Import de bordereau - AP

L'utilisateur du Service Versant (SV) accède à l'écran de téléversement par le menu Transferts entrants > Importer un bordereau.

Il clique dans la zone de téléversement puis sélectionne sur son poste de travail le fichier correspondant au bordereau de transfert ; il peut également insérer le fichier par glisser-déposer.

Si le fichier est un bordereau, il sélectionne ensuite les pièces jointes des différents documents numériques référencés dans le bordereau, en cliquant sur l'encart' Cliquez ou déposez des documents ou par glisser-déposer.

Si le fichier est un fichier ZIP contenant un bordereau et des pièces jointes, le bouton Cliquez ou déposez des documents n'apparaitra pas. Dans ce cas, le bordereau doit avoir le même nom que le fichier ZIP, afin de reconnaître le bordereau dans les cas où plusieurs fichiers XML devraient être importés.

Enfin, l'utilisateur du Service Versant sélectionne le schéma correspondant à son bordereau. Par défaut, il a le choix entre du SEDA 1 ou 2.

Il clique sur le bouton Import pour déclencher le téléversement.

Le système d'archivage reçoit le bordereau et les pièces jointes, puis vérifie la transmission.

La vérification porte sur les éléments suivants :

• le bordereau de transfert est dans un format d'empaquetage accepté par le système d'archivage, par exemple le Standard d'Échange de Données pour l'Archivage (SEDA) dans sa version 1 ou 2 ;
• le bordereau de transfert respecte le formalisme attendu (bien formé) ;
• l'information de base sur le transfert peut être extraite ou déduite des données reçues :
  • un identifiant de transfert,
  • une date de transfert,
  • un Service Versant émetteur,
  • un Service d'Archives destinataire,
  • un Service Producteur (obligatoire pour l'acceptation des bordereaux dans Maarch RM)
  • une taille totale des données et un nombre d'objets-données (ressources) transférés.

Si toutes ces conditions sont respectées, le système d'archivage :

• stocke le paquet d'information versé (le bordereau et les pièces jointes) dans l'espace d'échange pour la suite de la transaction ;
• enregistre le versement dans le référentiel des paquets reçus ;
• génère un accusé de réception pour le paquet versé ainsi réceptionné.

L'utilisateur du Service Versant peut suivre les transferts ainsi réalisés au travers de la fonction de Transferts en attente de traitement.

Si au moins l'une de ces conditions n'est pas respectée, le système génère un avis de non-conformité indiquant que le paquet ne peut être réceptionné. Aucune information n'est conservée par le système.

Note pour l'utilisation de bordereaux de transfert au format SEDA 1.0 Le standard dans sa version 1.0 rend obligatoire certaines métadonnées descriptives pour les unités d'archives transférées : langue de description, niveau de description, intitulé, règle de communicabilité principalement. En plus de ces informations, Maarch RM rend obligatoire la transmission d'un identifiant de service producteur à minima pour les unités d'archives de plus haut niveau dans la balise <ArchiveTransfer>/<Archive>/<ContentDescription>/<OriginatingAgency>/<Identification>.

Note pour l'utilisation de bordereaux de transfert au format SEDA 2 Maarch RM rend obligatoire la transmission d'un identifiant de service producteur à minima pour les unités d'archives de plus haut niveau dans la balise <ArchiveTransfer>/<DataObjectPackage>/<DescriptiveMetadata>/<ArchiveUnit>/<Content>/<OriginatingAgency>/<Identifier>, (SEDA 2.0 et 2.1) OU pour l'ensemble du transfert dans la balise <ArchiveTransfer>/<DataObjectPackage>/<ManagementMetadata>/<OriginatingAgencyIdentifier> (disponible en SEDA 2.1 seulement).