Présentation du guide de l'utilisateur

Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :

enregistrement d'un courrier ;
accusé de réception ;
traitement ;
édition d'un document en ligne ;
circuit de visa sortant ;
signature ;
rangement des documents dans des dossiers ;
envoi des courriers via Maarch2Maarch ou Maileva ;
méthodes de recherche ainsi que les possibilités annexes proposées par la solution.

Pour faciliter l'adoption du guide, nous l'avons orienté par rôles utilisateurs :

opérateur de numérisation et responsable service courrier ;
agent ;
responsable et directeur ;
élu ;
archiviste ;
rôle transverse.

Chaque documentation associée à un rôle est indépendante des autres et peut être extraite du guide global de l'utilisateur Maarch Courrier.

Organigramme

Ce guide utilisateur s'appuie également sur un organigramme afin de représenter la hierarchisation des rôles précités. C'est un organigramme représentant une collectivité :

Chaque utilisateur est rattaché à une entité (cabinet, direction, service) et dispose d'un accès au fonds documentaire et de droits relatifs à sa fonction.

Connexion à l'application

Voici la liste des utilisateurs disponibles pour la démonstration du guide utilisateur :

Service	Prénom	Nom	Login	Mot de passe
Maire	Patricia	Petit	ppetit	maarch
Cabinet Maire	Edith	Erina	eerina	maarch
Directeur Général Services	Robert	Renaud	rrenaud	maarch
CCAS	Jenny	Jane	Jjane	maarch
Direction des Finances	Suzanne	Star	sstar	maarch
Direction des Systèmes d'Information	Sylvain	Sissoko	ssissoko	maarch
Direction des Systèmes d'Information	Chloé	Cordy	ccordy	maarch
Secrétariat Général	Denis	Daull	ddaull	maarch
Direction des Ressources Humaines	Pierre	Pruvost	ppruvost	maarch
Direction Générale Adjointe	Martin	Manfred	mmanfred	maarch
Direction Générale Adjointe	Katy	Kaar	kkaar	maarch
Pôle Culturel	Bruno	Boule	bboule	maaarh
Pôle Jeunesse et Sports	Barbaba	Bain	bbain	maarch
Pôle Social	Nancy	Nataly	nnataly	maarch
Pôle Technique	Charlotte	Charles	ccharles	maarch
Service Sports	Tony	Tong	ttong	maarch
Service Petite Enfance	Sabrina	Saporta	ssaporta	maarch
Service Courrier	Bernard	Blier	bblier	maarch
Correspondant Archives	Georges	Grand	ggrand	maarch
Pôle des Services Fonctionnels	Amanda	Ackermann	aackermann	maarch
Service Juridique	Jean	Jonasz	jjonasz	maarch
Administrateur technique/fonctionnel	Superadmin	Superadmin	superadmin	superadmin

Scénario standard de traitement du courrier

Enregistrement

Numérisation du courrier unitaire ou par lot ;
Qualification / Indexation ;
Exploitation des modèles d'enregistrement et des champs personnalisés ;
Envoi en validation.

Validation

Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow ;
Révision de la liste de diffusion ;
Instructions de traitement ;
Annotations dans le Maarch Parapheur.

Accusé de réception

Préparation des accusés de réception ;
Envoi des accusés de réception en masse par voie électronique ou courrier postal.

Traitement

Notification du service destinataire ;
Prise en compte par le service ;
Classement du document dans un dossier ;
Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse ;
Demandes d'avis ;
Élaboration de la réponse en ligne, redirection, demande de visa, de signature (dans Maarch Courrier ou Maarch Parapheur);
Envoi de la réponse par email, Maarch2Maarch, Maileva ou courrier postal.

Clôture

Finalisation du traitement et archivage.

Voici un résumé du diagramme d'états du jeu de démonstration :

Prise en main de l'outil

Connexion

Les utilisateurs de la démonstration ont un prénom dont la première lettre est identique à celle de leur nom.

Le mot de passe est toujours « maarch » en minuscules, sauf pour l'administrateur « superadmin », dont le mot de passe est « superadmin ».

Ainsi, pour se connecter en tant que Bernard Blier, responsable courrier, il faut taper en ID utilisateur « bblier » et en mot de passe « maarch ».

Ecran d'accueil

Raccourcis pour les fonctions usuelles : courriers suivis, Administration, Recherche avancée, Enregistrement de courrier
Bannettes de workflow ou de supervision
Dossiers de classement personnels et partagés
Rappel des 5 derniers courriers sur lesquels est intervenu l'utilisateur connecté
Affichage message d'accueil paramétrable (Administration fonctionnelle / paramètres / homepage_message)
Zone de recherche rapide (sur objet, n°GED, n°chrono, notes, n°chrono pièces jointes)
Menu comprenant l'ensemble des fonctions disponibles pour les profils d'appartenance de l'utilisateur. Le menu apparaît au passage de la souris.
Déconnexion / Accès au profil de l'utilisateur connecté : Paramètres, Historique, Mise en absence, Mot de passe

Les bannettes et les dossiers sont suivis d'un compteur de document.

Si vous voyez apparaître un cadenas sur la ligne du document, c'est que vous êtes allé trop vite pour le système de verrouillage ! Attendez un peu en tapant F5 pour que le cadenas disparaisse.

Désormais depuis la page d'accueil, vous pouvez également consulter les courriers suivis et les courriers classés dans des dossiers.

Documentation Maarch Courrier