Suivi des transferts à traiter AP

L'utilisateur du Service d'Archives accède à l'écran de suivi des transferts en attente de traitement par le menu Transferts entrants > Transferts à traiter.

La liste montre l'information sur les transactions de versement initiées sur le système d'archivage et dans lesquelles le Service d'Archives est impliqué ; soit parce qu'il est destinataire des paquets versés ; soit parce que l'un de ses services dépendants l'est.

Les transferts en cours sont dans l'un des statuts suivants :

• Reçu : en attente de validation par le Service d'Archives,
• Valide : en attente d'acceptation par le Service d'Archives,
• Accepté : en attente de finalisation du dépôt.

En ouvrant un élément de la liste, l'utilisateur accède au détail de la transaction :

• les en-têtes du bordereau de transfert qui a initié la transaction ;
• un affichage du contenu de chaque message échangé au cours de la transaction :
  • le bordereau de transfert,
  • l'accusé de réception du transfert,
  • la réponse au transfert lorsque la transaction est terminée (avec succès ou rejet) ;
• l'historique des traitements portant sur les messages de la transaction.

L'utilisateur habilité peut réaliser les opérations suivantes :

• la validation de conformité sur un bordereau reçu,
• la modification des bordereaux entrants si non-valides,
• l'acceptation ou le rejet sur un bordereau valide,
• le traitement du bordereau et le dépôt des données et métadonnées sur un bordereau accepté.

Le système d'archivage peut être configuré et ces trois opérations planifiées afin que le Service d'Archives n'ait à intervenir que sur les cas particuliers, notamment lors des non-conformités. Les accès aux fonctionnalités de validation, d'acceptation et de traitement des transferts sont assurés à l'utilisateur afin d'accélérer les traitements en cas de besoin.

Valider la conformité du versement

Lorsque le versement est en statut Reçu, l'utilisateur du Service d'Archives peut déclencher le processus de validation de conformité.

À partir de l'affichage du détail du bordereau de transfert reçu, le bouton Valider réalise les opérations de contrôle.

La validation utilise l'ensemble des données et métadonnées transmises, notamment :

• l'identité des acteurs versant, archives, producteurs ;
• l'accord de versement, le profil de données et de métadonnées associé ;
• les données versées et leurs métadonnées techniques ;
• les métadonnées de description et de gestion des données versées.

La conformité porte sur les données et les métadonnées versées, qui doivent être conformes aux règles définies et aux accords négociés entre les parties, notamment en matière de fréquence et volume de transfert, d'identité des acteurs, de format d'encodage des données, de respect d'un profil de données d'empaquetage, de typologie des documents transmis, de respect des règles de constitution des métadonnées, etc.

À l'issue de cette étape, le paquet d'information versé est :

• réputé valide et acceptable pour le dépôt des données dans le système d'archivage ;
• non-conforme vis-à-vis des métadonnées descriptives obligatoires attendues par le formalisme ou le profil déclaré ;
• invalide : dans ce second cas, le système génère un avis de rejet sous la forme d'un bordereau de réponse au transfert, qui indique aux services acteurs les raisons du rejet (voir documentation Historique des transferts).

Modifier un bordereau entrant non-conforme

Dans le cas d'un bordereau non-conforme, son statut apparaît en tant que À modifier. En ouvrant la modale de détail, l'utilisateur habilité peut consulter le détail du bordereau et afficher trois boutons d'action :

• Modifier : l'utilisateur accède au formulaire de modification qui lui permettra de corriger les informations manquantes. L'enregistrement fait passer le message en Modifié ;
• Renvoyer : une fois la modification réalisée, l'utilisateur habilité peut renvoyer le bordereau pour validation ;
• Rejeter : si la conformité ne peut pas être rétablie ou que le bordereau n'est pas conforme aux règles métier, l'utilisateur habilité peut choisir de rejeter le bordereau non-confome. Le rejet fait passer le message en Rejeté, il n'est plus possible de le corriger.

La modification porte sur les métadonnées descriptives obligatoires manquantes par rapport au formalisme imposé (SEDA 1 ou 2) ou au profil déclaré.

La modification créé un événement de modification dans le journal du cycle de vie du bordereau.

Accepter ou rejeter le versement

Lorsque le versement est en statut Valide, l'utilisateur du Service d'Archives peut se voir demander d'accepter le versement de manière formelle.

La phase d'acceptation manuelle est optionnelle. Elle peut être omise dans le cas où les transferts valides sont considérés comme automatiquement acceptés, dans le cadre de l'accord de versement. Voir la documentation sur l'administration des accords de versement.

À partir de l'affichage du détail du bordereau de transfert reçu, deux boutons permettent respectivement de :

• Valider le versement ;
• Rejeter le versement.

À l'issue de cette étape, le paquet d'information versé est donc accepté ou rejeté par le Service d'Archives.

Dans ce second cas, le système génère un avis de rejet sous la forme d'un bordereau de réponse au transfert qui indique aux services acteurs les raisons du rejet, tels que décrit dans la documentation sur l'historique des transferts.

Traiter le versement

Lorsque le versement est en statut Accepté, l'utilisateur du Service d'Archives peut déclencher le processus de traitement du versement et de finalisation du dépôt.

À partir de l'affichage du détail du bordereau de transfert reçu, le bouton Traiter réalise les opérations de versement.

Le système d'archivage utilise l'information du bordereau de versement pour constituer les paquets d'information archivés ainsi que les métadonnées descriptives, puis réalise les opérations de stockage et d'enregistrement.

Lorsque les paquets sont déposés sur les supports et référencés dans le système, les données sont réputées conservées de manière sécurisée.

Le système génère une attestation de dépôt à destination du service versant, sous la forme d'un bordereau de réponse au transfert qui comporte le résultat de l'opération ainsi que toutes les informations utiles sur le traitement, tel que décrit dans la documentation sur l'historique des transferts.