Introduction Glossaire Guide utilisateur Guide administrateur fonctionnel Administration des entités Administration des groupes Administration des sécurités Administration des utilisateurs Administration des statuts Administration des actions Numéros Chronologiques Administration des bannettes Administration des typologies de courriers Administration des modèles de documents Administration des priorités Administration de la Lecture automatique de document (LAD) Administration des modèles d'enregistrement Administration des contacts Administrer les champs personnalisés Administrer les paramètres Administrer les groupements Administrer les doublons Exporter les contacts Importer des contacts Administration des types de pièces jointes Administration des notifications Administration des méthodes de connexion Administration du serveur d'envoi de courriel (SMTP) Administration des signatures de courriel d'organisation Administration des mots-clés Administration des modèles de circuits publics Administration de la recherche Administration des modèles d'envois postaux dématérialisés Administration des paramètres Administration des dossiers Administration du connecteur Alfresco Administration du connecteur Multigest Administration des bordereaux de recommandés Accès à l'historique Administration de zones de stockage Changement de statut de courrier Trucs et astuces Guide administrateur technique

Administration des contacts

Accès à l'administration des contacts
Icone Administration icone contacts
Menu Administration Bouton contacts

L'administration des contacts permet de gérer :

Administration de la liste des contacts

Cette liste, outre les fonctionnalités standard des listes sur Maarch Courrier, permet de :

  • de suspendre un contact (ne sera plus visible de l'organisation pour la complétion)
  • de supprimer un contact
  • de fusionner des contacts à partir d'une sélection (Menu contextuel bouton droit)
  • de créer des groupements de correspondants à partir d'une sélection (Menu contextuel bouton droit)
  • d'associer à un groupement de correspondants existant (Menu contextuel bouton droit)
  • d'ajouter un contact (volet gauche)

Ajout d'un contact

écran d'ajout d'un contact

  • les champs obligatoires sont suivis d'un astérisque

  • la pastille de couleur indique que le champ est pris en compte dans les critères de complétude

  • le bouton "Plus d'informations" permet d'ajouter des champs disponibles qui n'apparaissent pas (dont les champs personnalisés) c'est à dire ceux qui ne sont pas définis comme obligatoires ou qui ne font pas partie des critères de complétude souhaités

    Ces éléments sont définis dans l'écran de Paramétrage des contacts.

  • la zone adresse permet la localisation de l'adresse dans la Base Adresse Nationale (si paramétrée) ou bien de la saisir manuellement en y ajoutant des données comme un point de remise ou un complément d'acheminement ("Plus d'informations / Adresse")

Suppression d'un contact lié à un courrier

Si le contact à supprimer est lié à un ou plusieurs courriers, il est possible de :

  • supprimer le contact sans en substituer un autre
  • substituer un contact différent partout où ce contact est référencé

Le choix de réaffectation du courrier propose une liste d'autocomplétion par recherche sur les critères définis dans le "paramétrage des contacts".

Confidentialité d'un contact

Lors de la création, ou la modification, il est possible de rendre les données d'un contact confidentielles.

En activant cette fonction, seules les personnes des groupes ayant le privilège d'administration des contacts ou le privilège de visualisation des données personnelles auront accès aux données de ces contacts. Les données personnelles sont les suivantes :

  • Informations liées à l'adresse postale
  • Adresse Email
  • Numéro de téléphone

PS : Dans la version Maarch Courrier 24.6, la fusion des métadonnées dans les modèles de document, l'envoi de document via Maileva et potentiellement d'autres connecteurs ne sont pas couverts par cette restriction.

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