Glossaire

Utilisateur

Utilisateur

Un utilisateur est une personne physique disposant de droits d'accès à l'application.

Son identifiant de connexion associé à un mot de passe personnel lui permet de se connecter.

Il appartient à un ou plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités.

Entites

Entité

Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel, et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine.

Elle correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière, éducation...).

Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou plusieurs entités secondaires )

L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs.

Groupes

Groupes

Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation indifféremment des entités auxquels ils appartiennent.

Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent...

Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs.

Courrier

Courriers & documents

Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnée textuelle qui le définit.

On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Courrier :

  • Les courriers arrivés

Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation

  • Les courriers départs

Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation

  • Les courriers internes

Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation

  • Les documents de sous-dossier

Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.

Corbeille

Bannette électronique

Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...).

La bannette électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier.

Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.

Les bannettes dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur.

Plan de classement

Plan de classement

Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).

Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le système.

Dans Maarch Courrier, il convient de modèliser l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document.

Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA, SVR) et des règles d'archivage. (Conservation, sort final)

Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier :

Arborescence plan de classement

Affaires

Affaire

Une affaire est un regroupement de plusieurs courriers ayant un point commun (objet, sujet abordé). L'affaire est caractérisée par un numéro d'affaire un libellé d'affaire et une description.

Une affaire possède une fiche détaillée accessible via le menu de recherche.

Les caractéristiques d'une affaire permettent de faire une recherche sur l'affaire. Le résultat de cette recherche affiche la liste des courriers contenus dans l'affaire.

Plusieurs actions sont possibles dans une affaire :

  • Clôture : aucun courrier ne peut plus être enregistré dans l'affaire
  • Suppression : ne supprime pas les courriers contenus dans l'affaire.
  • Modification : seul le libellé et la description peuvent être modifiés.

results matching ""

    No results matching ""