

Télécharger structure et données

Télécharge localement sous forme de fichier compressé contenant :

la structure du dossier au format Json
la structure et les fichiers des documents liés via une relation dans leur format d'origine

Exemple partiel de structure d'un dossier

{
    "entryType": {
        "createdAt": "2025-01-02T16:52:41+00:00",
        "updatedAt": null,
        "displayName": "Dossier RH",
        "description": "Dossier RH",
        "identifier": "dossier_rh"
    },
    "createdAt": "2025-03-17T11:16:30+00:00",
    "updatedAt": null,
    "attributes": {
        "dossier_rh": {
            "poste": {
                "mutuelle": "Employeur"
            },
            "collaborateur": {
                "nom": "BLIER",
                "prenom": "Bernard"
            }
        }
    },
    "completeness": {
        "complete": false,
        "errors": [
            "The required properties (typecontrat) are missing",
            "Expected between 1 and 1 occurrences for relationship's constraint contrat, 0 received"
        ]
    },
    "displayName": "Dossier RH du 17/03/2025",

Exporter les relations

Propose de sélectionner les éléments à exporter en parcourant les dossiers et documents liés. génère un fichier compressé au format "zip" avec l'ensemble des éléments sélectionnés.

Télécharger la fiche de liaison

Télécharge localement une fiche récapitulative des informations du dossier au format PDF (Fiche de circulation)

Supprimer le dossier

Sous réserve des droits de l'utilisateur et du cycle de vie courant, permet la suppression physique du dossier.

Une confirmation est requise.

Copier l'identifiant du dossier

Copie l'identifiant unique du dossier dans le presse-papiers local.

Cet identifiant pourra être utilisé pour lier la ressource via une relation.

Exemple d'identifiant unique :

fadf08bb-8cc3-436a-b341-4fa346ea16a1

Les transitions du dossier

Le pied de page du dossier propose sous forme de bouton, les actions de l'utilisateur possibles en fonction de l'état du dossier :

Les actions proposées peuvent dépendre indépendamment :

du cycle de vie paramétré pour le dossier (actions de transitions possibles en fonction d'un état)
saisie des informations requises du formulaire
affectation des relations requises pour la transition
des droits de l'utilisateur à effectuer une action

Exemple de bouton d'action proposant 2 actions sur le dossier

L'accès aux autres actions possibles est opérée par un clic sur l'icone "flèche" à droite du bouton.

Dans certains cas, une icone d'attention orange signale à l'utilisateur que d'autres actions sont potentiellement possibles mais non proposées à ce stade. La raison est visible en positionnant le curseur de la souris sur l'icone.

Pour effectuer l'action de transition choisie, cliquer sur son nom dans la liste proposée.

Une demande de confirmation est affichée :

Cliquer sur "Valider" pour effectuer l'action
Cliquer sur "Annuler" pour revenir au dossier

Il est possible de renseigner une annotation sur le dossier avant de valider.

Dans l'exemple, une annotation est obligatoire avant de pouvoir valider (selon le paramétrage)