Administration des entités

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Une entité est un niveau hierarchique de l'organigramme.

Gestion des entités

Les métadonnées à saisir

Les métadonnées permettant de paramétrer une entité sont :

Requis Intitulé rubrique Donnée
obligatoire identifiant souvent l'abréviation du service (ex : cabinet du maire → CAB)
obligatoire nom nom du service (ex : Cabinet du Maire)
obligatoire nom court si le nom est trop long, cela permet de rendre plus lisible l'entité (si le nom n'est pas long, mettre le même que pour le Nom)
obligatoire Type de l'entité (direction, service ou bureau) ce champ est à caractère informatif, il n'influera sur aucune autre fonction de l'application
n° de siret archivage : identifiant unique du service en vue d'un versement à une instance d'archivage
convention d'archivage archivage : contrat de données avec l'entité vers qui on déverse les archives
service d'archive archivage : identifiant unique du service d'archive correspondant
Information Type de l'entité : Le paramétrage de la liste des types d'entité disponible se fait dans un fichier XML côté serveur. Vous pouvez modifier cette liste dans le fichier modules/entities/xml/typentity.xml. Après modification d'un fichier XML, penser à se reconnecter de l'application pour que les modifications soient prises en compte
Information Les autres champs (Adresse, code postal, ville, pays, email) peuvent être complétés mais ne sont pas indispensables et non obligatoires

La liste de diffusion associée

Liste de diffusion associée

Pour chaque entité créée, il est possible de lui associer une liste de diffusion.

Ce paramétrage est déterminant pour déclancher les workflows courrier lors de l'enregistrement de ces derniers.

En effet, à l'enregistrement, lorsque l'on saisi une entité, une liste de diffusion nous est proposée.

C'est celle paramétrée ici dans l'administration des entités.

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