Administration des groupes
Le groupe permet d'associer des interfaces, des privilèges et des bannettes à un utilisateur.
Un utilisateur peut être membre de plusieurs groupes fonctionnels
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| Menu Administration | Bouton Groupes |
exemple de liste des groupes fonctionnels
A partir de cet écran, il est possible de :
- ajouter un nouveau groupe
- éditer un groupe existant
- supprimer un groupe existant
Ajouter un groupe
Cliquer sur le bouton "Ajouter" du panneau de gauche.
Ecran de création d'un groupe
Les paramètres d'un groupe sont :
| Requis | Intitulé rubrique | Donnée |
|---|---|---|
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identifiant | identifiant du groupe (sans espaces) |
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Libellé | Nom du groupe dans les différentes interfaces |
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description | description du groupe |
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Périmètre documentaire | Périmètre de visibilité des documents du groupe. Permet de restreindre le périmètre documentaire d'un groupe en insérant une clause. exemple : destination in (@my_entities, @subentities[@my_primary_entity]) |
Pour enregistrer les modifications, cliquer sur "enregistrer"
A l'issu de l'enregistrement, de nouveaux onglets sont maintenant disponibles pour poursuivre le paramétrage.
Les privilèges du groupe
Permet d'attribuer des interfaces et des privilèges à un groupe fonctionnel d'utilisateurs
L'onglet "Privilège" se décompose lui même en 3 onglets
Accès aux Menus
Active les menus disponibles pour le groupe
Menu dans l'interface utilisateur
Menu ouvert dans l'interface utilisateur
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Nom | Fonction |
|---|---|---|
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Administration | Interface. le menu "administration" est affiché |
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Recherche d'un courrier | Interface. le menu "Recherche" est affiché |
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Envoyer et enregistrer un pli numérique | Interface. le menu "Envoyer et enregistrer un pli numérique" est affiché |
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Impression des séparateurs | interface. le menu "Impression de séparateurs" est affiché. (Séparateurs par entités pour les flux de numérisation) |
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Réception de AR | Interface de réception des AR (spécifique bordereaux de recommandés) |
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Importer des recommandés en masse | Interface d'importation de bordereaux de recommandés en masse (spécifique bordereaux de recommandés) |
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Créer une nouvelle instance | Autorise la création d'une nouvelle instance de Maarch Courrier |
Accès aux Droits d'administration
Permet d'accéder à l'administration de la fonctionnalité via le menu d'administration.
Si activé, la fonctionnalité sera administrable par les membres du groupe via l'écran "Administration"
Cas particulier de l'administration des utilisateurs
Afin d'éviter que certains utilisateurs appartenant à des groupes d'administration, puissent s'arroger des privilèges et étendre leurs droits abusivement, il est possible, en cliquant sur l'engrenage, d'interdire au groupe la possibilité d'affecter les utilisateurs à certains groupes. (ou de s'affecter eux-mêmes)
IMPORTANT : le droit d'administration des groupes ne doit pas être activé pour le groupe que l'on souhaite limiter sous peine de rendre inopérante cette limitation.
Décocher les groupes non affectables par le groupe paramétré.
Fermer le panneau en cliquant à nouveau sur l'engrenage.
Accès aux Fonctionnalités
Regroupées par thèmes, les fonctionnalités permettent d'étendre ou de restreindre les interactions du groupe en fonction de leur rôle dans l'organisation.
Un filtre de recherche propose de localiser rapidement la fonctionnalité souhaitée.
Application
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Activer l'assistant IA à la rédaction | Affiche l'assistant IA en fiche de traitement du courrier (visible uniquement si le module IA est déployé, masqué sinon) |
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Ajouter/supprimer des correspondants dans les groupements partagés depuis le profil | Pouvoir modifier la liste des contacts associés à un groupement de contact partagé à une entité de l'utilisateur |
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Ajouter/supprimer des liaisons à un courrier | Pouvoir lier des courriers, supprimer des liaisons |
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Créer et supprimer des modèles d'enregistrement publics depuis le formulaire de métadonnées | Pouvoir créer et supprimer des modèles d'enregistrement du courrier partagés avec toute l'organisation depuis le formulaire (indexation courrier et informations courrier ) |
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Consulter les courriers hors périmètre dans les dossiers et courriers suivis | Pouvoir consulter les données d'un courrier hors périmètre si ce courrier est suivi par l'utilisateur ou présent dans un dossier partagé auquel l'utilisateur à accès |
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Créer des contacts | Pouvoir créer de nouveaux contacts (destinataires et expéditeurs) |
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Créer des mots-clés depuis les pages d'actions | Ajouter de nouveaux mots-clés (thésaurus) |
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Mettre à jour les contacts | Mettre à jour des contacts existants (ajouts / modification d'informations) |
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Imprimer le dossier complet | Télécharger le dossier complet d'un courrier (dossier d'impression) |
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Afficher les informations techniques du courrier | Accès à la fenêtre d'affichage des informations techniques du courrier |
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Voir les courriers annotés | Pouvoir voir les courriers principaux annotés dans le parapheur externe Maarch Parapheur (type "NOTE") |
Circuit d'avis
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Donner son avis (parallèle et séquentiel) | Pouvoir être inclus dans des circuits d'avis |
|---|---|---|
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Configuration du circuit d'avis | Pouvoir créer et modifier un circuit d'avis |
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Configuration du circuit d'avis depuis la fiche détaillée | Pouvoir modifier le circuit d'avis à partir de la fiche détaillée |
