Présentation du guide de l'utilisateur

Maarch Courrier 21.03

Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :

  • enregistrement d'un courrier
  • traitement des accusés de réception
  • traitement du courrier
  • édition d'un document
  • circuit de visa
  • signature par griffe
  • classement dans des dossiers ;
  • envoi des courriers via Maarch2Maarch ou Maileva ;
  • recherche avancée

Pour faciliter l'adoption du guide, nous l'avons orienté par rôles utilisateurs :

  • opérateur de numérisation et responsable service courrier
  • agent
  • responsable et directeur
  • élu
  • archiviste
  • rôle transverse

Chaque documentation associée à un rôle est indépendante des autres et peut être extraite du guide global de l'utilisateur Maarch Courrier.

Organigramme

Ce guide utilisateur s'appuie également sur un organigramme afin de représenter la hiérarchisation des rôles précités. C'est un organigramme représentant une collectivité :

Organigramme

Chaque utilisateur est rattaché à une entité (cabinet, direction, service) et dispose d'un accès au fonds documentaire et de droits relatifs à sa fonction.

Connexion à l'application

Voici la liste des utilisateurs disponibles pour la démonstration du guide utilisateur :

Service Prénom Nom Login Mot de passe
Maire Patricia Petit ppetit maarch
Cabinet Maire Edith Erina eerina maarch
Directeur Général Services Robert Renaud rrenaud maarch
CCAS Jenny Jane Jjane maarch
Direction des Finances Suzanne Star sstar maarch
Direction des Systèmes d'Information Sylvain Sissoko ssissoko maarch
Direction des Systèmes d'Information Chloé Cordy ccordy maarch
Secrétariat Général Denis Daull ddaull maarch
Direction des Ressources Humaines Pierre Pruvost ppruvost maarch
Direction Générale Adjointe Martin Manfred mmanfred maarch
Direction Générale Adjointe Katy Kaar kkaar maarch
Pôle Culturel Bruno Boule bboule maaarh
Pôle Jeunesse et Sports Barbaba Bain bbain maarch
Pôle Social Nancy Nataly nnataly maarch
Pôle Technique Charlotte Charles ccharles maarch
Service Sports Tony Tong ttong maarch
Service Petite Enfance Sabrina Saporta ssaporta maarch
Service Courrier Bernard Blier bblier maarch
Correspondant Archives Georges Grand ggrand maarch
Pôle des Services Fonctionnels Amanda Ackermann aackermann maarch
Service Juridique Jean Jonasz jjonasz maarch
Administrateur technique/fonctionnel Superadmin Superadmin superadmin superadmin

Scénario standard de traitement du courrier

Enregistrement

  • Numérisation du courrier unitaire ou par lot
  • Qualification / Indexation
  • Exploitation des modèles d'enregistrement et des champs personnalisés
  • Envoi en validation

Validation

  • Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow
  • Révision de la liste de diffusion
  • Instructions de traitement
  • Annotations sur Maarch Parapheur.

Accusé de réception

  • Préparation des accusés de réception
  • Envoi des accusés de réception en masse par voie électronique ou courrier postal

Traitement

  • Notification du service destinataire
  • Prise en compte par le service
  • Classement du document dans un dossier
  • Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse
  • Demandes d'avis
  • Élaboration de la réponse en ligne, redirection, demande de visa, de signature
  • Envoi de la réponse par courriel, Maarch2Maarch, pli postal dématérialisé ou par courrier postal.

Clôture

  • Finalisation du traitement et archivage.

Voici un résumé du diagramme d'états du jeu de démonstration :

Diagramme d'états du jeu de démo

Prise en main de l'outil

Connexion

Les utilisateurs de la démonstration ont un prénom dont la première lettre est identique à celle de leur nom.

Le mot de passe est toujours « maarch » en minuscules

Ainsi, pour se connecter en tant que Bernard Blier, responsable courrier, il faut taper en identifiant utilisateur « bblier » et en mot de passe « maarch »

Se connecter avec le profil bblier sur la démonstration en ligne

Présentation générale de l'écran d'accueil

Volet gauche : navigation

Partie centrale : tableau de bord utilisateur personnalisable

En-tête : Profil, recherche et menus spéciaux

Commencer la prise en main : Enregistrer un courrier

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