Administration des groupes

Le groupe permet d'associer des interfaces, des privilèges et des bannettes à un utilisateur.

Un utilisateur peut être membre de plusieurs groupes fonctionnels

Menu Administration	Bouton Groupes

exemple de liste des groupes fonctionnels

A partir de cet écran, il est possible de :

• ajouter un nouveau groupe
• éditer un groupe existant
• supprimer un groupe existant

Ajouter un groupe

Cliquer sur le bouton "Ajouter" du panneau de gauche.

Ecran de création d'un groupe

Les paramètres d'un groupe sont :

Requis	Intitulé rubrique	Donnée
	identifiant	identifiant du groupe (sans espaces)
	Libellé	Nom du groupe dans les différentes interfaces
	description	description du groupe
	Périmètre documentaire	Périmètre de visibilité des documents du groupe. Permet de restreindre le périmètre documentaire d'un groupe en insérant une clause. exemple : destination in (@my_entities, @subentities[@my_primary_entity])

Pour enregistrer les modifications, cliquer sur "enregistrer"

A l'issu de l'enregistrement, de nouveaux onglets sont maintenant disponibles pour poursuivre le paramétrage.

Les privilèges du groupe

Permet d'attribuer des interfaces et des privilèges à un groupe fonctionnel d'utilisateurs

L'onglet "Privilège" se décompose lui même en 3 onglets

Accès aux Menus

Active les menus disponibles pour le groupe

Menu dans l'interface utilisateur

Menu ouvert dans l'interface utilisateur

	Nom	Fonction
	Administration	Interface. le menu "administration" est affiché
	Rechercher	Interface. le menu "Recherche" est affiché
	Envoyer et enregistrer un pli numérique	Interface. le menu "Envoyer et enregistrer un pli numérique" est affiché
	Impression des séparateurs	interface. le menu "Impression de séparateurs" est affiché. (Séparateurs par entités pour les flux de numérisation)
	Réception de AR	Interface de réception des AR (spécifique bordereaux de recommandés)
	Importer des recommandés en masse	Interface d'importation de bordereaux de recommandés en masse (spécifique bordereaux de recommandés)
	Créer une nouvelle instance	Autorise la création d'une nouvelle instance de Maarch Courrier

Accès aux Droits d'administration

Permet d'accéder à l'administration de la fonctionnalité via le menu d'administration.

Si activé, la fonctionnalité sera administrable par les membres du groupe via l'écran "Administration"

Cas particulier de l'administration des utilisateurs

Afin d'éviter que certains utilisateurs appartenant à des groupes d'administration, puissent s'arroger des privilèges et étendre leurs droits abusivement, il est possible, en cliquant sur l'engrenage, d'interdire au groupe la possibilité d'affecter les utilisateurs à certains groupes. (ou de s'affecter eux-mêmes)

IMPORTANT : le droit d'administration des groupes ne doit pas être activé pour le groupe que l'on souhaite limiter sous peine de rendre inopérante cette limitation.

Décocher les groupes non affectables par le groupe paramétré.

Fermer le panneau en cliquant à nouveau sur l'engrenage.

Accès aux Fonctionnalités

Regroupées par thèmes, les fonctionnalités permettent d'étendre ou de restreindre les interactions du groupe en fonction de leur rôle dans l'organisation.

Un filtre de recherche propose de localiser rapidement la fonctionnalité souhaitée.

Application

	Ajouter/supprimer des liaisons à un courrier	Pouvoir lier des courriers, supprimer des liaisons
	Modifier les données d'un courrier	Pouvoir modifier les métadonnées d'un courrier
	Consulter les courriers hors périmètre dans les dossiers et courriers suivis	Voir les données d'un courrier hors de son périmètre même si ce courrier est suivi par l'utilisateur ou présent dans un dossier partagé auquel l'utilisateur à accès
	Modifier ou supprimer des pièces jointes	Pouvoir modifier ou ajouter des pièces jointes à un courrier
	Créer des contacts	Pouvoir créer de nouveaux contacts
	Créer des mots-clés depuis les pages d'actions	Ajouter de nouveaux mots-clés (thésaurus)
	Mettre à jour les contacts	Mettre à jour des contacts (ajouts / modification d'informations)
	Imprimer le dossier complet	Télécharger le dossier complet d'un courrier
	Afficher les informations techniques du courrier sur la page de traitement / fiche détaillée	Accès à la fenêtre d'affichage des informations techniques du courrier
	Voir les courriers annotés	Pouvoir voir les courriers principaux annotés dans Maarch Parapheur (type "NOTE")

