Élimination

La procédure d'élimination diffère selon la sphère publique ou privée.

Dans le cas de la sphère privée, c'est le Service Producteur ou le Service d'Archives qui demandent l'élimination des archives. C'est le paramétrage du système qui permettra l'élimination par batch ensuite.

Dans le cas de la sphère publique, une autorisation de l'Autorité de Contrôle est nécessaire pour pouvoir procéder à l'élimination. Par exemple, pour des archives conservées dans le SAE d’une commune, l'autorisation du directeur des Archives Départementales territorialement compétent est nécessaire, outre l'accord du Service Producteur.

Si un Service Producteur souhaite détruire des archives dans son propre SAE, et qu'il doit obtenir une autorisation d'une Autorité de Contrôle compétente (cas des archives publiques), il effectue directement cette demande en se positionnant en tant que Service d'Archives, et ne procède à la destruction effective qu'à réception de cette autorisation.

La procédure d’élimination d’archives se fait via la solution Maarch RM, à l’initiative du Service d'Archives, avec l’accord impératif du Service Producteur et le visa réglementaire du CST de l'État pour les archives publiques. L’ensemble du processus est appliqué par le Service d'Archives, jusqu’à la finalisation sous la responsabilité exclusive de l'opérateur du système.

On considère donc deux ou trois services :

• Le Service Producteur (SP) de l'archive qui donne son autorisation pour l'élimination. Il peut demander l'élimination de l'archive ;
• Le Service d'Archives (SA) qui a la responsabilité de la conservation des données et donc de leur élimination. Il peut demander l'élimination de l'archive ;
• Le Service de Contrôle (SC) qui exerce le contrôle scientifique et technique de l'état sur les données, et donne son autorisation pour l'élimination. Ce service n'entre en jeu qu'en cas d'élimination d'archives publiques.

Le processus d'élimination est demandé par le SP ou par le SA, accepté par le SA ou par le SP, et éventuellement contrôlé par le SC afin d'être certain que l'archive doit et peut être détruite. Par exemple, pour des archives conservées dans le Système d'Archivage électronique d’une commune, l'autorisation du directeur des Archives Départementaes territorialement compétent est nécessaire, outre l'accord du service producteur.

L'archive détruite sort définitivement sur Système d'Archivage Électronique ; seules ses traces sont conservées, c'est-à-dire un certain nombre de ses métadonnées afin de savoir dans quel contexte elle a existé, comment et pourquoi elle a été détruite.

Le processus d'élimination ne peut être enclenché que si l'on respecte ces trois conditions :

• La Durée d’Utilité Administrative (DUA) de l’Archive doit être échue ;
• Le sort final de l’Archive doit être la destruction ;
• L’Archive doit être conservée.

On considère deux statuts spécifiques à ce transfert :

• Élimination demandée : le SP ou le SA a fait une demande d'élimination, la transaction est en attente de validation de la part du SA, du SP, ou du SC ;
• Éliminée : la transaction est terminée, l'archive est détruite.