Glossaire

Utilisateur

	Entité

Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel, et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine.

Elle correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière, éducation...).

Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou plusieurs entités secondaires )

L'entité régit le périmètre documentaire accessible des utilisateurs.

	Groupes

Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation indifféremment des entités auxquels ils appartiennent.

Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent...

Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs. (menus, privilèges)

	Courriers et documents

Élément central d'une GEC, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnée textuelle qui le définit.

On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Courrier :

• Les courriers arrivés

Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation

• Les courriers départs

Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation

• Les courriers internes

Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation

• Les documents GED

Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.

• Les recommandés

Il s'agit de la gestion de bordereaux d'envoi de recommandés

	Bannette électronique

Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...) et d'autres critères paramétrables (clauses de bannettes)

La bannette électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier.

Chaque groupe utilisateur possède une liste de bannettes.

Les bannettes disponibles dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur.

	Plan de classement (Typologie documentaire)

Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).

Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le système.

Dans Maarch Courrier, il convient de modéliser l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document.

Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA, SVR) et des règles d'archivage. (Conservation, sort final)

Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier :

	Dossiers

Un dossier est un regroupement fonctionnel de documents ayant un point commun (objet, affaire, sujet abordé). Un dossier à une relation d'affiliation avec un autre dossier. On peut ainsi construire une arborescence de dossiers.

Un document peut être rattaché à un ou plusieurs dossiers depuis les bannettes.