Traitement des courriers

L'utilisateur Charlotte CHARLES reçoit le courrier dans sa corbeille Courriers à traiter. Le traitement consiste à :

• demander un avis ;
• envoyer un AR ;
• laisser des instructions ;
• faire circuler le courrier ;
• créer un projet de réponse.

Cliquer sur la corbeille Courriers à traiter pour voir la liste des courriers à traiter, puis cliquer sur la demande d'intervention.

Dans ce formulaire il est possible de :

• Consulter les Informations générales : index saisis lors de la qualification et la validation, non modifiables.
• Gérer la ou les pièces jointes, réponses effectuées : notes de traitement, types de réponse et pièce(s) jointe(s) associée(s).
• Gérer les mots clés : tous les mots clés associés au document lors de l'enregistrement et de la validation.
• Consulter l'affaire : détails de l'affaire à laquelle le courrier est potentiellement rattaché ou attacher le courrier à une nouvelle affaire.
• Consulter le rattachement à un dossier : nom du dossier/sous dossier dans lequel le courrier est potentiellement rangé (plan de classement).
• Consulter l'historique : piste d'audit complète du document depuis son enregistrement, on peut filtrer la liste par utilisateur, par action ou par période.
• Consulter les notes : annotations saisies par les personnes impliquées dans le traitement (destinataire principal et en copie), on peut filtrer les notes ou en rajouter. Des modèles d'instruction sont disponibles pour faciliter la saisie.
• Consulter la liste de diffusion, copies : liste des personnes et services en copies pour information.
• Consulter le circuit d’avis : liste des personnes pour avis
• Consulter le circuit de visa : liste des personnes pour visa et signature
• Consulter les liaisons du document : liste des liaisons du courrier avec d'autres courriers. On peut ajouter une nouvelle liaison.
• Envoyer des courriels : centralisation de l'envoi de courriels relatifs à l'affaire.