Glossaire

Cet article fournit les définitions des termes liés à l'archivage électronique ; elles proviennent des différents textes des normes et standards qui s'appliquent à l'archivage (électronique ou physique) et largement utilisés dans la documentation publiée dans cet espace.

Ce dictionnaire est susceptible d'être augmenté ou modifié à tout moment. Si certaines définitions nécessitent un éclaircissement ou une correction, ou si vous souhaitez voire apparaître de nouveaux termes aujourd'hui absents, n'hésitez pas à nous contacter !

A

Accord de versement (ou convention d'archivage) :

Contrat établi entre les différents acteurs du versement d'archives. Réglementaire ou non, il sert de cadre aux relations entre les services chargés de la conservation des documents numériques. Il définit notamment :

• l'identité des acteurs, ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités ;
• le profil d'archive applicable ;
• le niveau de service applicable ;
• les règles contraignant le flux par transfert, par période, etc.

AIP - Archival Information Package (ou PAI - Paquet d'Information Archivé) :

Dans le modèle OAIS, ensemble d'informations enregistré sur les supports de stockage, comportant le contenu numérique, l'information de représentation et l'information de pérennisation, et décrit par l'information de description conservée dans le référentiel d'archivage (le registre en base de données par exemple).

Archivage numérique (ou archivage électronique) :

Activité d'identifier, de collecter, de classer, de conserver, de communiquer et de restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales, aux besoins d’information ou à des fins patrimoniales.

Archive :

"Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" - Code du Patrimoine.

Attestation électronique :

Ensemble d’informations permettant d’assurer qu’une action a bien eu lieu.

C

Communication :

Action réalisée par le service producteur afin de transmettre l'information conservée à un demandeur, avec l'autorisation du service d'archives et, le cas échéant, du service de contrôle compétent.

Conversion de format :

Opération qui consiste à convertir le contenu numérique d'un document de son encodage d'origine vers un format différent et plus pérenne, tout en préservant la fidélité de l'information contenue.

D

Demandeur :

Personne physique ou morale qui souhaite se voir communiquer les informations conservées par le service d’archives dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur.

Dépôt :

Ensemble composé de un ou plusieurs documents ayant le même profil d'archive ; ou opération consistant à enregistrer les documents numériques dans le système d'archivage.

Document numérique (ou document électronique) :

Ensemble composé d’un contenu, d’une structure logique et d’attributs de présentation permettant sa représentation, exploitable par une machine afin de restituer une version intelligible pour l’homme. Le document est nativement numérique, ou obtenu par un processus de transformation d’un document physique : on parle dans ce cas de document numérisé.

Document numérisé :

Document numérique issu de la numérisation de documents initialement physiques, sur support microforme ou tout autre support audiovisuel analogique.

Durée d'utilisation administrative - DUA :

Durée pendant laquelle les informations doivent être conservées dans le respect des exigences légales, contractuelles ou de l'activité de l'organisme, qui débute soit à la production du document, soit à un événement ultérieur externe (naissance d'une personne concernée, fin d'un contrat, etc.).

Durée d'utilisation courante (DUC) :

Durée pendant laquelle les documents sont conservés par le service producteur pour en faire usage dans les activités associées, qui commence - comme la DUA - dès la production mais doit être plus limitée dans le temps, notamment parce que les règles applicables en matière de restriction d'accès ou de sécurisation des documents peuvent ne pas encore être appliquées.

E

Empreinte numérique :

Séquence de bits propre à un document numérique, obtenue par une fonction de hachage. Elle permet la détection des modifications au document numérique par comparaison de l'empreinte calculé à un instant donné par rapport à celle d'origine.

F

Fidélité :

Capacité d’un document électronique de permettre de restituer toute l’information contenue dans le document d’origine pour l'utilisation à laquelle il était destiné.

Format :

Structuration des données binaire, spécifiée et éventuellement normalisée, utilisée par les systèmes d'information pour représenter les contenus, notamment dans le cas des documents numériques pour que l'utilisateur puisse en prendre connaissance dans un périphérique d'affichage.

