Compréhension du besoin [CP]

La phase de compréhension du besoin se déroule en plusieurs ateliers de paramétrage. Au cours de ces ateliers, le chef de projet collecte toutes les informations utiles au paramétrage techniques et fonctionnel de l'application.

Objectifs :

• S'assurer du respect du calendrier
• Planifier les interventions techniques
• Comprendre le besoin
• Paramétrer l'outil
• Préparer la phase de recette

Ressources utiles

• Notion
• Tableau de suivi
• Tableau de paramétrage
• Document de préparation au lancement
• Slides d'ateliers
• Circuit du courrier
• DSD
• Tickets techniques

Préparer les ateliers

1. Vérifier la présence de l'instance pour le paramétrage

2. Vérifier les modalités clients dans le notion

3. Créer le tableau de paramétrage dans le drive

4. Envoyer un mail au client pour planifier le projet avec un tableau de suivi

5. Après validation du calendrier, indiquer les jalons dans le Notion client

Déroulé des ateliers :

Le contenu des ateliers est rappeler dans le document de préparation au lancement .

Le nombre d'atelier est écrit dans le notion et sur le bon de commande du drive. Le découpage des ateliers dépend de ce qui a été venu.

Chaque atelier se déroule en suivants les temps ci-dessous :

Etape 1 : Avant Atelier

• Envoyer l’invitation et ordre du jour au client
• Adapter l'instance au client
• Créer les slides de présentation à partir du modèle

Etape 2 : Animer l'atelier

Cet atelier de 3h maximum est effectué avec le client sur une thématique précise (voir descriptif des ateliers)

• Effectuer une démonstration de l'application et le paramétrage réalisé entre les ateliers (30 min)
• Demander si le processus correspond aux attentes du client
• Effectuer une démonstration accès sur la thématique de l'atelier (30 min)
• Animer un échange sur les ajustements souhaités
• Résumer les décisions prise par le client
• Présenter le tableau de paramétrage
• Valider le calendrier

Pour un projet classique, vous pouvez vous référer à la procédure ci-dessous concernant les sujets à aborder.

Etape 3 : Envoyer le compte-rendu

Dans le dirve du client :

• Créer le circuit du courrier sur draw.io
• Renseigner la partie du DSD concerné
• Extraire la première partie du DSD et mettre sous forme de compte-rendu

Etape 4 : Paramétrer l'outil

• Paramétrer l'instance en suivant le circuit établi
• Faire les tickets pour les configurations techniques

• Intégrer le tableau de paramétrage sur une instance si.

  Client SaaS Une fois le tableau fonctionnel, envoyer une demande d'intégration du tableau à l'équipe technique

Etape 5 : Mail client

Envoyer un mail au client avec les éléments suivants :

• Mise à jour du calendrier
• Lien vers l'instance paramétrer
• Comptes à utiliser pour tester
• Rattacher en PJ le CR

Contenu des ateliers :

Atelier 1 : Qualification et validation

Réunion client de 3h sur la thématique d'entrée du courrier

Informations importantes :

• Injection des documents dans Maarch
• Contenu des fiches de qualifications
• Processus de validation avant arrivée dans les services

Exemple de question à poser :

Injection des documents dans Maarch :

• Quel type de scanner utilisez vous ?

Scanner de bureau : Demander au client si il est possible d'utiliser Scansnap

Photocopieur : Demander au client si le photocopieur permet un envoie via sftp ou uniquement par mail

• Souhaitez-vous effectuer de la capture de mail ?

Pour la capture de mail en SaaS, privilégier une redirection de mail via une boite mail Maarch

Contenu des fiches de qualifications

• Souhaitez vous ajouter la confidentialité ?

Attention si le client souhaite ajouter la confidentialité il faut ajuster l'ensemble du paramétrage pour ne pas voir les courriers confidentiels dans la recherche et dans les bannettes.

• Souhaitez vous ajouter le numéro de recommandé ?

