Gestion des dossiers virtuels

En plus du plan de classement de l'organisation, chaque service peut organiser son sous-fonds d'archive pour répondre aux besoins de son métier grâce à des dossiers virtuels. Le classement dans les dossiers virtuels n'a pour règles que celles définies par le métier. La modification, la destruction et le déplacement des dossiers virtuels n'impactent en aucun cas le plan de classement archivistique, et sont donc spécifiques à chaque besoin métier.

Le terme "virtuel" est utilisé pour signifier que l'arborescence et son contenu n'impactent en aucun cas le plan de classement archivistique.

Par exemple, lorsqu'un dossier virtuel est supprimé, les archives qui y étaient placées ne sont pas détruites, l'utilisateur du service les retrouve simplement à la racine de son service producteur.

Seul un utilisateur habilité peut ajouter, modifier et supprimer des dossier virtuels. Seul un utilisateur habilité peut classer les unités d'archive dans des dossiers virtuels.

Chaque dossier du classement virtuel contient un ensemble d'unités d'archives classées par le service.

Le contenu des dossiers virtuels est affiché dans la zone centrale de l'écran en cliquant sur le nom du dossier.

Pour ajouter, modifier, supprimer et déplacer des dossiers :

• on ajoute des dossiers en cliquant sur les trois points verticaux au niveau des services ou dossiers qui accueilleront ces nouveaux dossiers ;
• on édite un dossier en cliquant sur les trois points verticaux au niveau du dossier à modifier ;
• on supprime un dossier zn cliquant sur les trois points verticaux au niveau du dossier à supprimer ;
• on déplace un dossier par glisser-déposer. Ce glisser-déposer fonctionne également pour déplacer des archives dans d'autres dossiers ou sous-dossiers.