Privilèges des rôles

Ce document écrira SAE pour Système d'Archivage électronique.

Ce document détaille les privilèges qui peuvent être attribués aux utilisateurs au travers de leur appartenance à un ou plusieurs rôles, chaque rôle ouvrant à une liste de privilèges.

Les privilèges sont organisés selon trois niveaux de détail :

• les familles regroupent les cas d'usage ayant trait au même grand domaine fonctionnel. Elles correspondent aux en-têtes visibles dans l'application ;
• les cas d'usage regroupent les privilèges ayant trait à une même transaction ou un même domaine fonctionnel ;
• les privilèges garantissent un accès à une fonctionnalité unitaire, qui doit le plus souvent être regroupée avec d'autres (sur un groupe utilisateur associé ou sur le même groupe) pour permettre la réalisation des cas d'usage.

Attention : certains privilèges peuvent ne pas apparaître dans votre écran d'administration des rôles. La configuration de votre instance ne les intègre probablement pas. Pour plus d'informations sur ce qui est accessible ou non dans l'implémentation de votre solution, contactez votre administrateur technique, ou bien consultez la configuration de votre menu : Configuration de l'interface homme-machine.

Accès à l'Archive

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent des accès particuliers à l'archive et nécessitent une élévation des droits.

Le système d'archivage garantit un accès non restreint pour l'interrogation, la recherche et la consultation des données et des métadonnées pour les utilisateurs producteurs des archives.

Accéder au registre des entrées

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder aux archives entrantes. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des archives et bordereaux visibles depuis le menu, ainsi qu'à l'encart de recherche ;
• Consulter les données et métadonnées de ses archives.

Accéder au registre des courriers

Ce cas d'usage est spécifique aux transferts et transactions effectuées par un outil de type Maarch Courrier, logiciel de gestion électronique des correspondances. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des archives de courriers et bordereaux visibles depuis le menu, ainsi qu'à l'encart de recherche du registre des courriers ;
• Consulter les données et métadonnées des archives de courriers.

Versement

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent les versements d'archives dans le SAE.

Déposer une archive

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de constituer une archive à déposer et de la transmettre directement au système via l'interface homme-machine. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder au formulaire de versement unitaire ;
• Transmettre une archive unitaire au système.

Générer un bordereau

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de générer des bordereaux SEDA 1.0. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter des archives ;
• Remplir le bordereau et ses détails ;
• Envoyer une demande de versement ;
• Créer des modèles de bordereaux.

Importer un bordereau

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer un bordereau SEDA 1.0 ou 2.1 pré-existant dans un autre SAE ou ayant été réalisé préalablement. Il comprend les privilèges suivants :

• Importer un bordereau manuellement ;
• Ajouter des pièces au bordereau ;
• Importer un dossier ZIP contenant le bordereau et ses pièces.

Transferts en attente de traitement

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'avancement de ses demandes. Il comprend le privilège suivant :

• Visualiser ses bordereaux en cours de traitement.

Traiter les versements

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de traiter les versements des archives auxquelles il a accès. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser une demande de versement ;
• Vérifier la validité du bordereau et de ses pièces-jointes ;
• Accepter, modifier ou rejeter le versement demandé ;
• Télécharger le paquet d'information en attente de versement ;
• Traiter le transfert d'archive.

Historique des versements

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'ensemble de l'historique de versement des archives auxquelles il a accès. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à l'historique détaillé des transferts entrants
• Télécharger le paquet d'information.

Administration archivistique

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent à l'archiviste de gérer les référentiels de l'archivage.

Gérer les accords de versement

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de gérer les accords de versement passés entre les différentes entités des processus d'archivage. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des accords de versement ;
• Ajouter des accords de versement ;
• Modifier les accords de versement ;
• Supprimer les accords de versement.

