Administration des modèles d'enregistrement

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Les modèles d'enregistrement de courriers permettent de mettre à disposition des utilisateurs des modèles prédéfinis comportant les données nécessaires à la qualification d'un type de document: courrier départ, courrier arrivé, factures, note interne.....

Liste des actions disponibles

Il est possible à partir de cet écran de :

• Rechercher un modèle (Filtre)
• Suspendre un modèle (n'est plus disponible pour les utilisateurs)
• Supprimer un modèle
• Ajouter un modèle (volet gauche)

Ecran de la liste des modèles d'enregistrement

Cliquer sur le bouton "Ajouter" du panneau de gauche.

Ecran de création d'un modèle d'enregistrement

Les paramètres des modèles d'enregistrement

Requis	Intitulé rubrique	Donnée
	Catégorie	Liste des catégories de courrier disponibles : Arrivée, Départ, Interne, document GED, recommandé
	Nom du modèle	Nom du modèle tel qu'il apparaitra aux utilisateurs
	Modèle par défaut	Si actif, devient le modèle par défaut de la catégorie associée il ne peut y avoir qu'un seul modèle par défaut pour une catégorie donnée.
	Fichier obligatoire	Si actif, un fichier doit être obligatoirement présent pour pouvoir valider le formulaire lors de l'indexation.
	Traitement LAD	Si actif, le processus de LAD se déclenchera à la fin du chargement du document pour assister l'opérateur pour la saisie des champs. (Mercure LAD doit être activé dans l'administration pour afficher cette option)
	Champs obligatoires	Deux champs ne peuvent être supprimés et apparaissent par défaut dans tous les modèles : Type de courrier Objet du courrier

Il est possible à ce stade d'enregistrer le modèle pour qu'il soit immédiatement disponible pour TOUS les utilisateurs ayant la fonctionnalité de groupe activée "Enregistrement de courrier"

Pour finaliser le paramétrage, il est possible d'ajouter des champs complémentaires.

Deux types de champs sont disponibles :

• les champs "système" présent dans l'application
• les champs "personnalisés" que l'administrateur peut créer

Pour la création des champs personnalisés, se reporter au chapitre "Administration des champs personnalisés"

Les champs "système" ou "personnalisés" apparaissent sur le volet droit de l'interface.

Pour ajouter un champ au modèle édité, cliquer sur la croix de déplacement et glisser le champ sur la zone d'affichage du modèle.

Les zones "logiques" de regroupements de données sont affichées sur le modèle.

Ces zones permettent un regroupement logique des informations pour faciliter l'expérience utilisateur. elles ne peuvent être modifiées. Si une zone ne contient pas d'attributs, elle n'est pas affichée aux utilisateurs.

Il est possible de déplacer un champ à l'intérieur d'une zone ou d'une zone à l'autre par "cliquer-déplacer" sur l'icone :

Les zones qui n'ont pas de champs affectés ne sont pas visibles par l'utilisateur dans le modèle d'enregistrement

Chaque champ peut être défini comme ayant un contenu "obligatoire" (Champ optionnel / champ obligatoire)

Chaque champ peut être défini comme ayant un contenu "verrouillé" (Désactiver le champ / Activer le champ) à la condition qu'il ne soit pas obligatoire et vide (pas de valeur par défaut)

Cliquer sur le menu en face du champ positionné dans le modèle :

Ce menu permet aussi la suppression du champ du modèle édité.

Les champs disponibles ("système")

Pour les champs personnalisés, se reporter au chapitre "Administration des champs personnalisés"

Un champ déjà placé sur le modèle n'apparait plus dans les champs disponibles. Ce n'est pas vrai pour les champs personnalisés : il est possible de positionner plusieurs champs de même type.

Nom	type	Zone logique (indicatif)	Options	Description
Confidentiel	radio	Courrier	Valeur par défaut (activer le bouton voulu)	Confidentialité du courrier
Date d'arrivée	date	Courrier	date du jour	date d'arrivée du courrier
Date de départ	date	Courrier	date du jour	date de départ estimée du courrier
Date du courrier	date	Courrier	date du jour	Date du courrier
Date limite de traitement	date	Courrier	date du jour	Date limite de traitement (manuelle)
Destinataire	auto	Contact	-	Liste de recherche par autocomplétion sur les contacts, entités, utilisateurs et groupement de contacts
Dossiers	auto	Classement	Dossiers publics disponibles	Liste de recherche par autocomplétion sur les dossiers
Entité initiatrice	auto	Traitement	-	Liste des entités de l'utilisateur
Entité traitante	auto	Traitement	-	Liste des entités autorisées
Expéditeur	auto	Contact	-	Liste de recherche par autocomplétion sur les contacts, entités, utilisateurs et groupement de contacts
Mots-clés	auto	Classement	Mots-clés disponibles	Autocomplétion sur les mots-clés définis. Création à la volée possible par l'utilisateur (privilège)
Priorité	auto	Courrier	Priorités disponibles	Liste des priorités définies dans l'administration

Spécificité des modèles de type "Recommandé"

Les modèles d'enregistrement de type "Recommandé" ont obligatoirement une série de champs pré-affectés et indispensables aux mécaniques de traitement.

Il peuvent être réorganisés et déplacés mais leur suppression du modèle n'est pas possible.

Il est possible :

• de leur attribuer une valeur par défaut
• de les désactiver (non modifiable par l'utilisateur)