Durée d'utilité administrative
La durée de conservation et le sort final appliqué aux données est un aspect essentiel dans le cycle de vie de l'information. Le plus souvent il existe une règlementation applicable au domaine métier auquel appartiennent les données, définissant notamment la durée d'utilité administrative. Par exemple, le Code de Commerce définit dans son article L123-22 :
Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.
Dans Maarch Digital Flow, la durée de conservation et le sort final sont définies dans des politiques de conservation gérées par l'administrateur. Ces définitions sont ensuites utilisées dans les différentes sections d'administrations des entités.
Accès à la DUA
La section Durée d'utilité administrative de l'administration permet de créer et gérer les politiques. L'administrateur habilité l'utilise pour lister les politiques existantes, les gérer et en ajouter de nouvelles.
Propriétés des politiques de conservation
| Champ | Type | Description |
|---|---|---|
| Type de politique | mot-clé |
"Durée d'utilité administrative" |
| Identifiant | texte |
Le nom utilisé par le système pour identifier la politique. Il ne peut être changé quand la politique est en cours d'utilisation |
| Libellé | texte |
Le nom affiché aux utilisateurs lorsqu'ils utilisent la politique |
| Description | texte |
Description de la politique, faisant par exemple référence au texte sur laquelle elle est basée |
| Durée | entier |
La durée de conservation prévue, exprimée selon l'unité choisie |
| Unité | mot-clé |
L'unité d'expression de la durée, en Jours, Mois ou Années |
| Sort final | mot-clé |
L'opération qui doit être réalisée à terme de la durée d'utilité administrative, soit Conserver, soit Détruire |
Si aucune durée n'est saisie alors la durée est considérée comme illimitée et aucun sort final ne peut être sélectionné.
L'application d'une politique à une entité ajoute des contrôles notamment pour empêcher la destruction anticipée des données, mais n'implique pas nécessairement que le sort final sera appliqué au sein de l'application. Par exemple, il reste possible de transférer les données à un autre service puis de supprimer les données de l'application, le cycle de vie de l'entité se poursuivant en dehors du système.
Utilisation de la DUA
Les politiques de conservation définies dans le référentiel peuvent être utilisées dans d'autres modules de l'application afin de créer des règles de conservation applicables aux entités.
Pour s'appliquer, la règle fait référence à une politique qui fournit la durée de conservation et le sort final, et ajoute notamment une règle de détermination de la date de départ pour le calcul de l'échéance.
Par exemple, les types de documents comptables et justificatifs utilisent une politique de conservation pendant 10 ans, et déclarent que la date de départ est la date de production des documents. Les dossiers du personnels doivent être conservés 5 ans après le départ de l'employé, la date d'échéance peut donc n'être définie qu'après l'entrée des données dans l'application.