Gérer les profils d'archive

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de gérer le référentiel des profils d'archive. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des profils d'archive ;
• Ajouter des profils ;
• Modifier les profils ;
• Supprimer les profils ;
• Générer une page de séparation pour la numérisation (code-barres).

Gérer les autorités de contrôle

Ce cas d'usage permet à l'archiviste d'associer des autorités de contrôle à des services producteurs ou à des organisations. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des autorités de contrôle ;
• Ajouter des autorités de contrôle ;
• Modifier les autorités de contrôle ;
• Supprimer de autorités de contrôle.

Gérer les champs de description

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de gérer le référentiel des champs de description utilisés dans la définition des modèles de métadonnées descriptives des profils d'archive. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des champs de description ;
• Ajouter des champs ;
• Modifier les champs ;
• Supprimer les champs.

Gérer les règles de communicabilité

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de gérer le référentiel des règles de communicabilité applicables aux archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des règles de communicabilité ;
• Ajouter des règles ;
• Modifier les règles ;
• Supprimer les règles.

Gérer les règles de conservation

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de gérer le référentiel des règles de conservation applicables aux archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des règles de conservation ;
• Ajouter des règles ;
• Modifier les règles.

Gestion de l'archive

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent la gestion de l'archive.

Accéder aux statistiques

Ce cas d'usage permet à l'archiviste ou le correspondant d'archives de rechercher, générer et exporter des rapports concernant l'état des fonds et leur gestion. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder au menu des statistiques ;
• Accéder aux rapports, ventilations, résultats de recherche ;
• Exporter les rapports générés.

Ajouter et supprimer une ressource

Ce cas d'usage permet à l'archiviste ou l'administrateur d'ajouter ou de supprimer un objet-donnée au sein d'une archive conservée, afin de corriger les éventuelles erreurs de numérisation ou l'erreur humaine au moment d'un versement manuel. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter une ressource ;
• Supprimer une ressource.

Convertir le format des documents

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de demander au système la conversion d'un document de son format actuel vers un format pérenne tel que défini par l'administrateur technique dans la politique de conversion. Il comprend le privilège suivant :

• Effectuer une conversion à posteriori du dépôt de l'archive.

Modifier les règles de gestion des archives

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de gérer et de faire appliquer des règles concernant les archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Modifier la règle de conservation des archives ;
• Geler et dégeler les archives ;
• Modifier la règle de communicabilité des archives.

Contrôler l'intégrité des archives

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de questionner le système sur la conformité des archives. Il comprend le privilège suivant :

• Effectuer un contrôle d'intégrité de l'archive.

Modifier la description des archives

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder à la modification des métadonnées des archives dont il est responsable via la modale de détail des archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Modifier les métadonnées descriptives ;
• Supprimer les métadonnées descriptives ;
• Ajouter des métadonnées descriptives.

Accéder au registre

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder à l'écran de recherche et de gestion des archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à l'écran du registre ;
• Rechercher des lots ou des archives unitaires ;
• Visualiser le statut des archives ;
• Accéder aux informations concernant l'archive (métadonnées, cycle de vie, etc.) ;
• Exporter les résultats de recherche (dans le format défini par l'administrateur technique).

Gérer les dossiers de classement

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de gérer les dossiers virtuels internes à ses services d'appartenance, pour le classement des archives dont il est producteur. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter des dossiers de classement ;
• Modifier les dossiers, leur nom et description, leur ouverture et fermeture ;
• Déplacer les dossiers ;
• Supprimer les dossiers.

Traiter les demandes de modification

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de consulter et de valider les demandes de modifications réalisées par des utilisateurs. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser les demandes à traiter ;
• Valider ou refuser les demandes de modification ;
• Consulter l'historique des demandes réalisées.

Envoyer des demandes de modification

Ce cas d'usage permet à un utilisateur simple de faire une demande de modification (ajout d'une sous-archive, demande d'accès, modification d'une règle de gestion, de métadonnées descriptives, etc.) au gestionnaire de cette archive. Il comprend les privilèges suivants :

• Envoyer une demande de modification ;
• Consulter les réponses aux demandes de modification.

