Données descriptives

Cette documentation s'adresse uniquement aux utilisateurs de Maarch RM hors extension.

L'administrateur du système d'archivage accède à la gestion des données descriptives par le menu Gestion de l'archive > Données descriptives.

Il constitue ainsi un dictionnaire des données, dont les différents champs seront utilisables pour structurer le modèle de description associé aux profils d'archive.

Un champ de description comporte obligatoirement un type, un nom et un libellé.

Le type de données est à choisir parmi les 5 suivants :

• Le type mot-clé
• Le type texte décrit des valeurs potentiellement longues qui ne peuvent pas servir de critère de recherche mais dont le contenu peut être indexé en mode texte intégral (fulltext)
• Le type date décrit une date du calendrier grégorien constitué d'une année, d'un mois et d'un jour.
• Le type nombre décrit un nombre réel qui peut être exprimé comme un entier ou un nombre décimal, positif ou négatif, pour des montants ou des mesures.
• le type booléen décrit un indicateur qui peut être positionné à vrai ou faux.

Le nom du champ est une chaîne de caractères normalisée qui ne doit contenir que des lettres, des chiffres, tirets haut et bas. Il est utilisé par le système pour identifier le champ dans les structures de données et ne peut être modifié après la création du champ.

Le libellé est utilisé pour afficher les invites et les aides à l'utilisateur.

Mot-clé

Un mot-clé décrit des valeurs généralement courtes et simples qui proviennent des référentiels du métier, et qui pourront servir de critère de recherche précis, par exemple un numéro de facture, un code client ou article, un matricule, etc.

Le champ de type mot-clé peut comporter une valeur par défaut qui proposée à l'utilisateur lors du versement.

La valeur du champ peut aussi être restreinte par trois mécanismes d'énumération :

• saisie en liste simple
• en liste de choix avec libellé
• par un référentiel externe

Liste simple et avec libellé

Dans le cas d'une liste simple, l'administrateur saisit la liste des valeurs autorisées, qui seront proposées à l'utilisateur sous la forme d'une liste de choix.

La liste avec libellé permet à l'administrateur de saisir une information codifiée et d'ajouter un libellé à chaque valeur. Ce libellé sera affiché à l'utilisateur dans la liste de sélection, en lieu et place de la valeur. Le système enregistrera la valeur pour la métadonnée, et non le libellé.

Lors des opérations de versement et de modification des métadonnées descriptives, dans ces deux cas, le système valide que la valeur définie pour les métadonnées utilisant ce champ fait bien partie des listes saisies. De plus, la valeur par défaut devra être choisie parmi les valeurs de l'énumération.

Référentiel externe

Dans le cas, la liste de l'énumération fera référence à un fichier externe pré-chargé dans l'application.

Pour l'instant, seuls les fichiers CSV sont pris en charge en tant que référentiel. Une aide à la saisie sera alors disponible dans le champs en question et permettra à l'utilisateur de faire des recherches pour trouver la bonne occurence. la donnée stockée en base sera alors l'id (qui correspond à la première colonne du fichier externe).

Pour définir la lieu où les fichiers csv doivent être stockées, la directive correspondante dans le fichier configuration.ini est "refDirectory" dans la section recordsManagement.

N.B. : Pour que la liaison se fasse entre le fichier csv et le mot-clé, le nom du champs doit être exactement celui du fichier csv en question. exemple : fichier csv nommé "pays.csv", le nom de la donnée descriptive doit être "pays". Le libellé peut être différent.