Édition de documents avec Office 365 via Sharepoint Online

Prérequis

• Chaque utilisateur doit avoir un compte Office 365, et l'adresse email de leur compte Office 365 doit être l'adresse email renseignée dans leur profil.
• Accès d'administration sur le portail Azure
• Une licence Sharepoint Online. Chaque utilisateur doit avoir la possibilité d'éditer des documents dans un espace Sharepoint Online.

Fonctionnement

Au moment de l'édition, le document à éditer est déposé dans un espace Sharepoint Online. Lors du dépôt, les droits d'accès en lecture et écriture sont donnés à l'utilisateur. Il n'est donc pas nécessaire de donner accès à l'espace Sharepoint à tous les utilisateurs.

Chaque utilisateur n’a donc accès qu’aux documents qu’il édite, pendant la durée de l’édition. Un utilisateur donné n’a pas accès aux documents édités par un autre utilisateur, la confidentialité est respectée entre les utilisateurs, sauf paramétrage de l’administrateur Azure.

Après le dépôt, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton "Éditer le document" qui le redirige sur l'interface d'édition de Office 365, dans un nouvel onglet.

Une fois l'édition finie, l'utilisateur ferme l'onglet d'édition Office 365 et clique sur le bouton "Récupérer le document" dans l'application Maarch Courrier. Le document sera téléchargé depuis Sharepoint Online, puis supprimé une fois le téléchargement terminé.

S’il le souhaite, l'utilisateur peut annuler l'édition en cliquant sur le bouton "Annuler". Cela supprimera le document dans l'espace Sharepoint Online.

Nous vous conseillons d'utiliser des documents au format Office (exemple: docx) pour utiliser l'édition avec Sharepoint. Si vous souhaitez utiliser des documents au format LibreOffice, nous vous conseillons d'utiliser Collabora Online.

Paramétrage

Pour envoyer les documents dans l'espace Sharepoint Online, Maarch Courrier a besoin de ces informations :

• Tenant Id
• Client ID
• Client Secret (prendre bien la valeur et non l’ID de secret)
• URL de l'espace Sharepoint Online

Paramétrage Azure

Pour obtenir le Tenant ID, le Client ID et le Client Secret, vous devez créer une application dans le portail Azure. Vous pouvez créer une application en suivant cette documentation (ignorez la partie URI de redirection) : https://docs.microsoft.com/fr-fr/azure/active-directory/develop/quickstart-register-app

Il faut ensuite autoriser l'application créée de lire et écrire des documents dans Sharepoint Online. Il faut ajouter l'autorisation "Files.ReadWrite.All". Vous pouvez suivre cette documentation de Microsoft : https://docs.microsoft.com/fr-FR/azure/active-directory/develop/quickstart-configure-app-access-web-apis#application-permission-to-microsoft-graph

Pour tout besoin de précisions, se référer à votre administrateur Azure qui sera le plus qualifié et à même de vous répondre.

Paramétrage Sharepoint Online

Créer un nouveau site. https://docs.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/create-site-collection#create-a-classic-site

L'URL du site est l'URL du navigateur quand vous êtes sur la page d'accueil.

Nous vous conseillons de donner un droit d'accès uniquement à des administrateurs, les utilisateurs de votre organisation n'ont pas besoin d'avoir accès à ce site.

Paramétrage Maarch Courrier

Dans Maarch Courrier, allez dans l'Administration des Paramètres -> Autre(s) -> Éditeurs de documents. Cliquez sur Configurer un nouvel éditeur puis sur office365sharepoint.

Vous pouvez remplacer les champs par les identifiants obtenus précédemment.