Traitement des courriers
Cette partie est dédiée au traitement du courrier.
Le traitement du courrier correspond dans la grande majorité des cas à apporter une réponse à un courrier entrant.
Nous allons voir les traitements suivants :
- demander des avis
- rédaction d'un projet de réponse
- classer dans un dossier
- rediriger à un collaborateur
Les profils suivants sont concernés :
- l'agent
- le manager
| Accès au traitement | Charlotte CHARLES, Agent du Pôle Technique |
|---|---|
| Utilisateur | ccharles |
| Mot de passe | maarch |
Sur l'écran de connexion, se connecter avec l'utilisateur Charlotte CHARLES
L'utilisateur Charlotte CHARLES reçoit le courrier dans sa corbeille Courriers à traiter.
Le traitement consiste à :
- demander un avis ;
- envoyer un AR ;
- laisser des instructions ;
- faire circuler le courrier ;
- créer un projet de réponse.
Cliquer sur la bannette "Courriers à traiter"
Cliquer sur le courrier ayant pour objet "Demande d'interventions"
Depuis ce formulaire il est possible de :
Fil d'actualité : retrouver ici un résumé des derniers événements du document : historique, annotations, PJ et éléments envoyés.
Consulter les Informations générales : index saisis lors de la qualification et la validation, modifiables seulement si on en possède l'autorisation.
Gérer la ou les pièces jointes, réponses effectuées : notes de traitement, types de réponse et pièce(s) jointe(s) associée(s).
Consulter l'historique : piste d'audit complète du document depuis son enregistrement, on peut filtrer la liste par utilisateur, par action ou par période.
Consulter les notes : annotations saisies par les personnes impliquées dans le traitement (destinataire principal et en copie), on peut filtrer les notes ou en rajouter. Des modèles d'instruction sont disponibles pour faciliter la saisie.
Consulter la liste de diffusion, copies : liste des personnes et services en copies pour information.
Consulter le circuit d’avis : liste des personnes pour avis
Consulter le circuit de visa : liste des personnes pour visa et signature
Consulter les liaisons du document : liste des liaisons du courrier avec d'autres courriers. On peut ajouter une nouvelle liaison.
Envoyer des courriels : centralisation de l'envoi de courriels relatifs à l'affaire.
Via l'en-tête du document, il est possible de :
Il est facile de retrouver les courriers "suivis" depuis la page d'accueil :