Transfert définitif

Cette famille regroupe les cas d'usage qui autorisent un transfert sortant en vue d'un archivage définitif, vers un autre SAE.

Initier les transferts sortants

Ce cas d'usage permet au Service d'Archives intermédiaires d'initier le transfert sortant. Il comprend le privilège suivant :

• Faire la demande de transfert.

Réceptionner les transferts sortants

Ce cas d'usage permet au Service d'Archives définitives de recueillir les archives en attente de transfert sortant. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser la liste des archives en attente ;
• Télécharger des paquets d'archives à vérifier avant d'acquitter le transfert ;
• Acquitter la demande d'archives à transférer ;
• Refuser la demande de transfert sortant.

Clôturer les transferts sortants

Ce cas d'usage permet à Service d'Archives intermédiaires d'affirmer que le transfert sortant est terminé. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser la liste des archives à clôturer ;
• Eliminer les archives transférées.

Historique des transferts sortants

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'ensemble de l'historique des transferts sortants des archives auxquelles il a accès. Il comprend le privilège suivant :

• Accéder à l'historique détaillé des transferts sortants.

Communication

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent la communication d'archives.

Demander la communication

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de faire une demande de communication d'archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Envoyer une demande de communication d'archives.

Traiter les demandes d'autorisation

Ce cas d'usage permet à l'autorité de contrôle de traiter les demandes d'autorisation de communication. Il comprend les privilèges suivants :

• Accepter ou refuser la demande d'autorisation de communication ;
• Visualiser les demandes en attente de traitement.

Récupérer les communications

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de télécharger les archives qui lui ont été communiquées. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser la liste des archives qui ont été communiquées ;
• Télécharger les archives communiquées.

Historique des communications

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'ensemble de l'historique de versement des archives auxquelles il a accès. Il comprend le privilège suivant :

• Accéder à l'historique détaillé des archives communiquées ou rendues communicables.

Élimination

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent l'élimination d'archives.

Demander l'élimination

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de faire une demande d'élimination d'archive. Il comprend le privilège suivant :

• Envoyer une demande d'autorisation d'élimination d'archive.

Traiter les demandes d'autorisation

Ce cas d'usage permet le traitement des demandes d'autorisation d'élimination. Il comprend les privilèges suivants :

• Accepter ou refuser la demande d'autorisation d'élimination ;
• Visualiser les demandes en attente de traitement.

Traiter les demandes de destruction

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de déclencher la destruction des archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser la corbeille des archives à détruire du système ;
• Détruire les archives.

Historique des élimiminations

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'ensemble de l'historique d'élimination des archives auxquelles il a accès. Il comprend le privilège suivant :

• Accéder à l'historique détaillé des archives éliminées.

Notifications

Consulter les notifications

Ce droit permet de visualiser les notifications envoyées lors de la modification de règles de conservation ou de communicabilité.

Restitution

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent la restitution d'archives au producteur.

Demander la restitution

Ce cas d'usage permet au producteur de faire une demande de restitution d'archive. Il comprend le privilège suivant :

• Envoyer une demande de restitution.

Valider les demandes de restitution

Ce cas d'usage permet à l'archiviste de valider les demandes de restitution qui lui ont été envoyées. Il comprend le privilège suivant :

• Accepter ou refuser les demandes de restitution.

Récupérer les restitutions

Ce cas d'usage permet au producteur de récupérer les archives dont il a demandé la restitution. Il comprend les privilèges suivants :

• Acquitter la restitution ;
• Refuser la restitution ;
• Visualiser les restitutions qui lui ont été faites ;
• Télécharger le paquet d'archives restitué.

Traiter les restitutions acquittées

Ce cas d'usage permet au Service d'Archives d'affirmer que la restitution est terminée. Il comprend les privilèges suivants :

• Visualiser la liste des archives à clôturer ;
• Eliminer les archives restituées.

