Présentation du guide de l'utilisateur

Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :

  • enregistrement d'un courrier ;
  • accusé de réception ;
  • traitement ;
  • édition d'un document en ligne ;
  • circuit de visa sortant ;
  • signature ;
  • rangement des documents dans des dossiers ;
  • envoi des courriers via Maarch2Maarch ou Maileva ;
  • méthodes de recherche ainsi que les possibilités annexes proposées par la solution.

Pour faciliter l'adoption du guide, nous l'avons orienté par rôles utilisateurs :

  • opérateur de numérisation et responsable service courrier ;
  • agent ;
  • responsable et directeur ;
  • élu ;
  • archiviste ;
  • rôle transverse.

Chaque documentation associée à un rôle est indépendante des autres et peut être extraite du guide global de l'utilisateur Maarch Courrier.

Organigramme

Ce guide utilisateur s'appuie également sur un organigramme afin de représenter la hierarchisation des rôles précités. C'est un organigramme représentant une collectivité :

Organigramme

Chaque utilisateur est rattaché à une entité (cabinet, direction, service) et dispose d'un accès au fonds documentaire et de droits relatifs à sa fonction.

Connexion à l'application

Voici la liste des utilisateurs disponibles pour la démonstration du guide utilisateur :

Service Prénom Nom Login Mot de passe
Maire Patricia Petit ppetit maarch
Cabinet Maire Edith Erina eerina maarch
Directeur Général Services Robert Renaud rrenaud maarch
CCAS Jenny Jane Jjane maarch
Direction des Finances Suzanne Star sstar maarch
Direction des Systèmes d'Information Sylvain Sissoko ssissoko maarch
Direction des Systèmes d'Information Chloé Cordy ccordy maarch
Secrétariat Général Denis Daull ddaull maarch
Direction des Ressources Humaines Pierre Pruvost ppruvost maarch
Direction Générale Adjointe Martin Manfred mmanfred maarch
Direction Générale Adjointe Katy Kaar kkaar maarch
Pôle Culturel Bruno Boule bboule maaarh
Pôle Jeunesse et Sports Barbaba Bain bbain maarch
Pôle Social Nancy Nataly nnataly maarch
Pôle Technique Charlotte Charles ccharles maarch
Service Sports Tony Tong ttong maarch
Service Petite Enfance Sabrina Saporta ssaporta maarch
Service Courrier Bernard Blier bblier maarch
Correspondant Archives Georges Grand ggrand maarch
Pôle des Services Fonctionnels Amanda Ackermann aackermann maarch
Service Juridique Jean Jonasz jjonasz maarch
Administrateur technique/fonctionnel Superadmin Superadmin superadmin superadmin

Scénario standard de traitement du courrier

Enregistrement

  • Numérisation du courrier unitaire ou par lot ;
  • Qualification / Indexation ;
  • Exploitation des modèles d'enregistrement et des champs personnalisés ;
  • Envoi en validation.

Validation

  • Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow ;
  • Révision de la liste de diffusion ;
  • Instructions de traitement ;
  • Annotations dans le Maarch Parapheur.

Accusé de réception

  • Préparation des accusés de réception ;
  • Envoi des accusés de réception en masse par voie électronique ou courrier postal.

Traitement

  • Notification du service destinataire ;
  • Prise en compte par le service ;
  • Classement du document dans un dossier ;
  • Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse ;
  • Demandes d'avis ;
  • Élaboration de la réponse en ligne, redirection, demande de visa, de signature (dans Maarch Courrier ou Maarch Parapheur);
  • Envoi de la réponse par email, Maarch2Maarch, Maileva ou courrier postal.

Clôture

  • Finalisation du traitement et archivage.

Voici un résumé du diagramme d'états du jeu de démonstration :

Diagramme d'états du jeu de démo

Prise en main de l'outil

Connexion

Les utilisateurs de la démonstration ont un prénom dont la première lettre est identique à celle de leur nom.

Le mot de passe est toujours « maarch » en minuscules, sauf pour l'administrateur « superadmin », dont le mot de passe est « superadmin ».

Ainsi, pour se connecter en tant que Bernard Blier, responsable courrier, il faut taper en ID utilisateur « bblier » et en mot de passe « maarch ».

Ecran d'accueil

Page d'accueil

  1. Raccourcis pour les fonctions usuelles : courriers suivis, Administration, Recherche avancée, Enregistrement de courrier
  2. Bannettes de workflow ou de supervision
  3. Dossiers de classement personnels et partagés
  4. Rappel des 5 derniers courriers sur lesquels est intervenu l'utilisateur connecté
  5. Affichage message d'accueil paramétrable (Administration fonctionnelle / paramètres / homepage_message)
  6. Zone de recherche rapide (sur objet, n°GED, n°chrono, notes, n°chrono pièces jointes)
  7. Menu comprenant l'ensemble des fonctions disponibles pour les profils d'appartenance de l'utilisateur. Le menu apparaît au passage de la souris.
  8. Déconnexion / Accès au profil de l'utilisateur connecté : Paramètres, Historique, Mise en absence, Mot de passe

Les bannettes et les dossiers sont suivis d'un compteur de document.

Si vous voyez apparaître un cadenas sur la ligne du document, c'est que vous êtes allé trop vite pour le système de verrouillage ! Attendez un peu en tapant F5 pour que le cadenas disparaisse.

Désormais depuis la page d'accueil, vous pouvez également consulter les courriers suivis et les courriers classés dans des dossiers.

Raccourcis page d'accueil

Présentation du fonctionnement des listes de résultats

  • Des listes de résultats personnalisables

Personnalisation des listes

  • Vidéo de présentation du mécanisme de filtres des bannettes

Filtres des bannettes

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