Profils d'archive

Le profil d'archives permet de définir une typologie documentaire pour des ensembles d'archives cohérents qui partagent les mêmes données descriptives et règles de gestion.

Les données descriptives permettent au système de contrôler la conformité des métadonnées descriptives lors des versements et des modifications. Les règles de gestion sont reportées sur les archives au moment de leur versement.

L'administrateur du système d'archivage accède à la gestion des profils d'archive par le menu Gestion de l'archive > Profils.

La zone intitulée "Filtre" en haut à gauche du tableau permet de saisir tout ou partie du nom du profil pour filtrer les résultats affichés.

Le bouton + Ajouter en haut à droite de la liste affiche le formulaire permettant de saisir les informations d'un nouveau profil.

Sur chaque ligne du tableau, à droite, trois boutons permettent d'accéder aux fonctions suivantes :

• Afficher le formulaire de saisie des informations et de gestion du profil.
• Supprimer un profil d’archive.
• Générer un code à barre permettant d’identifier le profil d’archivage lors de la numérisation de pièces physiques

Chaque profil comporte l'information suivante :

• Un identifiant permet d'y faire référence dans les métadonnées de l'archive, dans le plan de classement et les accords de versement.
• Un nom sert pour l'affichage à l'utilisateur dans les différents écrans de l'interface homme-machine notamment.

• La description permet à l'administrateur de décrire plus précisément la nature de l'information concernée par le profil documentaire.

  Attention : le profil d'archives de Maarch RM AP est constitué en Relax NG ou en XSD par l'archiviste, et doit obligatoirement comporter un service producteur afin d'identifier a minima l'archive.

La documentation suivante concerne exclusivement Maarch RM dans sa version sans extension.

Niveau dossier ou pièce

L'indicateur de niveau dans le plan de classement détermine la structure des archives décrite, en définissant leur nature de dossier ou de pièce.

Le type pièce indique que les archives devront comporter au moins un document numérique lors du versement. En revanche, l'option interdit que les archives contiennent d'autres contenus que des documents numériques, tels que des archives ou sous-dossiers, et désactive la description de contenu de dossier dans le profil.

Le type dossier indique que les archives devront comporter des sous-structures d'archives ;
l'option active et rend obligatoire la description de contenu de dossier dans le profil. En revanche elle rend facultative la présence d'un document numérique lors du versement.

Information de description

Données standards

Maarch RM gère en standard un jeu de métadonnées descriptives pour les archives conservées. Il comporte notamment :

• un intitulé (ou nom, libellé, titre, objet...) ;
• un identifiant attribué par le service producteur (numéro de document, référence, etc...) ;
• une date de production de l'archive ;
• un service producteur du plan de classement ;
• une date de dépôt ou d'entrée dans le système.

Données complémentaires

En plus de ces informations standards, cette partie permet de définir une liste de métadonnées descriptives complémentaires attendues pour la typologie d'archives correspondant au profil.

Ces métadonnées ont deux origines possibles :

• Les champs de description du dictionnaire de l'application, décrits dans le panneau de Gestion des données descriptives ;
• Les métadonnées issues d'un modèle de description implémenté pour répondre à des besoins spécifiques au métier ou à la communauté d'utilisateurs.

Le sélecteur Modèle de description permet de choisir parmi les différents dictionnaires disponibles, fournis de base ou implémentés.

Une liste de sélection permet de choisir les champs parmi ceux disponibles dans le dictionnaire de métadonnées ainsi sélectionné. Le choix d'un dictionnaire charge cette liste dans le sélecteur.

La liste de sélection permet de choisir un champ en vue de l'ajouter à ceux déjà utilisés.

En cochant la case de la colonne Requis, le champ est indiqué comme devant être obligatoirement évalué aussi bien lors des versements que des modifications de la description. Les champs obligatoires apparaissent sur fond rouge dans la liste.

Le bouton + à droite valide la ligne et ajoute le champ au modèle de métadonnées du profil d'archive.

La liste ainsi constituée est ordonnée, les champs peuvent être glissés et déplacés verticalement pour définir dans quel ordre ils seront proposés à l'utilisateur pour la saisie des métadonnées lors du versement et de la modification, mais aussi pour l'affichage en consultation.

Le bouton - à droite de chaque ligne permet de supprimer le champ correspondant de la liste.

Données libres

En activant l'option Autorise les index utilisateurs, l'administrateur autorise le service versant à ajouter librement des métadonnées descriptives lors du versement et de la modification de la description.

Les utilisateurs habilités pourront donc ajouter de l'information de description sous la forme de libellés et de valeurs typées en texte, date, nombre et indicateurs.

Données de gestion

Cette partie permet de définir les règles de gestion applicables aux archives correspondant au profil.

Deux règles sont gérées :

• la conservation (ou règle de sort final), pour gérer le cycle de vie de l'information ;
• la communicabilité de l'information à tout autre service que le producteur ou ses services d'appartenance.

Règle de conservation

La règle est sélectionnée parmi celles déclarées dans le référentiel des règles de conservation.

Le choix d'une règle implique :

• une durée de conservation (ou d'utilité administrative) ;
• un sort final (conservation ou destruction).

En plus de ces deux informations, le profil peut préciser une date de référence qui servira de date de départ pour le calcul de la fin de conservation. Cette date est à choisir parmi :

• la date de dépôt de l'archive dans le système ;
• la date de production de l'archive (métadonnées standards) ;
• l'une des valeurs des champs de type date du dictionnaire de données sélectionné ;
• aucune, la date de référence devra être précisée après le versement des documents.

Si la valeur correspondant à ce choix n'est pas disponible lors du dépôt, par exemple la date de production ou un champ de métadonnées du dictionnaire déclaré comme facultatif, la date de référence restera à définir ultérieurement.

Règle de communicabilité

La règle est sélectionnée parmi celles déclarées dans le référentiel des règles de communicabilité.

Le choix d'une règle implique une durée de non-communicabilité calculée à partir de la date de production.

Contenu de dossier

Si l'option de niveau dans le plan de classement déclare que le profil décrit des archives de type dossier, le profil s'enrichit d'une structure de dossier obligatoire.

A minima, un dossier doit permettre d'ajouter des unités d'archives contenues, lors d'un même dépôt ou lors d'un versement ultérieur pour complétion du dossier.

Contenu libre

En activant l'option Autoriser les archives sans profil, l'administrateur autorise les services versants à ajouter librement des unités d'archives ne correspondant à aucun des profils déclarés dans le système et rattachés à leur activité.

Les utilisateurs habilités pourront donc verser des documents numériques sans préciser de typologie et les décrire par des métadonnées descriptives libres.

Profils de contenu

La liste de choix Autoriser le profil propose la liste complète des profils d'archives déclarés dans le système d'archivage.

Le bouton + à droite valide la ligne et ajoute le profil au modèle de dossier du profil d'archive, indiquant que les services versants pourront verser des archives correspondant à ce profil dans les archives correspondant au profil de dossier.

Ces profils sont indifféremment de nature dossier ou pièce, permettant de déclarer des structures à plusieurs niveaux de profondeur.

Dans la liste des profils de contenus déjà ajoutés, le lien formé d'une flèche sortant d'un carré permet d'ouvrir l'écran de modification du profil listé. Le bouton X ôte le profil de la structure.

Un profil déclaré comme contenu d'un dossier peut tout à fait être utilisé comme profil "simple" pour un autre producteur ou comme contenu d'un autre profil.