H

Horodatage :

Information permettant de démontrer qu’une donnée (par exemple un document, un enregistrement d’audit ou une signature électronique) existait à un instant donné.

I

Information de description :

Dans le modèle OAIS, information qui décrit le paquet d'information archivé et permet la conservation et la recherche de ce dernier.

Information de pérennisation :

Dans le modèle OAIS, partie du paquet d'information archivé permettant la compréhension de l’objet archivé et la définition des règles de gestion et de la stratégie de pérennisation à mettre en œuvre.

Information de représentation :

Dans le modèle OAIS, partie du paquet d'information archivé permettant de restituer le contenu d'information à partir du contenu binaire enregistré (telle que l'identification du format ou la structuration des différentes parties).

Intégrité :

Caractéristique d'une information qui n'a subi aucune altération ou destruction fortuite ou intentionnelle.

J

Journal de cycle de vie des archives :

Journal dans lequel sont consignées les traces des opérations réalisées par un acteur du système d’archivage et ayant un impact sur la conservation : versement, modification, mise à jour du profil d'archivage, restitution, destruction, etc.

Journal des évènements :

Journal dans lequel sont consignées les traces des opérations réalisées par le système d'archivage, ayant trait à la sécurité, l'exécution de fonctionnalités ou la survenue d'événements logiciels.

M

MEDONA :

Voir Norme AFNOR NF Z44-022 - MEDONA.

Métadonnée :

Littéralement, la "donnée à propos de la donnée" ; ensemble structuré d’informations attaché à un document et servant à en décrire les caractéristiques en vue de faciliter son identification, sa gestion, son utilisation ou dans le cas de l'archivage électronique sa conservation. Pour les archives, ces information sont techniques, de gestion et de description ;

Migration de support :

Opération qui consiste à transférer le contenu de certains types de supports vers d’autres types, notamment afin d’anticiper l’obsolescence du support concerné.

N

Niveau de service :

Nature des prestations de service demandées par le déposant pour l'information échangée, en matière de disponibilité, de sécurité, de traitement des données, et en référence aux différents niveaux prévus par l'accord de versement conclu entre les parties ;

Norme AFNOR NF Z42-013 - Archivage électronique :

Norme française de 1999 révisée en 2009, traduite en 2012 et publiée sous la norme internationale ISO 14641-1, augmentée en 2012 d'une certification (NF 461 - Système d'Archivage Electronique). Elle est intitulée "Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes" et définit les exigences pour garantir notamment la valeur probante des documents numériques.

Norme AFNOR NF Z42-013 - MEDONA :

Norme française de 2014, dérivée du SEDA. Elle est intitulée "Modélisation des Échanges de Données pour l'Archivage" et décrit un modèle pour les transactions d'échange ayant lieu entre les acteurs du système d'archivage.

Norme ISO 14721 - OAIS :

Norme internationale de 2001, intitulée "Open Archival Information System", soit système ouvert d’archivage de l’information. Elle fournit un modèle fonctionnel, un modèle de données et décrit trois acteurs pour la conservation sécurisée (la pérennisation) des données numériques.

Numérisation :

Opération de conversion de documents à partir de support papier, microforme ou enregistrement audiovisuel analogique en représentation codée numériquement.

O

OAIS :

Voir Norme ISO 14721 - OAIS.

Opérateur d'archivage :

Entité chargée de fournir de manière opérationnelle les services du SAE, et de maintenir le système dans le cadre contractuel qui le lie à l'Autorité d'archivage.

P

Pérennité :

Caractéristique d'une information qui peut être restituée de façon intelligible tout au long de sa période de conservation.

Plan de classement :

Système d'organisation de l'information conservée, par sujets, du général au particulier, reflétant les activités d'un organisme, avec des niveaux de structuration tels que les fonds (et sous-fonds), les séries (et sous-séries), les dossiers (et sous-dossiers) et les pièces, matérialisé dans les faits par un cadre de classement.

