Gel et Dégel

On peut vouloir geler une archive pour diverses raisons, qui sont, de manière générale, constitutives de contentieux. Toute archive ayant valeur probatoire peut prétendre à ce type d'action, afin d'être rendue disponible pour les procédures juridiques et légales la concernant ou sur lesquelles elle peut faire preuve.

Une procédure de contentieux, dans le cadre d’un système d’archivage électronique (SAE), est susceptible d’engendrer les cas suivants :

• la justice a besoin de consulter certains documents : procédure de communication à un tiers ;
• la justice désire consulter les originaux des documents : procédure de restitution partielle ;
• des documents du SAE sont fortement impliqués par le contentieux et doivent être préservés de toute altération de leur intégrité, donc de toute modification et de tout type de destruction : procédure de gel et de dégel.

Le gel est une procédure de précaution, notamment quant aux processus d'éliminations d'archives dont les Durées d'Utilité Admninistrative sont échues, et dont le sort final est l'élimination.

Geler une archive signifie donc qu'on suspend tout déroulement de son cycle de vie et toute action sur lui. Une archive gelée sera disponible à la consultation, communicable par dérogation, mais ne pourra être soumise aux processus listés ci-dessous :

• Élimination : une élimination en cours sera annulée par l'action de gel. Un dégel remettra l'archive au statut Conservée ;
• Restitution : la restitution entraînant l'élimination de la copie de l'archive contenue dans le SAE, même une restitution en cours ne pourra être menée à terme. Au dégel, l'archive sera à nouveau dans le statut Conservée ;
• Transfert sortant : ce processus versant l'archive dans un autre SAE amènera à la destruction de la copie de l'archive contenue dans le SAE où l'archive a été gelée. De fait, un transfert sortant en cours sera également annulé, le dégel passant l'archive dans le statut Conservée ;
• Communication : une archive gelée ne doit pas pouvoir être communicable par erreur. Ainsi sa durée de communicabilité sera suspendue, mais elle pourra tout de même être communiquée à un tiers pour contentieux.

Dans le même ordre d'idée, toute modification des règles de gestion des archives gelées sera impossible. Ainsi, on ne pourra modifier ni la règle de communicabilité, ni la règle de conservation, et la possibilité de conversion sera également suspendue.

Toute vérification d'intégrité reste possible.