Gestion des types de documents numériques
Le type de document numérique permet d'indiquer la nature du contenu d'information et les règles métier applicables à un ensemble de documents appartenant à une même catégorie, du point de vue des traitements métier qui en sont à l'origine dans lesquels ils sont utilisés.
Par exemple, on pourra créer des types pour les factures d'achat, les bulletins de salaire, les contrats ou encore les courriers.
Dans Maarch Digital Flow, les types de documents numériques sont gérées par l'administrateur. Ces définitions sont ensuite utilisées à l'enregistrement des documents pour les qualifier.
Accès aux types de documents
La section Types de document de l'administration permet de créer et gérer les types. L'administrateur habilité l'utilise pour lister les types existants, les gérer et en ajouter de nouveaux.
La liste des types de document présente en tableau les informations suivantes :
| Attribut | Triable | Filtrable |
|---|---|---|
| Date de création | Oui | - |
| identifiant | Oui | Oui |
| Nom | Oui | Oui |
Cette liste peut-être triée.
Cliquer sur l'en-tête de la colonne pour un tri ascendant. Cliquer à nouveau pour un tri descendant.
Cette liste peut être filtrée selon différents critères.
Il suffit de cliquer sur le filtre voulu et de saisir tout ou partie du texte recherché.
Cette liste peut-être exportée au format CSV.
Double cliquer sur une ligne pour en afficher le détail.
Cliquer sur l'action "Ajouter un type de document" pour créer un nouveau type.
Propriétés des types de documents
| Champ | Type | Description |
|---|---|---|
| Identifiant | texte |
Le nom utilisé par le système pour identifier le type de document. Il ne peut être changé quand le type de document est en cours d'utilisation |
| Libellé | texte |
Le nom affiché aux utilisateurs lorsqu'ils utilisent le type de document |
| Description | texte |
Description du type de document |
| RGPD - Données personnelles ou sensibles | booléen |
Indique si le contenu numérique est susceptible de contenir des données à caractère personnel ou sensible, afin d'adapter la gestion par le système |
| Types de fichiers associés | liste à choix multiples |
Liste des types "MIME" autorisés au versement. Sy aucun type n'est spécifié, tous les types sont autorisés. |
| Modèle d'attributs | identifiant |
Le modèle d'attributs utilisé pour les métadonnées des contenus numériques |
| Modèle de transitions | identifiant |
Le modèle de circuit utilisé pour les contenus numériques. |
| Modèle de relations | identifiant |
Le modèle décrivant les relations du document numérique avec d'autres entités. |
| Bibliothèque(s) de modèles associée(s) | liste à choix multiples |
Choix du ou des modèles téléchargeables par les utilisateurs lors d'un versement |
| Politique de stockage | liste à choix unique |
La politique de stockage applicable au contenu numérique pour la gestion de son stockage au cours de son cycle de vie |
| DUA | Durée d'utilité administrative | |
| Politique à appliquer | liste à choix unique |
La politique de conservation applicable au document numérique, fournissant une durée d'utilité administrative |
| Date de démarrage | mot-clé |
L'identification d'une information dans les propriétés ou les métadonnées des documents numérique, qui fournit une date de départ pour le calcul de l'échéance de la DUA |
| DLT | Date limite de traitement | |
| Politique à appliquer | liste à choix unique |
La politique de de traitement applicable au document numérique dans le cadre de la mesure de qualité de service. |
| Date de démarrage | mot-clé |
L'identification d'une information dans les propriétés ou les métadonnées des documents numérique, qui fournit une date de départ pour le calcul de l'échéance de la DLT |
Indexation
Paramètres d'indexation pour la recherche
Il est possible d'indiquer au système de prendre en compte lors de l'indexation :
-
les données d'un document de ce type (selon le modèle d'attribut)
-
le contenu texte si présent dans le fichier versé (indexation du contenu en texte intégral)
Historique
Liste des évènements ayant affecté le type
Infos
Présente les informations système du type de document