Gestion de l'organisation
La gestion de l'organisation est un élément clef du fonctionnement de Maarch RM.
L'administrateur habilité à la gestion de l'organisation de l'instance accède à la vue de l'organigramme hiérarchique et fonctionnel par le menu Administration > Organisation > Organigramme.
L'écran affiche les organisations qui se trouvent à la racine, c'est-à-dire qui n'appartiennent pas à une autre organisation. En cliquant sur le bouton + à gauche de leur nom, on affiche leur contenu : les organisations rattachées ou les services.
De fait, on considère deux éléments distincts dans cet écran : les organisations et les services.
Les organisations
Représentées en vert dans l'écran, elles sont seules à pouvoir s'afficher à la racine. On peut ensuite les retrouver à différents sous-niveaux, en complément ou non à des services. Elles sont nécessaires à la construction du plan de classement, et fonctionnent comme des boites : elles n'ont pas de rôle ou de statut particulier, sinon celui de contenir des services.
Il est possible, à posteriori, de leur attribuer des références de contact.
Les services
Représentées en bleu dans l'écran, ils ne peuvent s'afficher à la racine, et de fait doivent obligatoirement être contenus par au moins une organisation.
Les services doivent obligatoirement contenir un nom, un identifiant et un rôle de service permettant de définir le périmètre d'action sur les archives et celles de services ou organisations en relation.
La liste des rôles et leurs descriptifs sont disponibles dans la documentation explicative spécifique aux rôles.
Un certain nombre de métadonnées descriptives peuvent également être renseignées, notamment :
- les types d'organisation, définis préalablement par l'administrateur habilité dans
Administration > Organisation > Types d'organisation; - les dates de début et de fin d'usage de ces services ;
- un champ de description libre ;
- la forme juridique et la nature de l'activité de la structure concernée.
Il est possible, à posteriori, d'attribuer des références de contact aux services, tout comme pour les organisations.