Historique des restitutions

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de visualiser l'ensemble de l'historique de restitution des archives auxquelles il a accès. Il comprend le privilège suivant :

• Accéder à l'historique détaillé des archives restituées ou en cours de restitution.

Administration fonctionnelle

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent de gérer les référentiels fonctionnels, de sécurité et d'exploitation du système.

Gérer l'organisation fonctionnelle

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer la structure hiérarchique de l'organisation, utilisée pour le plan de classement et la gestion des droits d'accès à l'archive notamment. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à l'organigramme ;
• Ajouter des organisations et services ;
• Déplacer les organisations et services ;
• Activer ou désactiver des services ;
• Modifier la description des organisations et services ;
• Supprimer les organisations et services ;
• Accéder à la gestion des types d'organisation ;
• Ajouter des types d'organisation ;
• Modifier les types d'organisation ;
• Supprimer les types d'organisation.

Gérer les profils d'archive des producteurs

Ce cas d'usage permet de rattacher des profils d'archive aux services existants dans l'organigramme. Ce droit doit être couplé au droit de gestion de l'organigramme. Il comprend le privilège suivant :

• Gérer la liste des profils rattachés à un service (ajouter et ôter).

Gérer les rôles

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer les rôles et les privilèges correspondants. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des rôles ;
• Ajouter des rôles ;
• Modifier les rôles ;
• Modifier la liste des privilèges des rôles ;
• Activer et désactiver les rôles ;
• Supprimer les rôles ;
• Gérer les utilisateurs affiliés aux rôles ;
• Définir un niveau de sécurité pour le rôle (administrateur général, administrateur fonctionnel, utilisateur simple).

Gérer les contacts de l'organisation

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer l'information de contacts, d'adresse et de communication rattachée aux services acteurs existants dans l'organigramme, afin de préciser l'information transmise dans les échanges entre les acteurs. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter des contacts à l'organisation ;
• Modifier les contacts de l'organisation ;
• Supprimer les contacts de l'organisation.

Gérer les utilisateurs de l'organisation

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de rattacher les utilisateurs aux services existants dans l'organigramme, afin de définir les droits d'accès aux données. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter des utilisateurs aux services ;
• Modifier la fonction d'un utilisateur et le service de rattachement par défaut ;
• Détacher les utilisateurs des services.

Gérer les comptes de services

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer les comptes de service du système. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des comptes de service ;
• Ajouter des comptes de service ;
• Modifier la description et les privilèges des comptes de service ;
• Activer et désactiver les comptes de service ;
• Générer les jetons de sécurité des comptes de service ;
• Supprimer les comptes de service.

Gérer les utilisateurs

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer les comptes d'utilisateurs du système. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des utilisateurs ;
• Ajouter des utilisateurs ;
• Modifier la description des utilisateurs ;
• Modifier les rôles des utilisateurs ;
• Activer et désactiver les utilisateurs ;
• Verrouiller et déverrouiller les utilisateurs ;
• Réinitialiser le mot de passe des utilisateurs ;
• Rattacher un utilisateur à un ou plusieurs services ;
• Définir un niveau de sécurité pour l'utilisateur (administrateur général, administrateur fonctionnel, utilisateur simple).

Planifier les tâches

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer la planification, l'exécution et la surveillance des tâches exécutées en arrière-plan par le système. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des tâches planifiées ;
• Ajouter des tâches planifiées ;
• Modifier la planification et les paramètres des tâches planifiées ;
• Exécuter les tâches planifiées ;
• Suspendre les tâches planifiées ;
• Consulter les traces des tâches planifiées.

Gérer les contacts

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer les contacts. Il comprend les privilèges suivants :

• Ajouter des contacts ;
• Modifier des contacts ;
• Supprimer des contacts.

