Les flux entrants
Il existe différents flux entrants au sein du service courrier et dans une application de gestion du courrier en général.
Les différents outils ou protocoles présentés dans ce chapitre disposent de la documentation nécessaire à leur compréhension et déploiement sur https://docs.maarch.org.
Le courrier papier
Le plus représenté est le courrier papier.
Pour le faire entrer dans Maarch Courrier, il y a plusieurs possibilités :
- numérisation de masse ;
- numérisation unitaire.
Numérisation de masse
La numérisation de masse est généralement centralisée en un point, au service courrier.
Elle s'impose pour des volumes supérieurs à 200 courriers/jour. Grâce à la vitesse du scanner et à la capacité du bac de chargement, on rattrape le temps perdu à la préparation.
Ce travail préparatoire est indispensable : à l'aide de séparateurs (ex : une feuille comprenant un code à barres, une étiquette pré-imprimée), on indique au scanner quand commence un nouveau courrier.
Une fois cette numérisation de masse effectuée, tous les courriers sont alors envoyés (via Maarch Capture) dans une bannette de Maarch Courrier dédiée à la qualification.
Les opérateurs du service courrier peuvent alors saisir les métadonnées des courriers et les diffuser dans les services concernés.
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On peut également par ce canal récupérer les courriers numérisés sur des photocopieurs multifonctions. |
Numérisation unitaire
La numérisation unitaire est utile si l'on ne souhaite pas centraliser l'acquisition des courriers.
C'est une solution bon marché, robuste et rapide pour les volumes ne dépassant pas 50 courriers par jour et par poste de travail.
Contrairement à la numérisation de masse, on numérise et saisit les courriers de façon unitaire et au fil de l'eau.
Les courriels
Ce mode de correspondance dématérialisé s'impose de plus en plus, en envoi direct ou via un formulaire Web transformé en courriel. Les courriels sont traités par un processus Maarch Capture, qui récupère les corps de messages ainsi que leurs pièces-jointes.
Comme pour la numérisation de masse, Maarch Capture adresse le résultat de la capture dans une bannette qualification Maarch Courrier.
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On peut également par ce canal récupérer les fax car les serveurs de fax sont en capacité de rediriger les fax entrants sur des boites mails. |
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Cela fonctionne également pour les photocopieurs multifonctions en mode unitaire car ces derniers sont en capacité de faire du scan2mail. |
Les flux en provenance de votre portail internet
Certaines organisations disposent d'un portail internet permettant de faciliter les demandes de leurs usagers. On parle alors de GRC (Gestion de la Relation Citoyen) ou GRU (Gestion de la Relation Usager).
Maarch Courrier dispose nativement de nombreux webservices permettant de récupérer ces demandes et d'effectuer les opérations de backoffice dans Maarch Courrier. Une intégration spécifique plus poussée est présente pour les GRU Entr'Ouvert et Docapost Localeo. Dans ce dernier par exemple, les contacts sont synchronisés entre les deux systèmes.