Profils d'archives
Le profil d'archives permet de définir une typologie documentaire pour des ensembles d'archives cohérents qui partagent les mêmes données descriptives et règles de gestion.
Les données descriptives permettent au système de contrôler la conformité des métadonnées descriptives lors des versements et des modifications. Les règles de gestion sont reportées sur les archives au moment de leur versement.
L'administrateur du système d'archivage accède à la gestion des profils d'archive par le menu Gestion de l'archive > Profils d'archive.
La zone intitulée "Filtre" en haut à gauche du tableau permet de saisir tout ou partie du nom du profil pour filtrer les résultats affichés.
Le bouton + Ajouter en haut à droite de la liste affiche le formulaire permettant
de saisir les informations d'un nouveau profil.
Sur chaque ligne du tableau, à droite, trois boutons permettent d'accéder aux fonctions suivantes :
- Afficher le formulaire de saisie des informations et de gestion du profil ;
- Supprimer un profil d’archive ;
- Générer un code à barre permettant d’identifier le profil d’archivage lors de la numérisation de pièces physiques.
Chaque profil comporte l'information suivante :
- Un identifiant permet d'y faire référence au moment du versement, du démarrage du flux de travail, dans les métadonnées de l'archive ou encore dans le plan de classement.
- Un nom sert pour l'affichage à l'utilisateur dans les différents écrans de l'interface homme-machine notamment.
- La description permet à l'administrateur de décrire plus précisément la nature de l'information concernée par le profil documentaire, ou ses spécificités éventuelles.
La documentation suivante concerne exclusivement Maarch RM paramétré pour accepter les profils dits "internes" (modèles de description + règles de gestion). La documentation concernant l'intégration des profils SEDA (extension Archives Publiques uniquement) est disponible en bas de page.
Niveau dossier ou pièce
L'indicateur de niveau dans le plan de classement détermine la structure des archives décrites, en définissant leur nature de dossier ou de pièce.
Le type pièce indique que les archives devront comporter au moins un document numérique lors du versement. En revanche, l'option interdit que les archives contiennent d'autres contenus que des documents numériques, tels que des sous-archives ou sous-dossiers, et désactive la description de contenu de dossier dans le profil.
Le type dossier indique que les archives devront comporter des sous-structures d'archives ; l'option active et rend obligatoire la description de contenu de dossier dans le profil. En revanche elle rend facultative la présence d'un document numérique lors du versement. Un profil dossier peut avoir comme enfant des profils de type pièce et/ou dossier (qui lui même contiendra des pièces).
Découverte et droit d'en connaître
L'indicateur de découverte indique si les archives du profil apparaissent toujours dans les résultats de recherche des utilisateurs qui ne sont pas membres du service producteur ou gestionnaire, quel que soit leur communicabilité.
Ceci leur permet de connaître l'existence d'une archive sans pour autant donner accès à l'information.
En effet cette option rendra visible les métadonnées principales de l'archive dans la liste de résultats,
mais le contrôle strict des accès ne permet pas la consultation du détail, ni des archives contenues, ni des contenus numériques.
En revanche, la présence de l'archive dans la liste permet à l'utilisateur de faire une demande de communication conformément aux normes et standards, avec l'envoi d'une demande d'autorisation au service producteur et le cas échéant à l'autorité de contrôle dont dépend ce dernier.
Information de description
Données standards
Maarch RM gère en standard un jeu de métadonnées descriptives pour les archives conservées. Il comporte notamment :
- un nom (ou intitulé, libellé, titre, objet...) ;
- un identifiant attribué par le service producteur (numéro de document, référence, etc...) ;
- une date du document pouvant correspondre à une date de production ou autre ;
- un service producteur issu du plan de classement ;
- une date de dépôt ou d'entrée dans le système.
Données complémentaires
En plus de ces informations standards, cette partie permet de définir une liste de métadonnées descriptives complémentaires attendues pour la typologie d'archives correspondant au profil.
Ces métadonnées ont deux origines possibles :
- Les champs de description du dictionnaire de l'application, décrits dans le panneau de gestion des données descriptives ;
- Les métadonnées issues d'un modèle de description implémenté pour répondre à des besoins spécifiques du métier ou de la communauté d'utilisateurs.
Le sélecteur Modèle de description permet de choisir parmi les différents dictionnaires
disponibles, fournis de base ou implémentés.
Une liste de sélection permet de choisir les champs parmi ceux disponibles dans le dictionnaire de métadonnées ainsi sélectionné. Le choix d'un dictionnaire charge cette liste dans le sélecteur.