Administration technique

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent à un administrateur de gérer les référentiels techniques et la configuration de l'exploitation du système.

Gérer les formats d'événement du cycle de vie

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer le format des messages des événements du journal du cycle de vie, ainsi que les options de notification de l'exploitant. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder aux types d'événement ;
• Ajouter des formats d'événement ;
• Modifier le format du message des types d'événement ;
• Activer et désactiver la notification sur erreur de l'administrateur.

Gérer le format des documents

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer le format d'encodage de l'information conservée et de mettre en oeuvre des politiques de pérennisation des contenus. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder au référentiel des formats ;
• Détecter le format d'un contenu ,
• Accéder à la gestion des règles de conversion ;
• Ajouter des règles de conversion ;
• Supprimer les règles de conversion.

Gérer le stockage

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer le stockage des documents numériques sur les supports et d'assurer leur pérennité. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des supports de stockage ;
• Ajouter des supports de stockage ;
• Modifier les supports de stockage ;
• Supprimer les supports de stockage ;
• Accéder à la gestion des grappes de stockage ;
• Ajouter des grappes de stockage ;
• Modifier les grappes de stockage.

Gérer les niveaux de service

Ce cas d'usage permet à l'administrateur de gérer les niveaux de service applicables aux archives. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la gestion des niveaux de service ;
• Ajouter des niveaux de service ;
• Modifier les niveaux de service ;
• Supprimer les niveaux de service.

Journaux

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent l'exploitation des traces et journaux produits par le système d'archivage.

Consulter le journal de l'application

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder aux traces du journal de l'application. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la recherche des traces ;
• Consulter le détail d'un événement.

Consulter le journal du cycle de vie

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder aux traces du journal du cycle de vie de l'archive. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la recherche des traces ;
• Consulter le détail d'un événement.

Rechercher les journaux archivés

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'accéder aux journaux archivés dans le système. Il comprend les privilèges suivants :

• Accéder à la recherche des journaux ;
• Consulter un journal.

Télécharger les attestations

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur de télécharger les attestations des événements du cycle de vie dans la modale de détail de l'archive. Les événements concernés sont :

• Attestation de dépôt ;
• Attestation d'intégrité ;
• Attestation de destruction.

Import de référentiels

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent d'importer des référentiels pour paramétrer l'application. L'activation d'au moins un de ces cas d'usage permet d'accéder à l'écran d'import des référentiels.

Importer des profils d'archives

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des profils d'archives. Des champs de description et des règles de conservation doivent être préalablement importés pour pouvoir y faire référence.

Importer des champs de description

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des champs de description, afin de construire son dictionnaire de données.

Importer des organisations

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des organisations (organismes et services), afin de construire son organigramme.

Importer des règles de conservation

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des règles de conservation.

Importer des comptes de service

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des comptes de service. Un organigramme doit être constitué en amont (par import ou manuellement) afin de rattacher ces comptes de service à l'organigramme.

Importer des utilisateurs

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'importer des utilisateurs. Un organigramme doit être constitué en amont (par import ou manuellement) afin de rattacher ces utilisateurs à l'organigramme.

Export de référentiels

Cette famille regroupe les cas d'usage qui permettent d'exporter des référentiels pour obtenir une copie de ce qui a été paramétré dans l'application. L'activation d'au moins un de ces cas d'usage permet d'accéder à l'écran d'export des référentiels.

Exporter des profils d'archives

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter le référentiel de profils d'archives existants dans l'application.

Exporter des champs de description

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter le dictionnaire des données descriptives existantes dans l'application.

Exporter des organisations

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter l'organigramme existant dans l'application. Il comprend le privilège suivant :

Exporter des règles de conservation

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter le référentiel des règles de conservation existantes dans l'application.

Exporter des comptes de service

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter les comptes de service existants dans l'application.

Exporter des utilisateurs

Ce cas d'usage permet à l'utilisateur d'exporter les utilisateurs existants dans l'application.