Validation des courriers
| Accès à l'enregistrement | |
|---|---|
| Utilisateur | ddaull (Denis DAULL) Secrétariat Général |
| Mot de passe | maarch |
Revenons au traitement de notre premier Courrier Arrivée.
Denis DAULL, en tant que superviseur Courrier reçoit ce dernier dans sa bannette Attributions à vérifier.
La pré-affectation opérée par le service courrier peut demander à être affinée : c'est le rôle du Superviseur.
En général, on valide le courrier pour :
- modifier la liste de diffusion ;
- changer la priorité ;
- ajouter des notes de traitement.
L'étape de validation permet de prendre connaissance du courrier et de valider les informations saisies lors de l'enregistrement, particulièrement au niveau de la liste de diffusion.
Cliquer sur la bannette Attributions à vérifier pour afficher la liste :
Cliquer sur la ligne du document pour afficher le formulaire de validation :
On accède à l'ensemble des informations saisies et à la liste de diffusion.
Dans la barre d'outils, le validateur peut par exemple créer des notes, des pièces jointes ou des liens entre documents.
Le Secrétaire Général va aussi affiner la liste de diffusion, par exemple pour ajouter Mme le Maire (Patricia Petit) à la liste des destinataires en copie.
Pour cela sur l'affichage de la liste de diffusion cliquer dans la rubrique "Ajouter un utilisateur / une entité"
Pour ajouter Patricia Petit en copie il faut :
- Taper les premières lettres de la personne
- Cliquer sur le nom voulu affiché par l'autocomplétion
- Après avoir ajouté cette personne en copie, cliquer sur le bouton de validation pour confirmer le choix
il suffit ensuite de cliquer sur Valider après avoir choisi l'action Attribuer au service pour envoyer le courrier dans le service défini par la liste de diffusion, avec une dernière chance d'y insérer une note de traitement.
Il est possible d'attribuer à un groupe d'utilisateurs le privilège de modifier l'ensemble des rôles de la liste de diffusion y compris l'attributaire (Voir administration / groupes / privilèges)
Le courrier quitte la corbeille des Attributions à vérifier et se trouve maintenant dans la bannette des courriers à traiter de l'attributaire (ici Charlotte Charles) et dans la bannette des courriers en copie de tous ceux qui sont en copie dans la liste de diffusion.
Cas de l'annotation dans le Maarch Parapheur
Avant de diffuser le courrier dans le service attributaire, vous avez la possibilité d'envoyer le courrier arrivé et sa fiche de liaison dans Maarch Parapheur pour annotation.
Pour cela, il faut utiliser l'action Envoyer pour annotation (Maarch Parapheur) à la place de l'action précédemment utilisée pour envoyer le courrier en traitement dans le service traitante.
Se référer à la documentation sur le parapheur électronique pour valider ou refuser le courrier entrant et sa fiche de liaison à annoter dans le parapheur.
Si vous utiliser l'action refuser dans le Maarch Parapheur pour le courrier à annoter, le courrier sera alors placé dans la bannette des retours courriers
Ce qu'il faut retenir
- Dans la bannette des courriers à valider on peut filtrer l'affichage par entité, par catégorie de courrier, par contact. Les icônes caractérisent le statut du courrier, et leur couleur varie selon le degré d'urgence.
- L'étape de validation est une étape optionnelle, utilisée en général pour le courrier signalé. Nous avons fait le choix dans cet exemple de paramétrage de bloquer le courrier signalé tant qu'il n'a pas été vu par le superviseur.
- Lors de la validation l'utilisateur peut modifier/corriger les informations saisies lors de l'enregistrement, dont la liste de diffusion. (soumis à privilège de groupe) Un courrier n'a qu'un destinataire principal au sein de l'organisation (attributaire), le nombre d’utilisateurs en copie n'est pas limité, et l'on peut mettre tout un service en copie.
- L’arrivée d’un courrier à valider ou à traiter, ainsi que virtuellement tous les événements du système (ajout de notes, ajout d’une personne en copie, suppression d’un courrier, …) peuvent faire l’objet de notifications par courriel. Ceci demande un paramétrage avancé sur le serveur, ainsi que la saisie des courriels des utilisateurs, voir l'administration des notifications.