Module de gestion du cycle de vie
Tous les contenus gérés par le système partagent le même cycle de vie, qui se compose de 4 étapes et 5 événements de transition.
Le rôle du système est de garantir le respect des règles du métier, aussi bien celles implémentées que celles définies par l'utilisateur, tout au long du cycle de vie de l'information. Ces règles définissent les actions possibles en fonction de l'étape du cycle, ainsi que les conditions requises pour permettre les transitions entre les différents états.
Etats
| Etat | Description |
|---|---|
| Copie de travail | L'information est en cours de production par l'organisme. Elle n'est pas encore engageante et elle n'est pas utilisée dans les processus métier. C'est létat par défaut dans lequel le'information entre dans le système si aucune précision ni paramétrage spécifique ne sont fournis. Dans cet état, l'information peut être modifiée et supprimée à tout moment sans conséquence sur l'activité ou les preuves de l'activité. Toute l'information est ainsi accessible en modification, y-compris les données qui deviendront éventuellement immuables ultérieurement. Parfois cet état n'est pas utilisé, de sorte que la création dans le système produit une information directement courante, car la validation a déjà été réalisée en dehors du système. Par exemple, une facture d'achat reçue d'un fournisseur ne devrait pas avoir de période de copie de travail car il s'agit d'un document produit par un tiers qui engage immédiatement l'organisme vis-à-vis de ce dernier. A l'inverse, un projet de dossier d'appel d'offre est une copie de travail tant que l'intégralité des pièces nécessaires à sa publication n'ont pas été rédigées ou collectées. Synonymes : brouillon, ébauche, projet |
| Courant | L'information, réputée complète et exacte, acquiert un statut engageant pour l'organisme. Elle est utilisée dans les processus métier. Dans cet état, certaines informations peuvent être rendues immuables et les entités ne peuvent pas être supprimées. La durée de cette phase peut être définie par une rège d'utilité courante. Synonymes : archives courantes, dossiers ouverts, données actives |
| Conservé | L'information n'a plus d'utilité dans les processus métier courants de l'organisme. Elle est conservée afin de répondre à la réglementation en vigueur ou à des besoins secondaires. Synonymes : archives, dossiers clos, données non-courantes |
| Résiduel | L'information qui n'a plus d'utilité pour l'organisation a été supprimée, mais des résidus sont conservés afin d'attester quelle a existé. |
Transitions
| Transition | Description |
|---|---|
| Publication | La publication fait passer l'information de l'état de 'copie de travail' à l'état 'courant'. Lorsque les acteurs du système considèrent que l'entité est complète et valide, elle fait l'objet d'une publication qui la rend active et permet son utilisation. Le système contrôle que l'entité respecte le modèle d'information et les règles métier définies par le système et les utilisateurs. La publication peut rendre certaines informations immuables car elles sont engageantes et ne peuvent plus être modifiées après validation. Le système peut rejeter une demande de publication par exemple lorsqu'une information obligatoire est manquante ou ne respecte pas les règles de constitution. |
| Clôture | La clôture fait passer l'information de l'état à l'état 'conservé'. Lorsque l'entité n'est plus utilisée mais doit être conservée à des fins de respect des règles ou de lien avec les autres entités, la clôture permet d'indiquer au système que plus aucune utilisation ni modification n'est autorisée. |
| Suppression | La clôture fait passer l'information de l'état 'conservé' à l'état 'résiduel'. Il s'agit là d'une suppression logique qui détruit une partie seulement des données mais conserve toute information utile pour l'identification et la contextualisation de l'entité. |
| Rouverture | La rouverture fait passer l'information précédemment close de l'état 'conservé' à l'état 'courant'. |
| Restauration | La restauration fait passer l'information précédemment supprimée de l'état 'résiduel' à l'état 'conservé'. |
Information sur le cycle de vie
Les entités gérées dans l'application fournissent l'information suivantes à propos de leur cycle de vie :
| Champ | Type | Description |
|---|---|---|
| Statut | texte |
Le statut dans le cycle de vie : 'copie de travail', 'courant', 'conservé', 'résiduel'. |
| Date de publication | horodatage |
Date et heure fiables à laquelle l'information a été publiée par un agent dans l'application. |
| Agent ayant publié | identifiant |
Identification de l'agent qui a procédé à la publication de l'information. |
| Date de clôture | horodatage |
Date et heure fiables à laquelle l'information a été clôturée par un agent dans l'application. |
| Agent ayant clôturé | identifiant |
Identification de l'agent qui a procédé à la clôture de l'information. |
| Date de suppression | Horodatage |
Date et heure fiables à laquelle l'information a été supprimée par un agent dans l'application. |
| Agent ayant supprimé | identifiant |
Identification de l'agent qui a procédé à la suppression de l'information. |