Envoyer le courrier et cloturer le projet

Transmettre la réponse signée

Accès au parapheur
Utilisateur ppetit (Patricia PETIT) Maire
Mot de passe maarch

En restant sur Patricia PETIT, et dans la bannette Parapheur électronique, vous devez disposer maintenant de courriers signés.

Information Attention, la signature ne change pas le statut du courrier. Patricia PETIT va maintenant transférer depuis l’écran du parapheur le courrier signé à l’aide de l’action Transmettre la réponse signée.

Action transmettre la réponse signée

Il est alors dirigé vers la bannette Courriers à e-envoyer du dernier agent rédacteur (Nancy NATALY), qui peut utiliser le même mécanisme de sélection multiple pour les clôturer.

Envoi par courriel

Accès au parapheur
Utilisateur nnataly (Nancy NATALY) Service Courrier
Mot de passe maarch

Le courrier signé et prêt à l'envoi se trouve dans la bannette Courriers à envoyer du dernier rédacteur :

Aller dans la fiche détail et cliquer sur l'onglet Eléments envoyés. Icône Enveloppe

Cliquer sur l'icône Nouveau message.Icône Enveloppe

Rédaction et envoi du courriel

On peut envoyer le document avec les pièces jointes associées par courriel, en choisissant l'adresse courriel d'expédition parmi la sienne ou celle de ses services. Dans la liste des attachements, sélectionner celle identifiée en tant que PDF signé, puis sélectionner un modèle de courriel pour l'accompagnement.

Ajouter des PJ au courriel

Acter l'envoi

Une fois le courrier envoyé, une action multiple "Acter l'envoi" le replace dans la bannette des courriers à traiter.

Contrairement aux actions sur la page de traitement, les actions multiples ne peuvent être contextualisées. Il y a deux façons de cloturer le courrier, depuis la page de traitement et sur un courrier en particulier :

Clôturer le courrier

La clôture a pour effet d'inscrire une date de traitement sur la fiche courrier. Le circuit présente deux actions de clôture depuis la page de traitement :

  • Clôturer : inscrit la date de fin de traitement et place le courrier à l'état clôturé
  • Clôturer avec suivi : inscrit la date de fin de traitement et place le courrier à l'état "Stand-by" (en attente)

Cette dernière action est destinée à acter les premières étapes de traitement d'une affaire au long cours, impossible à traiter entièrement dans les délais standards. Après une clôture avec suivi, le courrier reste dans la bannette des courriers à traiter, et il peut être cloturé définitivement avec l'action "Terminer le suivi", cette dernière ne touchant pas à la date de fin de traitement déjà présente.

Ceci est un bel exemple de contextualisation des actions applicables en fonction des propriétés du courrier.

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