Validation des courriers

Revenons au traitement de notre premier Courrier Arrivée.

Denis DAULL, en tant que superviseur Courrier reçoit ce dernier dans sa bannette Attributions à vérifier.

La pré-affectation opérée par le service courrier peut demander à être affinée : c'est le rôle du Superviseur. En général, on valide le courrier pour :

• modifier la liste de diffusion ;
• changer la priorité ;
• ajouter des notes de traitement.

L'étape de validation permet de prendre connaissance du courrier et de valider les informations saisies lors de l'enregistrement, particulièrement au niveau de la liste de diffusion.

Cliquer sur la bannette Attributions à vérifier pour afficher la liste :

Cliquer sur le document pour afficher le formulaire de validation :

On accède à l'ensemble des informations saisies et à la liste de diffusion. Dans les actions situées au dessus du document, le validateur peut créer des notes, des pièces jointes, des liens entre documents.

Le Secrétaire Général va aussi affiner la liste de diffusion, par exemple pour ajouter Mme le Maire (Patricia Petit) à la liste des destinataires en copie.

Pour cela dans la liste de diffusion cliquer sur Modifier la liste.

Pour ajouter Patricia Petit en copie il faut :

1. Taper les premières lettres de la personne
2. Affecter un rôle (ici en copie), puis valider en cliquant sur l’icone « Ajouter »
3. Après avoir ajouté cette personne en copie, cliquer sur « Valider » pour confirmer le choix de la liste de diffusion et revenir à la fenêtre de la validation du courrier.

	Pour suivre la suite du guide, ajouter également Charlotte Charles, si elle n'est pas déjà en destinataire.

il suffit ensuite de cliquer sur Valider après avoir choisi l'action Attribuer au service pour envoyer le courrier dans le service défini par la liste de diffusion, avec une dernière chance d'y insérer une note de traitement.

Le courrier quitte la corbeille des Attributions à vérifier et se trouve maintenant dans la corbeille des courriers à traiter du destinataire principal (ici Charlotte Charles) et dans la corbeille des courriers en copie de tous ceux qui sont en copie dans la liste de diffusion.

Cas de l'annotation dans le Maarch Parapheur

Avant de diffuser le courrier dans le service attributaire, vous avez la possibilité d'envoyer le courrier arrivé et sa fiche de liaison dans le Maarch Parapheur pour annotation.

Pour cela, il faut utiliser l'action Envoyer pour annotation (Maarch Parapheur) à la place de l'action précédement utilisée pour envoyer le courrier en traitement dans le service traitante.

Se référer à la documentation sur le parapheur électronique pour valider ou refuser le courrier entrant et sa fiche de liaison à annoter dans le parapheur.

	Si vous utiliser l'action refuser dans le Maarch Parapheur pour le courrier à annoter, le courrier sera alors placé dans la bannette des retours courriers.

Ce qu'il faut retenir

• Dans la liste des courriers à valider on peut filtrer l'affichage par entité, par catégorie de courrier, par contact. Les icônes caractérisent le statut du courrier, et leur couleur varie selon le degré d'urgence.
• L'étape de validation est une étape optionnelle, utilisée en général pour le courrier signalé. Nous avons fait le choix dans cet exemple de paramétrage de bloquer le courrier signalé tant qu'il n'a pas été vu par le superviseur.
• Lors de la validation l'utilisateur peut modifier/corriger des infos saisies lors de l'enregistrement, dont la liste de diffusion. Un courrier n'a qu'un destinataire principal, le nombre d’utilisateurs en copie n'est pas limité, et l'on peut mettre tout un service en copie.
• L’arrivée d’un courrier à valider ou à traiter, ainsi que virtuellement tous les événements du système (ajout de notes, ajout d’une personne en copie, suppression d’un courrier, …) peuvent faire l’objet de notifications par courriel. Ceci demande un paramétrage avancé sur le serveur, ainsi que la saisie des courriels des utilisateurs, voir l'administration des notifications sur https://docs.maarch.org/MaarchCourrier/.