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Paramétrer les actions système
Paramétrer une action disponible en bannette, en page de traitement ou en page d'indexation consiste à :
- indiquer le libellé de l'action suffisamment explicite pour les utilisateurs
- affecter ou non un statut à associer (l'action affectera ce statut au courrier)
- indiquer l'action système réalisée (l'action effectuera un traitement spécifique)
Pour chaque action système, nous indiquerons ci-dessous si il est possible de l'associer à la page d'indexation (Enregistrement de courrier), la page de traitement (Page d'action) ou la liste de résultat (Bannette)
il faut en effet choisir une vue compatible avec l'action dans le paramétrage d'action de la bannette Administration Bannettes / Modifier une bannette / Groupe / Actions choisies / Action sur la Page d'actions / Action sur la *liste de résultats
A noter :
Certaines actions ne sont fonctionnelles que dans une vue donnée (Page d'action : Indexation ou traitement ; Liste de résultats : bannette) Les actions disponibles sur les listes de résultats (bannettes) permettent d'effectuer l'action sur une sélection de courriers.
| Action | Indexation | Traitement | Liste | Description |
|---|---|---|---|---|
| Activer la persistance |  |
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Marquer un courrier pour qu'il reste visible dans une corbeille quel que soit son statut (la clause de la corbeille doit le prévoir). Table basket_persistent_mode |
| Clôturer un courrier | |
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Modifier l'état du courrier (état clos). Met à jour de la date de clôture (closing_date) |
| Clôturer un courrier avec pièce jointe ou annotation | |
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Modifier l'état du courrier (état clos) si et seulement si une note ou une pièce jointe précède la clôture. Mettre à jour la date de clôture (closing_date) |
| Clôturer un courrier et lancer l'indexation | |
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Modifier le statut du courrier, Mettre à jour de la date de clôture (closing_date) et rediriger vers l'écran d'indexation (page d'indexation du courrier) |
| Confirmation et mise à jour de la date de départ | |
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Mettre à jour la rubrique Departure_date avec confirmation (annotation) |
| Confirmation simple | |
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Confirmer avant l'éxécution de l'action (validation) |
| Désactiver la persistance | |
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Enlever le marquage d'un courrier de l'action "Activer la persistance" |
| Emettre un avis (parallèle) | |
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Permettre à un utilisateur de donner un avis. |
| Emettre un avis (séquentiel) | |
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Permettre à un utilisateur de donner un avis. |
| Envoyer des courriers à annoter vers Maarch Parapheur | |
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Transmettre des courriers vers des utilisateurs Maarch parapheur pour Annotation |
| Enregistrer et imprimer le recommandé | |
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Génère le recommandé et le télécharge automatiquement. Le recommandé est mis en tant que document principal (fonctionne uniquement sur les courriers de catégorie 'recommandé') |
| Enregistrer le recommandé | |
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Génère le recommandé. Le recommandé est mis en tant que document principal (fonctionne uniquement sur les courriers de catégorie 'recommandé') |
| Enregistrer le recommandé et lancer l'indexation | |
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Génère le recommandé et reste sur la page d'indexation. Le recommandé est mis en tant que document principal (fonctionne uniquement sur les courriers de catégorie 'recommandé') |
| Envoyer dans un système d'archivage electronique | |
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Envoyer (ou télécharger) le bordereau SEDA dans un système d'archivag electronique, tel que MaarchRM (Voir documentation) |
| Envoyer des données vers un parapheur externe | |
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Envoyer les documents "intégrés au parapheur" du courrier sélectionné dans un parapheur tiers compatible ou Maarch Parapheur (Voir documentation) |
| Envoyer pour visa | |
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Soumettre le courrier à un circuit de visa défini au préalable (Parapheur interne). |
| Envoyer une demande d'avis (parallèle) | |
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Indiquer une liste d'utilisateurs dont l'avis est sollicité en mode parallèle. Les utilisateurs ayant le rôle "pour avis" dans la liste de diffusion sont automatiquement proposés par défaut |
| Envoyer une demande d'avis (séquentiel) | |
