Maarch dispose d'un workflow souple et puissant facilitant la circulation du courrier.
Le système d'annotation propose des modèles d'instruction type.
La gestion des modèles est centralisée : elle permet d'administrer les modèles de réponse, de courriel, d'annotations, d'alerte et de relance.
La rédaction collaborative du projet de réponse se fait de façon sécurisée au travers d'une application Java Web Start compatible avec les politiques de sécurité des nouveaux navigateurs. Les champs du modèle sont automatiquement complétés avec les informations du courrier. La communication vers les tiers est normalisée et contrôlée.