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Paramétrage des bordereaux de recommandés

Actions de menus

Les bordereaux de recommandés disposent de menus d'actions qui leur sont propres et n'apparaissent que si elles sont activées pour le groupe de l'utilisateur.

Ces actions sont à positionner par un administrateur fonctionnel dans l'administration des groupes / Privilèges / Menus.

Ces actions positionnent automatiquement un statut sur le bordereau qui est défini dans l'administration des paramètres de l'application. (Voir administration des bordereaux de recommandés)

  • Actions d'enregistrement des accusés de réception (AR)

  • Actions d'importations en masse de bordereaux

L'utilisateur pourra ainsi accéder à ces fonctionnalités depuis le menu situé en en-tête de l'interface, à coté de son icone de profil.

A. Enregistrer des accusés de réception

Interface d'enregistrement des accusés de réception

Indiquer le type de retour parmi :

  • recommandé distribué

  • recommandé non distribué

Recommandés distribués

Saisir le numéro de recommandé dans le champ "Numéro de recommandé"

Ce champ est optimisé pour la saisie rapide au moyen d'une douchette de lecture des codes à barres figurant sur les avis

Il est possible de saisir manuellement ou par copier/coller

Après saisie, le bordereau est marqué comme distribué avec la date du jour de réception.

Il est possible en cas d'erreur de saisie, d'annuler l'opération de réception.

Recommandés non distribués

Indiquer un motif de retour obligatoire (un motif "Autre" permet une saisie manuelle)

Saisir le numéro de recommandé dans le champ "Numéro de recommandé"

Ce champ est optimisé pour la saisie rapide au moyen d'une douchette de lecture des codes à barres figurant sur les avis

Il est possible de saisir manuellement ou par copier/coller

Après saisie, le bordereau est marqué comme non distribué avec la date du jour de réception et le motif de non distribution.

Il est possible en cas d'erreur de saisie, d'annuler l'opération de réception.

B. Importer des bordereaux en masse

Interface d'importation en masse de bordereaux de recommandés

Format attendu du fichier CSV

séparateurs point-virgule, encodage UTF-8

Bien que l'interface permette la réaffectation des champs par l'utilisateur, l'importation sera facilitée si cette matrice est respectée, Maarch Courrier opérant alors une correspondance automatique des colonnes.

En-têtes fichier CSV pour reconnaissance automatique
Sensible à la casse
Organisation
Civilité
Prénom
Nom
Service
Point de remise
Numéro de rue
Voie
Complément d'acheminement
Code postal
Ville
Référence

Le fichier doit comporter des envois relatifs à des bordereaux de mêmes types et options, réglables lors de l'importation.

exemple d'importation de fichier CSV de 2 lignes

  1. Indiquer si une ligne d'en-tête est présente dans le fichier importé
  2. Vérifier le modèle d'enregistrement qui sera utilisé par l'application pour l'importation

  3. Renseigner ou modifier le cas échéant les colonnes relatives aux options disponibles, qui s'appliquent à l'ensemble des bordereaux importés.

  4. Lettre (oui / non)

  5. Date de départ
  6. Type de recommandé
  7. Niveau de Garantie

  8. Site émetteur

  9. Cliquer sur valider

Si l'importation s'est déroulée sans erreurs (messages informatifs) les bordereaux sont créés avec le statut défini par l'administrateur dans les paramètres de l'application.

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