Gérer les types de documents

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Le type de document est le dernier niveau du plan de classement.

Les métadonnées à saisir

Les métadonnées permettant de paramétrer un type de document sont :

Requis	Intitulé rubrique	Donnée
	sous-chemise	On doit associer le type de document à une sous-chemise
	collection	obligatoirement "collection de courriers"
	sort final	archivage : détermine le sort final du courrier au bout de sa durée d'utilité courante : conservation ou destruction
	règle de conservation	archivage : code permettant de définir la règle de conservation du courrier
	sort final	archivage : exprimée en mois, définit la DUA
	libellé	nom du type de document
	délais de traitement	alerte : exprimé en jour, délais alloué au traitement de ce type de document, sera utile pour calculer si un courrier est en retard et qu'une alerte est nécessaire
	délais relance 1	alerte : exprimé en jour, délais alloué avant terme de la date de traitement à une éventuelle relance
	délais relance 2	alerte : exprimé en jour, délais alloué après terme de la date de traitement à une éventuelle relance
	mode de traitement	Le mode de traitement est une propriété du type de courrier, pouvant servir à définir un processus particulier (ex : SVE/SVA), et qui permet de déduire une priorité. La liste des modes de traitement figure dans le fichier de configuration ./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml
	fichier importé	L'utilisateur va choisir un fichier qui est stocké sur son espace personnel. Les fichiers supportés sont : PDF, TXT, TXT, MAARCH, JPG, JPEG, JPE, GIF, HTM, HTML, HTML, HTML
	fichier généré	L'utilisateur va choisir parmi les modèles créés dans maarch (voir gérer les modèles de documents. Vous pouvez également ajouter d'autre champs « custom » dans le formulaire d'enregistrement des documents. Il vous suffit d'ajouter dans le fichier xml apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml les différents champs voulus *

Les métadonnées complémentaires pour un courrier

Ces métadonnées sont associées à un type de courrier et apparaitront dans le formulaire d'enregistrement d'une correspondance.

exemple :

On peut en ajouter en éditant un fichier XML sur le serveur.

index_letterbox.xml

Si ce fichier n'existe pas dans votre custom (CUSTOM_ID), il faut le copier depuis le fichier original de l'application.

cp /var/www/html/MaarchCourrier/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml /var/www/html/MaarchCourrier/custom/CUSTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml

Puis l'éditer :

nano /var/www/html/MaarchCourrier/custom/CUSTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml

Pour ajouter de nouvelles métadonnées disponibles pour les types de documents, il suffit d'ajouter des blocs INDEX. Ex :

<INDEX>
    <column>custom_t4</column>
    <label>Mon nouveau champ</label>
    <type>string</type>
    <img>arrow-right</img>
</INDEX>

Types de colonnes

On a 4 types de champs possibles :

• string
• date
• integer
• float

Colonnes adressables nativement

Vous pouvez nativement adresser les plages de champs suivants :

• custom_t1 -> custom_t15 (string)
• custom_d1 -> custom_d10 (date)
• custom_n1 -> custom_n5 (integer)
• custom_f1 -> custom_f5 (float)

Pour la balise image

<img>

indiquer la désignation du caractère Font Awesome version 4 souhaité. (ne pas saisir le préfixe fa-)

Pour les champs de type texte (string -> custom_t), vous pouvez également provisionner des listes de valeurs.

En exemple, une liste de quartiers :

<INDEX>
  <column>custom_t2</column>
  <label>Quarties</label>
  <type>string</type>
  <img>default_string.gif</img>
  <values_list> 
      <value>
          <id>zac_est</id>
          <label>ZAC de l'Est</label>
      </value>
      <value>
          <id>centre</id>
          <label>Centre ville</label>
      </value>
      <value>
          <id>vieux_centre</id>
          <label>Le vieux centre</label>
      </value>
      ...
</INDEX>