Glossaire
Utilisateur
Un utilisateur est une personne physique disposant de droits d'accès à l'application.
Son identifiant de connexion associé à un mot de passe personnel lui permet de se connecter.
Il appartient à un ou plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités.
Entité
Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel, et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine.
Elle correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière, éducation...).
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou plusieurs entités secondaires )
L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs.
Groupes
Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation indifféremment des entités auxquels ils appartiennent.
Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent...
Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs.
Courriers & documents
Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnée textuelle qui le définit.
On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Courrier :
- Les courriers arrivés
Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation
- Les courriers départs
Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation
- Les courriers internes
Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation
- Les documents de sous-dossier
Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.
Bannette électronique
Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...).
La bannette électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier.
Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.
Les bannettes dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur.
Plan de classement
Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).
Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le système.
Dans Maarch Courrier, il convient de modèliser l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document.
Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA, SVR) et des règles d'archivage. (Conservation, sort final)
Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier :
Affaire
Une affaire est un regroupement de plusieurs courriers ayant un point commun (objet, sujet abordé). L'affaire est caractérisée par un numéro d'affaire un libellé d'affaire et une description.
Une affaire possède une fiche détaillée accessible via le menu de recherche.
Les caractéristiques d'une affaire permettent de faire une recherche sur l'affaire. Le résultat de cette recherche affiche la liste des courriers contenus dans l'affaire.
Plusieurs actions sont possibles dans une affaire :
- Clôture : aucun courrier ne peut plus être enregistré dans l'affaire
- Suppression : ne supprime pas les courriers contenus dans l'affaire.
- Modification : seul le libellé et la description peuvent être modifiés.