Introduction Glossaire Guide utilisateur Guide administrateur fonctionnel Gestion des utilisateurs Interfaces de gestion Ajouter un compte utilisateur Gestion des absences Gestion des accès aux corbeilles des groupes secondaires Gestion des groupes Plan de classement Historique Gestion des statuts Gestion des actions Mise à jour des statuts des courriers Gestion des priorités Gestion des contacts Gestion des espaces de stockage Gestion des bannettes Gestion des entités Gestion des modèles de documents Gestion des modèles d'envois postaux Gestion des notifications Gestion des états et éditions Gestion des paramètres Gestion du serveur E-mail Gestion des mots-clés Gestion du plan de classement organisationnel Gestion des natures Configuration de la génération des imagettes Trucs et astuces Gestion des sécurités Guide administrateur technique

Gestion des bannettes

Accès à la gestion des bannettes

Menu Administration	Bouton bannette

Les bannettes sont utiles pour les workflows

Une bannette est une structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, en cours de visa ...).

La bannette électronique est l'équivalent de la bannette papier ou "bannette" présente dans toute organisation qui réceptionne, expédie, et transmet en interne des documents papiers.


	Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.

La bannette se comporte comme une vue sur la collection. Elle liste un ensemble de documents filtrés grâce à une clause de bannette.

Cette clause est appelée vue sur la table.

Exemple de clause :
status = 'VAL' and type_id = 11

Une fois la bannette définie, il faut affecter celle-ci à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs, et pour chaque paire (groupe-bannette), définir une liste d'actions associées. Les actions seront disponibles depuis la bannette définie.

Le principe d'une bannette est d'exécuter divers changements sur les documents numérisés (statut, service destinataire, etc.) et ainsi de pouvoir définir un workflow documentaire.

Création d'une bannette

Les métadonnées permettant de créer une bannette :

Requis	Intitulé rubrique	Donnée
	collection	saisir collection des courriers
	identifiant	identifiant de la bannette
	libellé	libellé de la bannette, apparaitra sur la page d'accueil des utilisateurs
	description	description de la bannette
	vue sur la table	requête sql permettant de filtrer la vue sur la tables des courriers

| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | | | On peut définir une bannette uniquement pour la recherche. La bannette de recherche n'est pas visible dans la liste des bannettes d'un utilisateur. Elle permet d'étendre le périmètre de visibilité sur les documents (dans les pages de recherche). | | | On peut définir une bannette de dossier. Elle permet de faire un filtre sur les dossiers (peu utilisé dans un cas classique de gestion de courrier). | | | On peut également définir si la bannette créée fait parti des bannettes dont le nouveau contenu est notifié automatiquement aux utilisateurs |

Comment paramétrer la vue sur la table

La vue sur la table constitue la fin de la requête SQL exécutée sur la table des courriers, c'est la clause where. Il est possible d'utiliser des mots clés afin d'aider au paramétrage de cette requête.

Voici un tableau faisant un récapitulatif de tous les mots clés utilisables :

Mots clés	Descriptions
@user	id de l'utilisateur connecté
@email	email de l'utilisateur connecté
@my_entities	toutes les entités rattachées à l'utilisateur connecté. N'inclue pas les sous-entités
@my_primary_entity	entité primaire de l'utilisateur connecté
@subentities[('entity_1',...,'entity_n')]	sous-entités de la liste d'argument, qui peut aussi être @my_entities ou @my_primary_entity
@parent_entity['entity_id']	entité parente de l'entité en argument
@sisters_entities['entity_id']	toutes les entités du même niveau que l'entité en argument
@entity_type['type']	toutes les entités du type mis en argument
@all_entities	toutes les entités (actives)
@immediate_children['entity_1',..., 'entity_id']	sous-entités immédiates (n-1) des entités données en argument
@ancestor_entities['entity_id']	entités ancètres de l'entité donnée en argument jusqu'à la profondeur demandée en second argument (ou la racine si aucun argument 2 fourni)

Exemple dans la définition de la sécurité d'un groupe (where clause) : accès sur les ressources concernant le service d'appartenance principal de l'utilisateur connecté, ou les sous-services de ce service.

where_clause : (DESTINATION = @my_primary_entity or DESTINATION in (@subentities[@my_primary_entity]))

Comment paramétrer les actions

| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | | | Pour les actions possédant le mot-clé "Indexation" il est possible de définir l'ordre d'apparition des statuts à attribuer au document dans la liste sur la page d'indexation : | | | Il est possible de définir plusieurs action pour la bannette d'indéxation. Attention toutefois, seules les actions définies avec l'action système "Confirmation simple" seront focntionnelles.

Paramétrer la liste de résultats

La liste de résulats est configurable par bannette et par groupe via l'administation des bannettes.

Vous pourrez choisir les données à afficher dans la ligne d'informations secondaires (ligne bleue). Les données de la ligne principale, telles que le numéro chrono, l'objet et les boutons d'actions ne peuvent pas être modifiés.

Un maximum de 7 élements peuvent être affichés à la fois.

Liste des informations disponibles
Priorité
Catégorie
Type de courrier
Attributaire
Destinataire
Expéditeur
Date de création - Date limite de traitement
Circuit de visa
Signataire(s)
Date de mise à jour
Date limite d'envoi des avis
Nombre d'avis donnés

En conclusion

Une bannette est défini comme suit :

La bannette filtre les documents grâce à la vue sur la table que l'on a défini.
La bannette est associée à un groupe utilisateur

Pour chaque groupe, la bannette est caractérisée par :

une liste de résultats
une action par défaut (avec d’autres actions supplémentaires)


	L'action par défaut est celle effectuée en premier plan. Lorsque je clique sur une ligne de la liste de résultat de la bannette, je déclenche l'action par défaut. (Les actions supplémentaires sont soit disponibles dans la liste de résultats, soit disponibles dans la page déclenchée par l'action par défaut.)

Documentation Maarch Courrier