Circuit de visa
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Configuration du circuit de visa | Créer / Modifier un circuit de visa |
|---|---|---|
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Configuration du circuit de visa depuis la fiche détaillée | Créer / Modifier un circuit de visa depuis la fiche détaillée du courrier |
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Télécharger le faisceau de preuves | Pouvoir télécharger le faisceau de preuves (pdf) associé à un document signé (Parapheur électronique intégré) |
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Modifier le viseur en cours depuis le parapheur | Pouvoir substituer le viseur dont c'est le tour par un autre viseur |
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Signer les documents | Les utilisateurs du groupe peuvent être affectés au rôle de signataire dans une circuit de visa |
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Viser les documents | Les utilisateurs du groupe peuvent être affectés au rôle de viseur dans un circuit de visa |
Courriers
| Permissions d'accès aux courriers | |
|---|---|
| Visualisation seulement | Accèder au courrier en lecture seule |
| Modification | Modifier les éléments du courrier |
| Modification sauf en circuit de visa | Modifier les éléments du courrier, lecture seule sur un courrier présent dans un processus de visa / signature |
Cycle de vie
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Geler la durée d'utilité courante d'un document | Sortir un courrier du traitement lié à sa DUC (durée d'utilité courante) |
|---|---|---|
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Définir l'engagement d'un document | Définir un document comme "engageant" (Sort DUC spécifique), "non engageant" (Sort DUC spécifique) au aucun (Sort DUC fonction de la typologie) |
Envoi de courriels
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Envoi de courriels | Création de courriels |
|---|---|---|
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Utiliser les courriels de ses services en tant qu'expéditeur | Choix de l'expéditeur parmi les adresses des services de rattachement |
Historique
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Voir l'historique des actions sur le courrier | Visualise uniquement les actions effectuées sur le courrier |
|---|---|---|
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Voir l'historique complet du courrier | Visualise tout l'historique du courrier |
Liste de diffusion
Modification de la liste de diffusion en fonction du contexte du courrier
| Enregistrement de courrier | Contexte nouveau courrier |
|---|---|
| Aucun rôle | Aucune modification de la liste de diffusion par défaut |
| Tous les rôles | Modification de tous les rôles autorisée |
| Rôle(s) hors attributaire | Modification de tous les rôles sauf celui de l'attributaire du courrier |
| Fiche de traitement | Contexte courrier en traitement (actions disponibles) |
| Aucun rôle | Aucune modification de la liste de diffusion |
| Tous les rôles | Modification de tous les rôles autorisée |
| Rôle(s) hors attributaire | Modification de tous les rôles sauf celui de l'attributaire du courrier |
| Fiche détaillée | Contexte Informations du courrier (pas d'action) |
| Aucun rôle | Aucune modification de la liste de diffusion |
| Tous les rôles | Modification de tous les rôles autorisée |
| Rôle(s) hors attributaire | Modification de tous les rôles sauf celui de l'attributaire du courrier |
Pièces jointes
| Permissions d'accès aux pièces jointes | |
|---|---|
| Visualisation seulement | Pouvoir lire seulement |
| Modification | Pouvoir modifier |
| Modification et suppression | Pouvoir modifier et supprimer |
| Modification sauf en circuit de visa | Pouvoir modifier sauf si le courrier est dans un processus de visa / signature |
| Modification et suppression sauf en circuit de visa | Pouvoir modifier et supprimer sauf si le courrier est dans un processus de visa / signature |
Les privilèges de modification et de suppression ne s'appliquent pas au propriétaire du document, sauf dans le cas du circuit du visa.
Vie privée et sécurité
| Les données personnelles de l'utilisateur sont | Avoir un privilège d'administration des utilisateurs |
|---|---|
| Non visibles | L'administrateur n'a pas d'accès à ces données |
| Consultables | L'administrateur peut lire ces données |
| Consultables et modifiables | L'administrateur peut modifier ces données |
Les données concernées sont : Mot de passe, Téléphone, Griffes et signatures emails
Enregistrement de courrier
L'onglet permet d'activer la possibilité d'enregistrer du courrier au groupe.
Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée.
Un fois activée, plusieurs options sont paramétrables :
Les actions disponibles à l'enregistrement
Ces actions seront proposées aux utilisateurs du groupe au moment de l'ajout d'un courrier (page d'indexation)
IMPORTANT : seules certains types d'action sont disponibles en fonction de leur paramétrage (action système)
Les actions disponibles sont seulement celles définies avec le paramètre Action système : "Confirmation simple", "Sans confirmation", "Envoyer pour visa", "Clôturer un courrier" et les actions pour enregistrer un recommandé
Il est possible de :
- rechercher une action à l'aide de la zone de filtre
- ajouter une action en cliquant sur la liste proposée
- déplacer une action par cliquer-déplacer pour en modifier l'ordre d'apparition
- supprimer une action disponible
Les entités traitantes autorisées
Lors de l'enregistrement de courrier, l'utilisateur ne pourra attribuer le courrier qu'aux entités sélectionnées.
- Multi sélection par clic sur les entités
- Mots-clés
Les utilisateurs associés
L'onglet présente la liste des membres du groupes et permet d'y associer directement des utilisateurs.
La zone de recherche des utilisateurs nécessite la saisie d'au moins 3 caractères.
La dissociation d'un utilisateur n'est possible qu'à partir de l'administration des utilisateurs
Les bannettes associées
L'onglet présente la liste des bannettes associées au groupe.
En cliquant sur un bannette, on accède directement à l'administration de la bannette.
L'ajout de bannette à un groupe se fait exclusivement via l'administration des bannettes
Supprimer un groupe
A partir de la liste des groupes, il est possible de supprimer un groupe en cliquant sur l'icone de suppression.
Il vous est proposé alors de réaffecter les utilisateurs à un autre groupe ou à aucun groupe.
Rappel : un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes fonctionnels
