Introduction Glossaire Guide utilisateur
Guide administrateur fonctionnel Administration des entités Administration des groupes Administration des sécurités Administration des utilisateurs Administration des statuts Administration des actions Administration des bannettes Administration des types de pièces jointes Administration des typologies de courriers Administration des modèles de documents Administration des priorités Administration des modèles d'enregistrements Administration des contacts Administrer les champs personnalisés Administrer les paramètres Administrer les groupements Administrer les doublons Exporter les contacts Importer des contacts Administration des notifications Administration des méthodes de connexion Administration du serveur d'envoi de courriel (SMTP) Administration des mots-clés Administration des modèles de circuits publics Administration de la recherche Administration des modèles d'envois postaux dématérialisés Administration des paramètres Administration du connecteur Alfresco Administration du connecteur Multigest Administration des bordereaux de recommandés Accès à l'historique Administration de zones de stockage Changement de statut de courrier Trucs et astuces Guide administrateur technique

Administrer les groupements de correspondants
Icone Administration icone contacts
Menu Administration Bouton contacts

Volet gauche :

Cet écran propose de regrouper des correspondants (Contacts, utilisateurs, entités) dans des listes qui pourront être appelées par les utilisateurs depuis l'autocomplétion des contacts. (Publipostage de courriel, envois de courriels)

Liste des groupements de correspondants existants

Note : ces interfaces se retrouvent au niveau du profil de chaque utilisateur à la différence prés :

  • que l'utilisateur ne peut partager un groupement qu'avec ses entités
  • que l'utilisateur ne peut modifier un groupement qui lui est partagé que si son groupe fonctionnel y est autorisé (privilège de groupe)

L'administrateur des contacts dispose ici d'une vue étendue sur les groupements de l'organisation.

Créer un groupement

Cliquer sur le bouton "Ajouter" de la liste des groupements.

écran de création d'un groupement de contacts

Les paramètres des groupements

Requis Intitulé rubrique Donnée
obligatoire Libellé le nom du groupement tel qu'il pourra être recherché via l'autocomplétion des contacts par l'utilisateur
obligatoire Description description fonctionnelle du groupement
Partage aux entités sélection des entités pouvant utiliser le groupement
(Note, le propriétaire d'un groupement peut toujours l'utiliser)

Cliquer sur "enregistrer" une fois terminé.

Ajouter des contacts au groupement

Cliquer sur le groupement souhaité pour le modifier

Associer / Dissocier des correspondants

Dans le champs "Associer des correspondants", taper les premières lettres des correspondants recherchés.

(La recherche porte sur l'ensemble des champs définis dans paramétrage des contacts)

Cliquer sur le ou les contacts / utilisateurs / entités proposés dans la liste.

Note : il est possible de créer un contact à partir de l'écran en effectuant une recherche puis en cliquant sur "créer un contact".

Les correspondants ajoutés à la liste apparaissent ensuite dans la liste du groupement

Pour enlever un correspondant du groupement, cliquer sur la corbeille présente sur la ligne du correspondant affiché

Sur la liste des groupements de contact, il est possible de :

  • Dupliquer un groupement existant (Bouton dupliquer)

  • Fusionner des groupements entre eux (sélectionner les groupements), bouton "fusionner"

Notes :

il est possible d'ajouter / dissocier des contacts, utilisateurs, entités directement depuis leurs interfaces d'édition respectives.

Exemple contacts

Exemple utilisateur

Exemple entité

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