Présentation du guide de l'utilisateur
Maarch Courrier 21.03
Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :
- enregistrement d'un courrier
- traitement des accusés de réception
- traitement du courrier
- édition d'un document
- circuit de visa
- signature par griffe
- classement dans des dossiers ;
- envoi des courriers via Maarch2Maarch ou Maileva ;
- recherche avancée
Pour faciliter l'adoption du guide, nous l'avons orienté par rôles utilisateurs :
- opérateur de numérisation et responsable service courrier
- agent
- responsable et directeur
- élu
- archiviste
- rôle transverse
Chaque documentation associée à un rôle est indépendante des autres et peut être extraite du guide global de l'utilisateur Maarch Courrier.
Organigramme
Ce guide utilisateur s'appuie également sur un organigramme afin de représenter la hiérarchisation des rôles précités. C'est un organigramme représentant une collectivité :
Chaque utilisateur est rattaché à une entité (cabinet, direction, service) et dispose d'un accès au fonds documentaire et de droits relatifs à sa fonction.
Connexion à l'application
Voici la liste des utilisateurs disponibles pour la démonstration du guide utilisateur :
| Service | Prénom | Nom | Login | Mot de passe |
|---|---|---|---|---|
| Maire | Patricia | Petit | ppetit | maarch |
| Cabinet Maire | Edith | Erina | eerina | maarch |
| Directeur Général Services | Robert | Renaud | rrenaud | maarch |
| CCAS | Jenny | Jane | Jjane | maarch |
| Direction des Finances | Suzanne | Star | sstar | maarch |
| Direction des Systèmes d'Information | Sylvain | Sissoko | ssissoko | maarch |
| Direction des Systèmes d'Information | Chloé | Cordy | ccordy | maarch |
| Secrétariat Général | Denis | Daull | ddaull | maarch |
| Direction des Ressources Humaines | Pierre | Pruvost | ppruvost | maarch |
| Direction Générale Adjointe | Martin | Manfred | mmanfred | maarch |
| Direction Générale Adjointe | Katy | Kaar | kkaar | maarch |
| Pôle Culturel | Bruno | Boule | bboule | maaarh |
| Pôle Jeunesse et Sports | Barbaba | Bain | bbain | maarch |
| Pôle Social | Nancy | Nataly | nnataly | maarch |
| Pôle Technique | Charlotte | Charles | ccharles | maarch |
| Service Sports | Tony | Tong | ttong | maarch |
| Service Petite Enfance | Sabrina | Saporta | ssaporta | maarch |
| Service Courrier | Bernard | Blier | bblier | maarch |
| Correspondant Archives | Georges | Grand | ggrand | maarch |
| Pôle des Services Fonctionnels | Amanda | Ackermann | aackermann | maarch |
| Service Juridique | Jean | Jonasz | jjonasz | maarch |
| Administrateur technique/fonctionnel | Superadmin | Superadmin | superadmin | superadmin |
Scénario standard de traitement du courrier
- Numérisation du courrier unitaire ou par lot
- Qualification / Indexation
- Exploitation des modèles d'enregistrement et des champs personnalisés
- Envoi en validation
Validation
- Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow
- Révision de la liste de diffusion
- Instructions de traitement
- Annotations sur Maarch Parapheur.
Accusé de réception
- Préparation des accusés de réception
- Envoi des accusés de réception en masse par voie électronique ou courrier postal
Traitement
- Notification du service destinataire
- Prise en compte par le service
- Classement du document dans un dossier
- Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse
- Demandes d'avis
- Élaboration de la réponse en ligne, redirection, demande de visa, de signature
- Envoi de la réponse par courriel, Maarch2Maarch, pli postal dématérialisé ou par courrier postal.
Clôture
- Finalisation du traitement et archivage.
Voici un résumé du diagramme d'états du jeu de démonstration :
Prise en main de l'outil
Connexion
Les utilisateurs de la démonstration ont un prénom dont la première lettre est identique à celle de leur nom.
Le mot de passe est toujours « maarch » en minuscules
Ainsi, pour se connecter en tant que Bernard Blier, responsable courrier, il faut taper en identifiant utilisateur « bblier » et en mot de passe « maarch »
Se connecter avec le profil bblier sur la démonstration en ligne
Présentation générale de l'écran d'accueil
Volet gauche : navigation
Partie centrale : tableau de bord utilisateur personnalisable
En-tête : Profil, recherche et menus spéciaux
