Données descriptives

> Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec une configuration permettant d'utiliser un dictionnaire de données interne.

L'administrateur du système d'archivage accède à la gestion des données descriptives par le menu Gestion de l'archive > Données descriptives.

Il constitue ainsi un dictionnaire des données, dont les différents champs seront utilisables pour structurer le modèle de description associé aux profils d'archive.

Un champ de description comporte obligatoirement un type, un nom et un libellé.

Le type de données est à choisir parmi les 5 suivants :

• Le type mot-clé
• Le type texte décrit des valeurs potentiellement longues qui ne peuvent pas servir de critère de recherche mais dont le contenu peut être indexé en mode texte intégral (fulltext)
• Le type date décrit une date du calendrier grégorien constitué d'une année, d'un mois et d'un jour.
• Le type nombre décrit un nombre réel qui peut être exprimé comme un entier ou un nombre décimal, positif ou négatif, pour des montants ou des mesures.
• le type booléen décrit un indicateur qui peut être positionné à vrai ou faux.

Le nom du champ est une chaîne de caractères normalisée qui ne doit contenir que des lettres, des chiffres, tirets haut et bas. Il est utilisé par le système pour identifier le champ dans les structures de données et ne peut être modifié après la création du champ.

Le libellé est utilisé pour afficher les invites et les aides à l'utilisateur.

Mot-clé

Un mot-clé décrit des valeurs généralement courtes et simples qui proviennent des référentiels du métier, et qui pourront servir de critère de recherche précis, par exemple un numéro de facture, un code client ou article, un matricule, etc.

Le champ de type mot-clé peut comporter une valeur par défaut qui proposée à l'utilisateur lors du versement.

La valeur du champ peut aussi être restreinte par trois mécanismes d'énumération :

• saisie en liste simple,
• en liste de choix avec libellé,
• par un référentiel externe.

Données Sensibles

Un bouton est présent afin de choisir si le champ renseigné sera considéré comme sensible ou non. Un champ sensible apparaitra avec une icône distincte dans les interfaces.

Liste simple et avec libellé

Dans le cas d'une liste simple, l'administrateur saisit la liste des valeurs autorisées, qui seront proposées à l'utilisateur sous la forme d'une liste de choix.

La liste avec libellé permet à l'administrateur de saisir une information codifiée et d'ajouter un libellé à chaque valeur. Ce libellé sera affiché à l'utilisateur dans la liste de sélection, en lieu et place de la valeur. Le système enregistrera la valeur pour la métadonnée, et non le libellé.

Lors des opérations de versement et de modification des métadonnées descriptives, dans ces deux cas, le système valide que la valeur définie pour les métadonnées utilisant ce champ fait bien partie des listes saisies. De plus, la valeur par défaut devra être choisie parmi les valeurs de l'énumération.

Référentiel externe

Dans le cas où on souhaite lier un référentiel externe, la liste de l'énumération fera référence à un fichier pré-chargé dans l'application (exclusivement au format CSV).

Pour que la liaison se fasse entre le fichier csv et le mot-clé, le nom du référentiel CSV doit être identique au nom du champ. Exemple : fichier CSV nommé "pays.csv", le nom de la donnée descriptive doit être "pays". Le libellé peut être différent.

Pour en savoir plus sur la création et/ou la configuration d'un référentiel externe, l'administrateur pourra se référer à la documentation de configuration sur les référentiels externes.

Types complexes

Cet écran permet de gérer les champs de description avec des types simples : texte, date, nombre, indicateur. Il est parfois nécessaire d'utiliser des métadonnées de types complexes comme des listes d'attributs (objets) et des tableaux dans la description des unités d'archive.

Ces champs ne sont pas gérés dans cet écran, mais définis dans la configuration par le branchement de schémas externes. Cette fonction nécessite l'intervention de l'administrateur technique de la plateforme afin d'étendre le dictionnaire avec des les fragments de schéma de description.

Liste d'attributs (objets)

Les champs de ce type permettent de définir une métadonnée constituée de plusieurs attributs, dont chacun possède un nom, un intitulé et un type, exactement selon le même modèle que les champs de description gérés dans cet écran.

Ce système permet de créer des blocs de "sous-champs" qui apparaissent tous lorsque le champ est utilisé.

Les champs complexes ainsi définis permettent par exemple de représenter un bloc d'adresse qui, s'il est facultatif, fera apparaître ou disparaître l'ensemble des lignes d'adresse.

Tableaux

Les champs de type tableau permettent d'utiliser des métadonnées comportant plusieurs valeurs d'un même type pour constituer des listes. Le type des éléments du tableau peut être simple ou complexe.

Avec un type simple, on définira par exemple une liste d'étiquettes ou de mots-clés. Avec un type complexe, on pourra lister des destinataires ou des articles par exemple.