Ajout d'un champs text ou d'un champ oui/non

• Souhaitez-vous ajouter la nature du document ?

nature : mail / Courrier papier ...

Processus de validation avant arrivée dans les services

• Quel est le fonctionnement actuel ?

• Avez-vous une validation avant envoi effectif aux agents ?

• Avez-vous un traitement spécifique pour certains document (exemple courriers confidentiels) ?

• Le formulaire de qualification doit-il être non modifiable et à quel niveau ?

A quel moment la qualification est bloquée ? Attention si on bloque le formulaire, le courrier principal ne sera pas éditable sauf en fiche détaillée.

Après l'atelier

A l'issue de l'atelier 1, le chef de projet envoie un ticket à l'équipe technique avec les éléments de la capture (cf ticket d'exemple)

Atelier 2 : Traitement courrier entrant : sortant

Réunion client de 3h sur la thématique du traitement des courriers

Informations importantes :

• Traitement des courriers entrants / sortants
• Gestion des avis
• Accusé de réception
• Gestion des retards
• Contrôle et supervision

• Notification

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Exemple de question à poser :

Traitement des courriers entrants / sortants:

• Quels profils peuvent effectuer des courriers départs ?

Groupe concerné par le traitement des courriers.

• Avez-vous un besoin spécifique pour les avis ?

Avis séquentiel ou parallèle ?

• Quels types de courriers ne doivent pas être injectés dans la solution ?

Exemple : Chèques, Doc non numérisable, confidentiel

• Souhaitez-vous utiliser la génération des accusés de réception ?

A quel niveau la génération des accusés de réception est-elle effectuée ?

Suivi spécifique à ce sujet ?

Gestion en masse ou via la fiche de traitement ?

Gestion des retards

-Souhaitez-vous ajouter une bannette de courrier en retard ?

• Souhaitez-vous ajouter une bannette de courrier en retard du service pour la supervision ?

Contrôle et supervision

• Qui doit pouvoir suivre l'avancement des courriers dans Maarch ?

• Souhtez-vous pouvoir rediriger le courrier depuis la bannette de supervision ?

Notification

• Souhaitez-vous ajouter des notifications par mail ?

Notificaiton de bannette Notification avant fin du délai de traitement Notification après délai de traitement

• A quel heure souhaitez-vous recevoir la notification ?

Attention les notifications sont génériques et non nominative.

Atelier 3 : Visa / Signature

Réunion client de 3h sur la thématique d'entrée du courrier

Informations importantes :

• Envoie en circuit de visa / signature
• Reception des courriers signés
• Envoie des courriers sortant

Exemple de question à poser :

Envoie en circuit de visa / signature

Si il y a un connecteur vers un parapheur éléctronique :

• Souhaitez-vous réaliser l'envoie en visa / signature directement dans le parapheur ?
  Tant que le document est dans Maarch Courrier il reste éditable

• Souhaitez-vous avoir une bannette avec tout les courriers en signature dans le parapheur ?

Si le client n'as pas de connecteur :

-A quel moment le courrier est matérialisé pour les signatures papiers et par qui ?

• Qui réintègre le document ?

Questions génériques :

• Souhaitez-vous avoir une bannette pour suivre mes courriers envoyé au parapheur ?

Reception des courriers après visa

• Souhaitez-vous recevoir les documents refusés dans une bannettes spécifique ou dans la bannette de traitement ?

• Les courriers validés sont réceptionnés par qui ?

Envoie des courriers sortants

• Les courriers sont-il envoyés par le service courrier ou par le service traitant ?

Après l'atelier

A l'issue de l'atelier 3, le chef de projet envoie un ticket à l'équipe technique avec les éléments pour la configuration des connecteurs (cf ticket d'exemple)

Fin des ateliers :

Documents à communiquer au client :

• DSD
• Cahier de recette

Lors du dernier ateliers, le calendrier doit être refixé et envoyer au client.

Le client doit fournir le tableau de paramétrage pour injection par le [CP].