Cas de l’envoi d’un AR de prise en charge SVE signé

L'ordonnance du 6 novembre 2014 donne le droit aux usagers de saisir l'administration par voie électronique. L’État et les établissements publics ont mis en place les procédures SVE à partir du 7 novembre 2015 (par exemple, toutes les préfectures sont équipées de Maarch Courrier avec un paramétrage SVE).

C'est maintenant au tour des collectivités qui doivent traiter de façon formelle les saisines électroniques avant le 7 novembre 2016.

Le traitement formel consiste dans les grandes lignes à envoyer par voie électronique un premier AR de réception de la demande (pris en charge par la messagerie ou le portail), puis un AR de prise en charge, mentionnant :

• le n° de la demande (généré sur le 1er AR)
• le délai au bout duquel il y a acceptation ou refus automatique en cas de silence (SVA ou SVR)
• les coordonnées du service traitant
• les voies de recours

Maarch Courrier identifie les modes de traitement associés aux types de document, impliquant des priorités, des délais de traitement, des codes couleur spécifiques, ainsi que des types de modèles de réponse et d'AR adaptés.

Voyons concrètement comment cela fonctionne :

Pour illustrer le processus SVE, imaginons que nous avons reçu un courriel pour une demande de buvette, cette demande étant de la responsabilité de Charlotte CHARLES. Créer un nouveau courrier en mentionnant le type de couriier Silence vaut Acceptation (SVA) "Autorisation de buvette", à destination du pôle technique.

Dans la page de traitement, nous allons créer un nouveau document de type AR SVA. Aller dans l'écran de traitement en cliquant sur la ligne de la demande de buvette.

Pour ajouter une réponse, cliquer sur l'icône Trombone, puis cliquer sur Créer une pièce jointe. On obtient un formulaire qui permet de préciser le type de réponse et d'attacher ou de générer (à partir de modèles prédéfinis) une ou plusieurs pièces jointes.

• Sélectionner le type d'attachement SVA. Ce type d'attachement n’apparaît que parce que le type de document Demande de buvette suit un mode de traitement SVA.
• Sélectionner le modèle AR SVA LO. LO vaut pour LibreOffice. Si vous n'avez pas installé cette suite libre et gratuite vous trouverez un modèle Microsoft moins pertinent dans le type d'attachement projet de réponse.
• Cliquer sur Editer.

Le modèle d'AR SVA apparaît. Il est pré-renseigné avec toutes les informations connues de l'application. Modifier le document et le fermer pour prise en compte dans Maarch Courrier. Une fois l’AR créé, nous vous conseillons d’utiliser le workflow visa présenté plus-haut pour signer l’AR et l’envoyer.

Envoyer un AR de prise en charge simple :

Pour la plupart des organisations, un simple courriel suffit pour signifier la prise en charge.

Dans la bannette des courriers à traiter, sélectionner l'action Envoyer un AR. Cette action a ceci de spécifique qu'elle renseigne une date d'envoi de l'AR de prise en charge en même temps qu'elle propose l'envoi d'un courriel. Cette date est importante pour la conformité aux chartes Marianne ou Qualiville.