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Indiquer un circuit d'utilisateurs dont l'avis est sollicité en mode séquentiel. Les utilisateurs inscrits dans les circuits par défaut de l'entité traitante (Circuits d'avis) ou ajoutés via l'onglet "Circuit d'avis" du courrier sont automatiquement proposés par défaut |
| Envoyer vers Alfresco | |
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Envoi les documents vers le dépôt Alfresco rattaché à l'entité traitante du courrier Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration. |
| Envoyer vers Maileva | |
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Envoyer via Web service vers le fournisseur Maileva des éléments nécessaires à l'acheminement postal (Adresses destinataire, documents PDF). Mettre à jour la Table shippings, rubrique creation_date. Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration. |
| Générer et envoyer les accusés de réception | |
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A partir de la sélection courante, si le modèle est disponible (fonction de l'entité et du type de document simple, SVA, SVR), si le contact est renseigné (Courriel sinon adresse qualifiée), génèrer les Accusés de Réception correspondants. (Courriels par défaut, Fichier PDF téléchargé sinon) Mettre à jour la table acknowledgment_receipts. Courriels : mettre à jour les rubriques creation_date (date) et send_date (date). PDF : maj de la rubrique creation_date (date). Pour la mise à jour de send_date dans le cas d'un fichier pdf (AR papier), voir l'action "Renseigner la date d'envoi des accusés de réception PDF" L'action peut être paramétrée pour envoyer un AR automatiquement, manuellement, ou proposer les deux modes à l'utilisateur (par défaut automatiquement). Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration. |
| Imprimer le recommandé | |
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Imprime les bordereaux sélectionnés (fonctionne uniquement sur les courriers de catégorie 'recommandé') |
| Imprimer le bordereau d'envoi | |
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Imprime le descriptif de pli en fonction des recommandés selectionnés. (fonctionne uniquement sur les courriers de catégorie 'recommandé') |
| Interrompre le circuit de visa | |
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Interrompre un circuit de visa précédemment défini à n'importe quelle étape de ce circuit. (parapheur interne)' |
| Marquer comme lu | |
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Marquer un courrier comme "lu". Table res_mark_as_read. |
| Poursuivre le circuit de visa | |
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Viser le courrier depuis le parapheur interne et de transmettre le document au viseur / signataire suivant défini dans le circuit |
| Rediriger | |
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Transmettre le courrier à une nouvelle entité ou à une nouvelle liste de diffusion Nécessite de paramétrer le mot-clé associé "Rediriger" |
| Rediriger à l'entité initiatrice | |
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Transmettre le courrier à l'entité ayant enregistré le courrier (initiator). Recharge la liste de diffusion de l'entité initiatrice. Garde les rôles de la liste initiale en copie. |
| Refuser le visa - retour au précédent viseur | |
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Renvoyer le courrier au viseur précédent dans le circuit de visa défini. Parapheur interne |
| Remise à zéro du circuit d'archivage | |
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Supprime les accusés de réception de l'envoi en archivage pour les courriers qui ne sont pas encore archivés dans le SAE |
| Renseigner la date d'envoi des accusés de réception PDF | |
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Mettre à jour la date d'envoi des accusés de réception "papier". Mettre à jour la rubrique send_date si elle est vide de la table acknowledgment_receipts uniquement pour les types d'AR PDF. Clause de bannette exemple : dest_user = @user AND res_id IN(SELECT distinct res_id FROM acknowledgement_receipts WHERE format='pdf' AND send_date is null) |
| Réinitialiser le circuit de visa | |
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Remettre le courrier en traitement et réinitialiser les dates de traitement du circuit de visa. Parapheur interne |
| Sans confirmation | |
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Effectuer l'action de changement de statut sans demande de confirmation à l'utilisateur. |
| Valider la demande d'avis (parallèle) | |
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Valider une demande d'avis pour une liste précédemment définie. (Rôle pour avis de la liste de diffusion) |
| Vérification de la réponse au transfert du système d'archivage électronique | |
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Vérifie si le courrier a bien été archivé (validé et traité) dans le SAE |
| Vérification du transfert du paquet au système d'archivage électronique | |
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Vérifie si le courrier a bien été envoyé et reçu dans le SAE (pas forcément validé, ni traité) |