Les flux entrants
Il existe différents flux entrants au sein du service courrier et dans une application de gestion du courrier en général.
Les différents outils ou protocoles présentés dans ce chapitre disposent de la documentation nécessaire à leur compréhension et déploiement sur https://docs.maarch.org.
Le courrier papier
Le plus réprésenté est le courrier papier.
Pour le faire entrer dans Maarch Courrier, il y a plusieurs possibilités :
- numérisation de masse ;
- numérisation unitaire.
Numérisation de masse
La numérisation de masse est généralement centralisée en un point, qui est au service courrier.
Elle est très utile si vous recevez plus de 50 courriers par jour.
Le but de la numérisation de masse est de gagner du temps en chargeant un maximun le scanner de courriers.
Un travail préparatoire est néanmoins indispensable. Il faut utiliser des séparateurs de courriers (ex : une feuille comprenant un code à barres) pour indiquer au scanner quand commence un nouveau courrier.
Une fois cette numérisation de masse effectuée, tous les courriers sont alors envoyés (via Maarch Capture) dans un banette collective de Maarch Courrier dédié à la qualification.
Les opérateurs du service courrier peuvent alors saisir les métadonnées des courriers et les diffuser dans les services concernés.
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On peut également par ce canal récupérer les courriers numérisés sur des photocopieurs multifonctions. |
Numérisation unitaire
La numérisation unitaire est utile si vous ne souhaitez pas centraliser l'acquisition des courriers.
C'est une solution efficace pour les personnes recevant directement les courriers entrants et en faible quantité (moins de 50 courriers par jour).
Maarch propose pour ces personnes de pouvoir en 60 secondes chrono numériser et saisir directement un courrier. l'outil Maarch Capture Connector vous sera notamment très utile pour vous aider à connecter votre scanner de bureau à Maarch Courrier.
Contrairement à la numérisation de masse, on numérise et saisi les courriers de façon unitaire et au fil de l'eau.
Les courriels
Un flux de plus en plus important, les courriels. Ce mode de correspondance s'impose de plus en plus comme un canal privilégié.
Afin de pouvoir faire entrer ce flux dans Maarch Courrier, Maarch propose l'outil Maarch Capture à ses utilisateurs.
Maarch Capture est un outil permettant d'auditer des boites mails, d'y récupérer les corps de messages ainsi que leurs pièces-jointes et des les envoyer dans Maarch Courrier.
Plusieurs organisations sont possibles afin de capturer les courriels d'une organisation.
Soit c'est une boite mails centralisée où tous les courriels sont envoyés. Soit il en existe une par service.
Dans tous les cas, Maarch Capture s'assure de la bonne capture des courriels et les injecte dans des bannettes de l'application dédiées à la qualification de ces derniers.
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On peut également par ce canal récupérer les fax car les serveurs de fax sont en capacité de rediriger les fax entrants sur des boites mails. |
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Cela fonctionne également pour les photocopieurs multifonctions en mode unitaire car ces derniers sont en capacité de faire du scan2mail. |
Les flux en provenance de votre portail internet
De plus en plus d'organisations disposent d'un portail internet permettant de faciliter les demandes de leurs usagers.
Maarch a nativement de nombreux webservices vous permettant de récupérer ces demandes en provenance de votre portail afin de pouvoir les traiter dans Maarch Courrier quand cela est nécessaire.
L'inverse est également vrai, vos outils de votre système d'informations peuvent également venir piocher dans Maarch Courrier des courriers qui peuvent nécessiter d'être traiter dans un outil tiers.