Présentation du guide de l'utilisateur
Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :
- enregistrement d'un courrier ;
- traitement ;
- circuit de visa sortant ;
- signature ;
- méthodes de recherche ainsi que les possibilités annexes proposées par la solution.
Pour faciliter l'adoption du guide, nous l'avons orienté par rôles utilisateurs :
- opérateur de numérisation et responsable service courrier ;
- agent ;
- responsable et directeur ;
- élu ;
- archiviste ;
- rôle transverse.
Chaque documentation associée à un rôle est indépendante des autres et peut être extraite du guide global de l'utilisateur Maarch Courrier.
Organigramme
Ce guide utilisateur s'appuie également sur un organigramme afin de représenter la hierarchisation des rôles précités. C'est un organigramme représentant une collectivité :
Chaque utilisateur est rattaché à une entité (cabinet, direction, service) et dispose d'un accès au fonds documentaire et de droits relatifs à sa fonction.
Connexion à l'application
Voici la liste des utilisateurs disponibles pour la démonstration du guide utilisateur :
| Service | Prénom | Nom | Login | Mot de passe |
|---|---|---|---|---|
| Maire | Patricia | Petit | ppetit | maarch |
| Cabinet Maire | Edith | Erina | eerina | maarch |
| Directeur Général Services | Robert | Renaud | rrenaud | maarch |
| CCAS | Jenny | Jane | Jjane | maarch |
| Direction des Finances | Suzanne | Star | sstar | maarch |
| Direction des Systèmes d'Information | Sylvain | Sissoko | ssissoko | maarch |
| Direction des Systèmes d'Information | Chloé | Cordy | ccordy | maarch |
| Secrétariat Général | Denis | Daull | ddaull | maarch |
| Direction des Ressources Humaines | Pierre | Pruvost | ppruvost | maarch |
| Direction Générale Adjointe | Martin | Manfred | mmanfred | maarch |
| Direction Générale Adjointe | Katy | Kaar | kkaar | maarch |
| Pôle Culturel | Bruno | Boule | bboule | maaarh |
| Pôle Jeunesse et Sports | Barbaba | Bain | bbain | maarch |
| Pôle Social | Nancy | Nataly | nnataly | maarch |
| Pôle Technique | Charlotte | Charles | ccharles | maarch |
| Service Sports | Tony | Tong | ttong | maarch |
| Service Petite Enfance | Sabrina | Saporta | ssaporta | maarch |
| Service Courrier | Bernard | Blier | bblier | maarch |
| Correspondant Archives | Georges | Grand | ggrand | maarch |
| Pôle des Services Fonctionnels | Amanda | Ackermann | aackermann | maarch |
| Service Juridique | Jean | Jonasz | jjonasz | maarch |
| Administrateur technique/fonctionnel | Superadmin | Superadmin | superadmin | superadmin |
Scénario standard de traitement du courrier
Enregistrement
- Numérisation du courrier unitaire ou par lot ;
- Qualification / Indexation ;
- Envoi en validation.
Validation
- Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow ;
- Révision de la liste de diffusion ;
- Instructions de traitement.
Traitement
- Notification du service destinataire ;
- Prise en compte par le service ;
- Création d'affaire ou rattachement à une affaire existante ;
- Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse ;
- Demandes d'avis ;
- Élaboration de la réponse, redirection, demande de visa, de signature.
Clôture
- Finalisation du traitement et archivage.
Prise en main de l'outil
Connexion
Les utilisateurs de la démonstration ont un prénom dont la première lettre est identique à celle de leur nom.
Le mot de passe est toujours « maarch » en minuscules, sauf pour l'administrateur « superadmin », dont le mot de passe est « superadmin ».
Ainsi, pour se connecter en tant que Bernard Blier, responsable courrier, il faut taper en ID utilisateur « bblier » et en mot de passe « maarch ».
Ecran d'accueil
- Menu comprenant l'ensemble des fonctions disponibles pour les profils d'appartenance de l'utilisateur. Le menu apparaît au passage de la souris.
- Zone de recherche rapide (sur objet, n°GED, n°chrono, notes, n°chrono pièces jointes)
- Bannettes de workflow ou de supervision
- Raccourcis pour les fonctions usuelles
- Rappel des 5 derniers courriers sur lesquels est intervenu l'utilisateur connecté
- Affichage message d'accueil paramétrable (Administration fonctionnelle / paramètres / homepage_message)
Les bannettes sont suivis d'un compteur de document.
Si vous voyez apparaître un cadenas sur la ligne du document, c'est que vous êtes allé trop vite pour le système de verrouillage ! Attendez un peu en tapant F5 pour que le cadenas disparaisse.