La liste de sélection permet de choisir un champ en vue de l'ajouter à ceux déjà utilisés. Trois options sont disponibles au moment de la sélection :
- Requis indique le champ comme devant être obligatoirement renseigné, au versement comme en modification ;
- Lecture seule implique l'impossibilité de modifier le champ une fois l'archive versée ;
- Voir dans la liste fait apparaître ce champ dans la liste de résultats du flux de travail, afin de réaliser des tris sur des critères particuliers.
Le bouton + à droite valide la ligne et ajoute le champ au modèle de métadonnées du profil d'archive.
La liste ainsi constituée est ordonnée, les champs peuvent être glissés et déplacés verticalement pour définir dans quel ordre ils seront proposés à l'utilisateur pour la saisie des métadonnées lors du versement et de la modification, mais aussi pour l'affichage en consultation.
Le bouton - à droite de chaque ligne permet de supprimer le champ correspondant de la liste.
Données libres
En activant l'option Autorise les index utilisateurs, l'administrateur autorise le service versant à ajouter librement des métadonnées descriptives lors du versement et de la modification de la description.
Les utilisateurs habilités pourront donc ajouter de l'information de description sous la forme de champs libres (texte).
Données de gestion
Cette partie permet de définir les règles de gestion applicables aux archives correspondant au profil.
Deux règles sont gérées :
- la conservation (ou règle de sort final), pour gérer le cycle de vie de l'information ;
- la communicabilité de l'information à tout autre service que le producteur ou ses services d'appartenance.
Règle de conservation
La règle est sélectionnée parmi celles déclarées dans le référentiel des règles de conservation.
Le choix d'une règle implique :
- une durée de conservation (ou dite d'utilité administrative) ;
- un sort final (conservation ou destruction).
En plus de ces deux informations, le profil précise une date de référence qui servira de date de départ pour le calcul de la fin de conservation. Cette date est à choisir parmi :
- la date de dépôt de l'archive dans le système ;
- la date de production de l'archive (métadonnée standard) ;
- l'une des valeurs des champs de type date du dictionnaire de données sélectionné ;
- aucune, la date de référence devra être précisée après le versement des documents.
Si la valeur correspondant à ce choix n'est pas disponible lors du dépôt, par exemple la date de production ou un champ de métadonnées du dictionnaire déclaré comme facultatif, la date de référence restera à définir ultérieurement.
Si le profil d'archive est de type dossier, il est possible d'ajouter une option sur le profil afin de mettre automatiquement à jour la date de départ de la règle de conservation en fonction de la date de versement dans l'archive de la dernière pièce.
Règle de communicabilité
La règle est sélectionnée parmi celles déclarées dans le référentiel des règles de communicabilité.
Le choix d'une règle implique une durée de non-communicabilité calculée à partir de la date de production.
Contenu de dossier
Si l'option de niveau dans le plan de classement déclare que le profil décrit des archives de type dossier, le profil s'enrichit d'une structure de dossier.
A minima, un dossier doit permettre d'ajouter des unités d'archives contenues (sous-archives), lors d'un même dépôt ou lors d'un versement ultérieur pour complétion du dossier.
Contenu libre
En activant l'option Autoriser les archives sans profil, l'administrateur autorise les services versants à ajouter librement des unités d'archives ne correspondant à aucun des profils déclarés dans le système et rattachés à leur activité.
Les utilisateurs habilités pourront donc verser des archives sans préciser de typologie et les décrire par des métadonnées descriptives libres.
Profils de contenu
La liste de choix Autoriser le profil propose la liste complète des profils d'archives déclarés dans le système d'archivage.
Le bouton + à droite valide la ligne et ajoute le profil au modèle de dossier du profil d'archive, indiquant que les services versants pourront verser des archives correspondant à ce profil dans les archives correspondant au profil de dossier.
Ces profils sont indifféremment de nature dossier ou pièce, permettant de déclarer des structures à plusieurs niveaux de profondeur.
Dans la liste des profils de contenus déjà ajoutés, le lien formé d'une flèche sortant d'un carré permet d'ouvrir l'écran de modification du profil listé. Le bouton X ôte le profil de la structure.
Un profil déclaré comme contenu d'un dossier peut tout à fait être utilisé comme profil 'simple' pour un autre producteur ou comme contenu d'un autre profil.
La documentation suivante concerne exclusivement l'extension Archives Publiques
Fichier de profil SEDA
Le profil d'archive SEDA, utilisé par l'extension Maarch RM Archives Publiques, est constitué en Relax NG ou en XSD par l'archiviste, et doit obligatoirement comporter un service producteur afin d'identifier a minima l'archive. Les profils SEDA sont constitués à l'extérieur du système, via AGAPE (Adullact) ou SHERPA (Archives de France).