Prestataire de tiers-archivage :

Personne physique ou morale qui assure la conservation de documents numériques pour le compte d'un tiers.

Politique d’archivage :

Recueil des exigences juridiques, fonctionnelles, opérationnelles, techniques et de sécurité, qu'un système d’archivage électronique interne ou externe doit respecter afin que celui-ci puisse être considéré comme répondant aux besoins exprimés par l’organisme qui le met en œuvre.

Profil d’archive :

Définition d'une typologie documentaire fournissant l'ensemble des règles applicables à des documents partageant les mêmes règles de constitution des métadonnées, de confidentialité, de conservation et de droits d’accès.

PRONOM :

Registre de formats de contenu numérique publié par les Archives Nationales du Royaume-Uni, qui permet l'identification et la qualification des formats et facilite la gestion des ressources, notamment leur pérennisation.

PUID :

Identifiant unique d'un format de contenu numérique dans le registre PRONOM.

R

Règle de communicabilité - règle d'accessibilité / règle de d'accès :

Ensemble d'informations qui décrivent les restrictions d'accès aux données conservées.

Règle de conservation - règle de sort final :

Ensemble d'informations relatives à la gestion du cycle de vie des documents numériques, notamment la durée d'utilisation administrative au-delà de laquelle un document sera soumis à son sort final.

Réplication :

Opération de duplication des données d'une source de données (base de données, site de stockage) vers une - ou plusieurs - autre localisée sur des sites différents.

Restitution :

Action réalisée par le service d'archives permettant de transmettre l'information conservée à l’organisme qui les a produits, puis de les détruire de manière définitive de son système d’archivage, pour ne plus en assurer la conservation.

S

SEDA - Standard d’Échange de Données pour l'Archivage :

Standard créé par le SIAF qui modélise les transactions d'échange entre les acteurs du système d'archivage de données pour la sphère publique ;

Série :

Division primaire du plan de classement qui correspond à un pôle d'activité de l'organisme et qui peut recouvrir un ou plusieurs sujets proches, éventuellement subdivisée en sous-séries, qualifiées d'organiques lorsqu'elles regroupent un ensemble de pièces de même nature.

Service d’archives :

Entité qui assure la conservation des informations dans le respect des conditions légales, réglementaires ou contractuelles en vigueur.

Service de contrôle - Autorité de contrôle :

Entité qui, dans certains cas (notamment les archives publiques avec les services départementaux ou nationaux), autorise ou non la communication ou l’élimination des documents numériques.

Service producteur :

Entité qui produit les documents numériques, c’est-à-dire qui les a créés ou reçus dans le cadre de son activité.

Service versant :

Entité qui transfère les informations, produites par un ou plusieurs services producteur, au service d'archives.

Signature électronique :

Structure de données qui permet d’authentifier l'origine d'une autre données, par exemple un document numérique ou un ensemble de document, et d'en garantir l’intégrité.

Sort final :

Règle applicable à terme de la DUA de l'information, qui définit si elle est éliminable ou doit être conservée sans limite de temps dans un système d'archivage définitif.

Système d’archivage électronique - SAE :

Dispositif s'appuyant sur un système informatique permettant de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives.

T

Traçabilité :

Capacité à pouvoir reconstituer et présenter l’historique des événements qui ont eu lieu dans le système ou sur une entité durant son le cycle de vie.

Transfert - versement :

Action par le service versant de transmettre des informations au service d'archives en vue de lui en confier la conservation ;

Type MIME - MIME type :

Identification du format d'un contenu média, sous la forme d'un type et d'un sous-type (par exemple text/xml, application/pdf, image/jpg...) utilisé à l'origine par le standard Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) pour définir l'encodage du contenu ou des en-têtes des courriers électroniques non ASCII, puis étendu à d'autres protocoles comme le http.

Z

Z42-013 :

Voir Norme AFNOR NF Z42-013.