Circuit d'avis

	Donner son avis	Les utilisateurs du groupe apparaissent dans les circuits d'avis
	Configuration du circuit d'avis en fiche de traitement	Pouvoir modifier le circuit d'avis à partir de la fiche de traitement
	Configuration du circuit d'avis depuis la fiche détaillée	Pouvoir modifier le circuit d'avis à partir de la fiche détaillée

Circuit de visa

	Configuration du circuit de visa	Créer / Modifier un circuit de visa
	Configuration du circuit de visa depuis la fiche détaillée	Créer / Modifier un circuit de visa depuis la fiche détaillée du courrier
	Modifier le viseur en cours depuis le parapheur
	Signer les documents	Les utilisateurs du groupe peuvent être affectés au rôle de signataire dans une circuit de visa
	Viser les projets de réponse	Les utilisateurs du groupe peuvent être affectés au rôle de viseur dans un circuit de visa

Cycle de vie

	Geler/dégeler la durée d'utilité courante d'un document	Sortir / remettre un courrier dans le cycle du sort de la DUC (durée d'utilité courante)
	Définir l'engagement d'un document	Définir un document comme "engageant" (Sort DUC spécifique), "non engageant" (Sort DUC spécifique) au aucun (Sort DUC fonction de la typologie)

Envoi de courriels

	Envoi de courriels	Création de courriels
	Utiliser les courriels de ses services en tant qu'expéditeur	Choix de l'expéditeur d'un courriel parmi ses services

Historique

	Voir l'historique des actions sur le courrier
	Voir l'historique complet du courrier

Liste de diffusion

Modification de la liste de diffusion suivant le contexte

Vie privée et sécurité

Le groupe (privilège d'administration des utilisateurs requis) peut :

Consulter les données personnelles des utilisateurs administrés

Consulter et modifier les données personnelles des utilisateurs administrés

Ne pas pouvoir consulter les données personnelles des utilisateurs administrés

L'enregistrement de courrier

L'onglet permet d'activer la possibilité d'enregistrer du courrier au groupe.

Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée.

Un fois activée, plusieurs options sont paramétrables :

Les actions disponibles à l'enregistrement

Ces actions seront proposées aux utilisateurs du groupe au moment de l'ajout d'un courrier (page d'indexation)

IMPORTANT : seules certains types d'action sont disponibles en fonction de leur paramétrage (action système)

Il est possible de :

• rechercher une action à l'aide de la zone de filtre
• ajouter une action en cliquant sur la liste proposée
• déplacer une action par cliquer-déplacer pour en modifier l'ordre d'apparition
• supprimer une action disponible

Les entités traitantes autorisées

Lors de l'enregistrement de courrier, l'utilisateur ne pourra attribuer le courrier qu'aux entités sélectionnées.

• Multi sélection par clic sur les entités
• Mots-clés

Les utilisateurs associés

L'onglet présente la liste des membres du groupes et permet d'y associer directement des utilisateurs.

La zone de recherche des utilisateurs nécessite la saisie d'au moins 3 caractères.

La dissociation d'un utilisateur n'est possible qu'à partir de l'administration des utilisateurs

Les bannettes associées

L'onglet présente la liste des bannettes associées au groupe.

En cliquant sur un bannette, on accède directement à l'administration de la bannette.

L'ajout de bannette à un groupe se fait exclusivement via l'administration des bannettes

Supprimer un groupe

A partir de la liste des groupes, il est possible de supprimer un groupe en cliquant sur l'icone de suppression.

Il vous est proposé alors de réaffecter les utilisateurs à un autre groupe ou à aucun groupe.

Rappel : un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes fonctionnels