Demande de modification
La demande de modification d’archives permet à un service demandeur de transmettre à un service d'archives gestionnaire une demande portant sur la modification d'une ou plusieurs unités d'archive dont ce dernier a la charge. La demande peut consister à geler ou dégeler une archive, modifier ses métadonnées descriptives, modifier ses métadonnées de gestion, déposer un détruire un objet-numérique complémentaire, convertir le format d'un objet numérique, compléter une archive avec des contenus complémentaires, etc.
La demande peut émaner du Service Producteur ou, plus largement, de tout service ayant accès aux archives.
La demande de modification en devrait pas être utilisée pour des demandes déjà couvertes par d'autres messages, élimination et communication notamment. La règle veut qu'une demande de modification, une fois traitée, amène le système à générer une notification de modification à l'adresse du service producteur.
Envoyer une demande de modification
À partir de la liste de résultats d’une recherche d’archives, dans le Registre,
le demandeur accède au menu des Actions sur l’archive et choisit Demander la modification.
Pour une modification par lot, on cochera les différentes archives souhaitées dans la liste des résultats
et on sélectionnera Demander la modification dans le menu Actions en haut de la liste.
Le formulaire affiché propose de saisir un commentaire à l'adresse du Service d’Archives, commentaire qui sera mentionné sur le bordereau de demande. Cette zone permet de préciser la nature de la demande, et le cas échéant de la justifier.
La validation du formulaire envoie la demande au service d'archive gestionnaire.
Les demandes envoyées peuvent être suivies dans la vue des demandes de modifications du service demandeur.
Valider une demande de modification
Les demandes reçues sont traitées dans la vue des demandes de modifications du service d'archives.
À partir de l'écran de détail de la demande reçue, le SA a deux options, accepter ou rejeter la demande. Le formulaire affiché propose de saisir un commentaire à l'adresse du service demandeur, commentaire qui sera mentionné sur le bordereau de réponse. Cette zone permet de préciser le mode de prise en charge de la demande, la date prévue d'application, et le cas échéant de justifier un refus.
A la validation, le système génère une réponse à la demande de modification dont le demandeur pourra prendre connaissance dans la vue des demandes de ses modification.
L'acceptation d'une demande n'est pas en rapport direct avec la réalisation des opérations de modification correspondantes. L'acceptation ou le rejet permet simplement, à la manière d'une communication informelle entre deux acteurs, de signifier la prise en charge d'une demande qui produira des effets lors de la mise en œuvre des procédures adéquates.
