Communication AP

La demande de communication d’archives peut émaner du Service Producteur ou, plus largement, de toute personne ayant intérêt à consulter les archives (communication pour des raisons administratives, juridiques, contentieuses, historiques, etc.).

Le Service Producteur a dans tous les cas, sauf exception, accès (au sens de consultation) aux archives qu’il a produites et qui ont fait l’objet d’un transfert.

Lorsque des archives ne sont pas encore communicables, elles restent exclusivement à la disposition des Services Producteurs desquelles elles émanent, quand bien même sont-elles versées par un Service Versant autre.

Une archive ne peut être communiquée à un autre service que dans le cas où elle est librement communicable, soit parce qu'elle ne possède pas de restriction dans ses règles de communicabilité, soit parce que sa durée de non-communicabilité est échue.

Pour effectuer une demande de communication d’archives les pré-requis sont les suivants :

• être utilisateur du Service Producteur correspondant ;
• OU être utilisateur du Service d'Archives indiqué dans l’accord de versement référent ;
• OU être utilisateur d'un autre service si l'archive est librement communicable.

À partir de la liste de résultats d’une recherche d’archives, dans le Registre, le demandeur accède au menu des Actions sur l’archive et choisit Demander la communication.

Pour une communication par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats et on sélectionnera Demander la communication dans le menu Actions en haut de la liste.

Le formulaire affiché permet de saisir un commentaire à l'adresse du Service d’Archives ou du Service Producteur, commentaire qui sera mentionné sur le bordereau de demande.

Dans le cas d'une archive communicable : la génération du paquet s'effectue par batch programmé via le planificateur des tâches, et le demandeur peut récupérer son paquet dès qu'il est présent sur le sas.

Dans le cas d'une archive non-communicable, deux cas sont possibles :

* le Service Producteur fait une demande pour son propre service. En ce cas, la demande ne fait pas l'objet d'une validation par le Service de Contrôle ;
* le Service Producteur fait une demande pour un service tiers, en dehors ou non de son organisation. La demande passe pour vérification au Service d'Archives, qui va envoyer en `Dérogation` ou `Rejeter` la demande. S'il l'envoie en dérogation, le Service de Contrôle aura la possibilité d'`Autoriser` ou de `Refuser` la communication.

Une fois la demande traitée et le paquet généré par le batch programmé via le planificateur des tâches, le demandeur peut télécharger le paquet d’information diffusé via la réponse à sa demande de communication.

Note pour l'utilisation de bordereaux de communication au format SEDA 1.0 Le standard dans sa version 1.0 rend obligatoire certaines métadonnées descriptives pour les unités d'archives transférées : langue de description, niveau de description, intitulé, règle de communicabilité notamment. La plupart de ces informations sont présentes ou peuvent être déduites des métadonnées des unités d'archives conservées par Maarch RM.

• La langue de description, si absente, sera transmise par défaut avec la valeur fra pour "français"
• Le niveau de description, si absent des métadonnées spécifiques, sera déduit du niveau interne file pour "dossier" ou item pour "pièce"
• L'intitulé est déjà obligatoire dans maarch RM
• La règle de communicabilité, si absente, sera initialisée avec le code AR038, c'est-à-dire "librement communicable" et une date de départ du calcul définie à la date de versement.