Gérer les adresses
| Accès à la gestion des adresses | ||
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| Menu Administration | Bouton contacts | Bouton gérer des adreseses |
Ce gestionnaire permet d'ajouter des nouvelles adresses pour un contact.
Tout contact est associé à une ou plusieurs adresses. Seuls les contacts possédant des adresses sont accessibles.
Lors de la validation d'un contact l'écran ci-dessous apparaît.
Les métadonnées à saisir
Les métadonnées permettant de paramétrer une adresse :
| Requis | Intitulé rubrique | Donnée |
|---|---|---|
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dénomination | dénomination de l'adresse |
| service | service associé à l'adresse | |
| civilité | civilité de la personne associée à l'adresse | |
| nom | nom de la personne associée à l'adresse | |
| prénom | prénom de la personne associée à l'adresse | |
| fonction | fonction de la personne associée à l'adresse | |
| étage,burea, porte | précisions sur l'adresse | |
| n° | numéro de la voie | |
| voie | nom de voie | |
| complément | complément de description de la voie | |
| code postal | code postal, si remplie manuellement, remplie automatiquement la ville. Assisté par autocomplétion | |
| ville | ville, si remplie manuellement, remplie automatiquement le code postal. Assisté par autocomplétion | |
| pays | pays | |
| téléphone | téléphone | |
| courriel | courriel, peut être très utile pour identifier de façon unique un contact | |
| site internet | site internet | |
| informations complémentaires | informations complémentaires | |
| coordonnées confidentielles | coordonnées confidentielles | |
| formules de politesse | formules de politesse utiles dans les modèles de courrier |
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La dénomination est obligatoire pour la création d'une adresse de contact |
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Lorsque qu'une fiche est déclarée confidentielle, seule la personne qui a créé le contact pourra avoir accès à la fiche contact (notion de propriétaire). Les champs désignants l'adresse postale, téléphone et l'adresse mail seront cachés lors de la consultation du contact |
Cette méthode de gestion de contact permet d'avoir une ou plusieurs adresses pour un contact.
Un contact ne sera accessible dans les pages d'indexation que s'il possède au moins une adresse.
Après avoir créé un contact, il faut s'assurer que ce contact possède une adresse.
A la suppression d'un contact ou d'une adresse du contact, vous devez réaffecter les documents attribués à ce contact.
Il est possible, si on le souhaite d'exporter la liste des contacts depuis la liste des contacts.