Accusés de réception
Maarch Courrier propose une gestion des accusés de réception semi-automatisée :
- par voie électronique
- par voie papier (usagers n'ayant pas d'adresse de courriel renseignée)
Cette fonctionnalité d'accusés de réception en masse est disponible depuis les bannettes suivantes :
- AR en masse : non envoyés
- AR en masse : transmis
Dans le cadre du guide de visite, le courrier enregistré se trouve dans la bannette AR en masse : non envoyés lorsque :
- l'utilisateur est attributaire du courrier
- qu'il s'agit d'un courrier arrivé non clôturé
- qu'aucun AR n'a été généré
Le courrier est visible dans la bannette AR en masse : transmis à partir du moment où :
- l'utilisateur est attributaire du courrier
- il s'agit d'un courrier arrivé non clôturé
- un AR a été généré
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Toutes les actions effectuées dans ce chapitre, peuvent être exécutées à partir de plusieurs courriers dans la liste et en mixant AR électroniques et AR papiers. C'est Maarch Courrier qui proposera le moyen adapté au courrier ! |
| Accès à la génération des AR | Charlotte CHARLES, Agent du Pôle Technique |
|---|---|
| Utilisateur | ccharles |
| Mot de passe | maarch |
Sur l'écran de connexion, se connecter avec l'utilisateur Charlotte Charles
Les AR électroniques sont générés par défaut à partir du moment où le contact dispose d'une adresse de courriel. S'il n'en dispose pas, le logiciel génèrera un fichier PDF pour impression papier.
Cliquer sur la bannette "AR - A Envoyer"
Sélectionner au moyen de la case à cocher, un ou plusieurs courriers de la bannette
Sélectionner dans le menu "Actions", l'action "Générer les accusés de réception"
Une fois généré, l'AR est automatiquement transmis par courriel au contact..
Le courrier est maintenant dans la bannette AR transmis.
Il est possible de visualiser l'AR
Cliquer sur la bannette "AR transmis"
Cliquer sur le courrier dans la liste
Cliquer sur l'onglet "éléments envoyés"
Cliquer sur l'accusé de réception pour en visualiser le contenu
Ce qu'il faut retenir
- l'action de génération des accusés de réception est paramétrable :
- en mode automatique
- en mode automatique avec modification possible (si envoi unitaire)
- en mode manuel (si envoi unitaire)
- les modèles utilisables sont définis par l'administrateur (modèles courriels et modèles bureautiques), gestion des modes SVA et SVE selon la typologie documentaire
- Pour les AR destinés aux contacts n'ayant pas d'adresse de courriel renseignée, la procédure est identique à la différence qu'un fichier PDF est généré et téléchargé sur le poste de l'utilisateur en vue de son impression papier